企業(yè)資料協(xié)同管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部資料協(xié)同管理，提高工作效率，確保資料的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，促進(jìn)企業(yè)各部門之間的有效溝通與協(xié)作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有部門及員工在資料協(xié)同工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：企業(yè)設(shè)立專門的資料管理機(jī)構(gòu)或崗位，對(duì)各類資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、收集、整理、存儲(chǔ)和使用。2.高效協(xié)作原則：鼓勵(lì)各部門之間積極主動(dòng)地進(jìn)行資料協(xié)同，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)企業(yè)資料的安全，防止資料泄露、篡改或丟失，確保資料的保密性、完整性和可用性。4.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門及員工在資料協(xié)同工作中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任到人，避免推諉扯皮。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括企業(yè)章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、行政命令、通知、通報(bào)等。2.財(cái)務(wù)文件類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。3.業(yè)務(wù)文件類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.人事文件類：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.技術(shù)文件類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)研發(fā)報(bào)告、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他文件類：以上未涵蓋的其他各類文件。（二）編號(hào)規(guī)則為便于資料的管理和查詢，對(duì)各類資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[部門代碼][年份][順序號(hào)]的格式。1.部門代碼：根據(jù)企業(yè)各部門的名稱和職責(zé)，設(shè)定相應(yīng)的兩位代碼。例如，行政部為“XZ”，財(cái)務(wù)部為“CW”，市場(chǎng)部為“SC”等。2.年份：資料形成的年份，采用公元紀(jì)年，取后兩位數(shù)字。例如，2023年表示為“23”。3.順序號(hào)：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。三、資料收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門：負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。指定專人作為資料收集員，定期對(duì)本部門的資料進(jìn)行整理和歸檔。2.資料管理機(jī)構(gòu)或崗位：負(fù)責(zé)督促各部門按時(shí)提交資料，并對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）收集范圍1.日常工作產(chǎn)生的各類文件：如工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)表單等。2.項(xiàng)目工作產(chǎn)生的資料：包括項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目成果文件等。3.外部獲取的與企業(yè)相關(guān)的資料：如政府文件、行業(yè)報(bào)告、合作伙伴提供的資料等。（三）整理要求1.分類整理：按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的資料進(jìn)行分類存放。2.編號(hào)標(biāo)注：在每份資料上標(biāo)注編號(hào)，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。3.內(nèi)容審核：對(duì)資料的內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查是否存在錯(cuò)誤、遺漏或不符合規(guī)定的情況。對(duì)于審核不通過的資料，及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行修改。4.建立索引：為便于快速查找資料，建立資料索引目錄，注明資料的編號(hào)、名稱、日期、存放位置等信息。四、資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：利用企業(yè)內(nèi)部的文件服務(wù)器、云存儲(chǔ)等方式，對(duì)資料進(jìn)行電子存儲(chǔ)。建立不同的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)，按照資料分類進(jìn)行存放。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于重要的紙質(zhì)資料，設(shè)立專門的檔案室進(jìn)行存放。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（二）保管期限1.行政文件類：長(zhǎng)期保存。2.財(cái)務(wù)文件類：按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保存。3.業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限，一般為310年。4.人事文件類：?jiǎn)T工檔案長(zhǎng)期保存，其他人事文件根據(jù)具體情況確定保管期限。5.技術(shù)文件類：根據(jù)技術(shù)更新和產(chǎn)品生命周期等因素確定保管期限，一般為515年。6.其他文件類：參照類似文件的保管期限執(zhí)行。（三）保管責(zé)任1.資料管理機(jī)構(gòu)或崗位：負(fù)責(zé)資料存儲(chǔ)設(shè)備的日常維護(hù)和管理，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，確保資料的安全性和完整性。