三美公司用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于三美公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的主要印章。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)。3.合同專用章：專門(mén)用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門(mén)內(nèi)部業(yè)務(wù)。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制。2.部門(mén)章由各部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)行政部備案，由行政部統(tǒng)一安排刻制。3.印章刻制必須選擇具有公安部門(mén)核發(fā)《特種行業(yè)許可證》的正規(guī)印章刻制單位，確保印章質(zhì)量和安全性。（二）印章啟用1.新刻印章啟用前，行政部應(yīng)填寫(xiě)《印章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后，方可啟用。2.行政部負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍和管理要求。3.印章啟用后，行政部應(yīng)將印章的印模留存歸檔，并將相關(guān)信息錄入公司印章管理系統(tǒng)。三、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人專管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。（二）保管職責(zé)1.公司公章：由行政部負(fù)責(zé)人保管。2.法定代表人章：由法定代表人指定專人保管。3.合同專用章：由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人保管。4.財(cái)務(wù)專用章：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管。5.部門(mén)章：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人保管。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并妥善保管鑰匙。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交予他人代管，如因特殊原因需要委托他人代管，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并辦理交接手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失，應(yīng)立即報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.法定代表人章：用于法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)，如銀行開(kāi)戶、支票簽發(fā)等。3.合同專用章：用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)事項(xiàng)。5.部門(mén)章：用于部門(mén)內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等的蓋章。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用印章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事項(xiàng)、用章內(nèi)容、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審核：印章保管人員應(yīng)對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)用章事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人溝通，并要求其補(bǔ)充相關(guān)材料或修改申請(qǐng)內(nèi)容。3.蓋章：審核通過(guò)后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字，并按照申請(qǐng)內(nèi)容在相應(yīng)的文件或材料上加蓋印章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。4.登記：印章保管人員應(yīng)在印章使用登記簿上詳細(xì)記錄印章使用的日期、事項(xiàng)、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印章，無(wú)法事先填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》的，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)負(fù)責(zé)人同意后，先使用印章，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。2.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件的簽署，必須經(jīng)過(guò)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后方可蓋章。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致印章不再使用的，由行政部負(fù)責(zé)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，行政部應(yīng)及時(shí)收回印章，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知。（二）銷毀1.對(duì)于停用的印章，行政部應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。2.印章銷毀應(yīng)選擇在公司內(nèi)部進(jìn)行，由行政部會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)督銷毀過(guò)程。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。3.印章銷毀后，行政部應(yīng)在《印章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在印章管理檔案中。六、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)印章的使用和管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的保管是否安全，是否存在丟失、被盜等情況。2.印章的使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)用章的行為。3.印章的使用登記是否完整、準(zhǔn)確，是否存在漏登、錯(cuò)登等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：審計(jì)部每季度對(duì)印章的使用和管理情況進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：審計(jì)部根據(jù)工作需要，不定期對(duì)印章的使用和管理情況進(jìn)行抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出整改意見(jiàn)。2.相關(guān)部門(mén)或個(gè)人應(yīng)按照整改意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行整改，確保印章的使用和管理符合規(guī)定。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章。2.超越授權(quán)范圍使用印章。3.違規(guī)將印章交予他人使用。4.印章保管不善，導(dǎo)致印章丟失、被盜或損壞。5.印章使用登記不完整、不準(zhǔn)確，故意隱瞞用章情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違規(guī)使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)用章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事