對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行定期盤點(diǎn)，檢查資料的存放情況。2.各部門資料收集員：協(xié)助資料管理機(jī)構(gòu)或崗位做好資料的保管工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。五、資料共享與使用（一）共享原則1.按需共享：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格控制資料的共享范圍，確保資料只被授權(quán)人員訪問和使用。2.權(quán)限管理：對(duì)不同級(jí)別的人員設(shè)置不同的資料訪問權(quán)限，確保資料的保密性。（二）共享方式1.電子共享平臺(tái)：利用企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公系統(tǒng)、文件共享平臺(tái)等，實(shí)現(xiàn)資料的在線共享。員工可通過輸入賬號(hào)密碼登錄平臺(tái)，查找和下載所需資料。2.線下共享：對(duì)于因特殊原因無法通過電子平臺(tái)共享的資料，可采用線下借閱、復(fù)印等方式進(jìn)行共享。（三）使用流程1.申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要使用共享資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料使用申請(qǐng)表》，注明資料名稱、編號(hào)、使用目的、使用期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要資料或敏感信息的申請(qǐng)，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.獲取：經(jīng)審批通過后，員工可按照規(guī)定的方式獲取資料。對(duì)于電子資料，可直接在共享平臺(tái)上下載；對(duì)于紙質(zhì)資料，可到檔案室借閱。4.歸還：使用完畢后，員工應(yīng)及時(shí)歸還資料。對(duì)于借閱的紙質(zhì)資料，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。對(duì)于下載的電子資料，如需長(zhǎng)期保存，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份。六、資料協(xié)同流程（一）發(fā)起協(xié)同1.需求部門：根據(jù)工作需要，確定需要協(xié)同的資料內(nèi)容和涉及的部門，填寫《資料協(xié)同申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明協(xié)同的目的、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。2.提交申請(qǐng)：將申請(qǐng)表提交給資料管理機(jī)構(gòu)或崗位，由其進(jìn)行初步審核。審核通過后，將申請(qǐng)表分發(fā)給相關(guān)部門。（二）協(xié)同部門響應(yīng)1.接收申請(qǐng)：相關(guān)部門收到申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)查看并確認(rèn)是否能夠提供所需資料。2.反饋意見：如能夠提供資料，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明提供資料的時(shí)間、方式等信息，并提交給資料管理機(jī)構(gòu)或崗位；如無法提供，應(yīng)說明原因，并提出解決方案或建議。（三）資料傳遞與整合1.資料傳遞：各協(xié)同部門按照約定的時(shí)間和方式，將資料傳遞給需求部門或資料管理機(jī)構(gòu)或崗位。2.資料整合：需求部門或資料管理機(jī)構(gòu)或崗位對(duì)收集到的資料進(jìn)行整合，形成完整的資料包。（四）協(xié)同結(jié)果確認(rèn)1.需求部門審核：需求部門對(duì)整合后的資料進(jìn)行審核，檢查是否滿足協(xié)同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行修改完善。2.確認(rèn)簽字：審核通過后，需求部門在資料協(xié)同記錄上簽字確認(rèn)，完成資料協(xié)同流程。七、資料安全與保密（一）安全措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)重要資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.訪問控制：設(shè)置不同的用戶賬號(hào)和權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)資料的訪問。對(duì)敏感資料進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。（二）保密規(guī)定1.保密協(xié)議：企業(yè)與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在資料安全與保密方面的責(zé)任和義務(wù)。2.保密教育：定期組織員工進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)。3.違規(guī)處理：對(duì)違反資料安全與保密規(guī)定的行為，按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：資料管理機(jī)構(gòu)或崗位定期對(duì)各部門的資料收集、整理、存儲(chǔ)、共享等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.日常監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工在資料協(xié)同工作中的表現(xiàn)進(jìn)行日常監(jiān)督，確保工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）考核指標(biāo)1.資料提交及時(shí)性：考核各部門是否按照規(guī)定的時(shí)間提交資料。2.資料準(zhǔn)確性：檢查提交的資料是否存在錯(cuò)誤、遺漏等情況。3.資料共享合規(guī)性：考核員工在資料共享過程中是否遵守權(quán)限管理規(guī)定。4.資料協(xié)同效果：評(píng)估資料協(xié)同工作對(duì)業(yè)務(wù)開展的支持程度和工作效率提升情況。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效掛鉤：將資料協(xié)同工作的考核結(jié)果與員工的績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的