物業工程設備采購審批制度?

物業工程設備采購審批制度一、總則1.目的：為加強本物業公司工程設備采購管理，規范采購審批流程，確保采購工作的科學性、合理性、合規性，保障工程設備及時、準確供應，滿足小區物業管理與服務需求，同時有效控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于本物業公司為小區管理和維護所進行的各類工程設備采購審批活動。包括但不限于電梯設備、消防設備、給排水設備、供電設備、通風與空調設備等的采購。3.原則-合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保采購過程合法合規。-必要性原則：采購需求應基于小區實際管理和服務需求，確保所采購的工程設備確屬必要，避免盲目采購。-性價比原則：在滿足質量和使用要求的前提下，充分比較不同供應商的產品價格、質量、售后服務等因素，追求最佳性價比。-透明性原則：采購審批過程應保持透明，確保相關信息在一定范圍內公開，接受監督。二、職責分工1.使用部門-提出采購需求：根據小區工程設備的實際運行狀況、維修保養需求及未來發展規劃，定期或不定期提出工程設備采購申請。詳細說明采購設備的名稱、規格、型號、數量、用途、預計使用時間等信息。-參與供應商選擇：參與對潛在供應商的考察和評估，提供關于設備技術性能、使用要求等方面的專業意見。-負責設備驗收：在設備到貨后，按照合同要求和相關標準對采購的工程設備進行驗收，確保設備的數量、質量、規格等符合要求。2.采購部門-制定采購計劃：根據使用部門提出的采購需求，結合公司資金狀況、庫存情況等因素，制定詳細的采購計劃。明確采購的時間節點、預算安排等內容。-尋找供應商：通過多種渠道尋找合適的供應商，建立并維護供應商數據庫。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行初步篩選和評估。-組織采購談判：與選定的供應商就采購設備的價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。-簽訂采購合同：根據談判結果，起草并與供應商簽訂采購合同。確保合同條款清晰、明確，涵蓋雙方的權利和義務，保障公司利益。-跟蹤采購進度：在采購過程中，及時跟蹤供應商的生產和發貨進度，確保設備按時到貨。如出現問題，及時協調解決。3.財務部門-審核采購預算：對采購部門提交的采購計劃進行預算審核，評估采購項目的資金合理性和可行性。確保采購資金的安排符合公司財務預算規劃。-參與合同審核：對采購合同中的付款條款、財務風險等進行審核，提出專業意見。保障公司財務安全，避免潛在的財務風險。-支付貨款：根據采購合同和設備驗收情況，按照公司財務支付流程，及時辦理貨款支付手續。4.行政部門-審核采購申請：對使用部門提交的采購申請進行初步審核，檢查申請內容的完整性、合理性。重點審核采購需求是否符合公司整體規劃和管理制度。-組織審批流程：協調采購申請在公司內部各相關部門和領導之間的流轉審批，確保審批流程的順暢和高效。-存檔管理：負責采購相關文件、合同、審批記錄等資料的整理、歸檔和保管工作。便于日后查閱和審計。5.技術部門（如有）-提供技術支持：為采購活動提供技術咨詢和支持，對采購設備的技術參數、性能指標等進行審核和把關。確保所采購的工程設備在技術上先進、可靠、適用。-參與驗收：協助使用部門進行設備驗收，對設備的技術性能進行檢測和評估，提供專業的驗收意見。三、采購審批流程1.采購申請提出-使用部門根據小區工程設備實際需求，填寫《工程設備采購申請表》。詳細填寫設備名稱、規格型號、數量、預算金額、采購原因、預計使用時間等信息，并附上相關的需求說明文件，如設備損壞報告、維修保養計劃、小區規劃文件等。-申請表由使用部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政部門初審-行政部門收到采購申請表后，對申請表的填寫完整性、規范性進行檢查。審核采購需求是否符合公司整體發展規劃和小區實際管理需求，是否存在重復采購或不合理采購的情況。-如申請表填寫不完整或存在問題，行政部門應及時與使用部門溝通，要求其補充或修改相關信息。初審通過后，行政部門將申請表提交至采購部門。3.采購部門制定采購計劃與詢價-采購部門收到經行政部門初審后的申請表后，結合公司庫存情況和資金狀況，制定詳細的采購計劃。明確采購的時間節點、采購方式（如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購等）、預算安排等內容。-采購人員通過多種渠道尋找合適的供應商，向至少三家潛在供應商發出詢價函，要求供應商提供設備的詳細報價、技術參數、質量保證期限、售后服務承諾等信息。-采購部門對供應商的報價和相關資料進行初步分析和比較，篩選出符合要求的供應商名單，形成《供應商報價分析表》，連同采購計劃一并提交至財務部門和技術部門（如有）。4.財務部門預算審核與技術部門技術審核（如有）-財務部門對采購計劃中的預算金額進行審核，評估采購項目的資金合理性和可行性。審核采購資金是否在公司年度財務預算范圍內，是否存在資金風險。結合供應商報價，對采購成本進行分析和評估，提出關于預算調整或控制的建議。-技術部門（如有）對采購設備的技術參數、性能指標等進行審核，確保所采購的設備在技術上符合小區工程管理和服務的要求。檢查供應商提供的技術資料是否完整、準確，對技術方案的可行性提出專業意見。-財務部門和技術部門（如有）在完成審核后，在相關文件上簽署審核意見，并將資料返回至采購部門。5.供應商選擇與談判-采購部門根據財務部門和技術部門（如有）的審核意見，結合供應商的綜合實力、信譽、報價、售后服務等因素，從篩選出的供應商名單中確定最終的供應商。-采購人員與選定的供應商就采購設備的價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行談判。談判過程應形成詳細的記錄，包括談判時間、地點、參與人員、談判內容及達成的初步共識等。-根據談判結果，采購部門起草采購合同，合同條款應明確雙方的權利和義務，包括設備規格、數量、價格、交貨方式、交貨地點、驗收標準、付款方式、質量保證期限、售后服務等內容。采購合同草案提交至行政部門進行合同審核。6.合同審核與審批-行政部門對采購合同草案進行審核，重點檢查合同條款的合法性、完整性、準確性。審核合同是否符合公司的合同管理制度，是否存在法律風險和漏洞。-行政部門組織財務部門、技術部門（如有）、法務部門（如有）等相關部門對合同進行聯合審核。各部門根據自身職責對合同條款提出審核意見，采購部門根據審核意見對合同進行修改完善。-修改后的合同依次提交至公司分管領導、總經理進行審批。審批領導應認真審查合同內容，確保合同符合公司利益和采購要求。審批通過后，領導在合同上簽署審批意見并簽字確認。7.合同簽訂與執行-采購部門根據審批通過的合同，與供應商正式簽訂采購合同。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發給使用部門、財務部門、行政部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。-采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通，了解設備的生產進度、發貨安排等信息。如出現供應商未能按照合同約定履行義務的情況，采購部門應及時采取措施，如督促供應商整改、追究違約責任等，確保采購任務順利完成。8.設備驗收與付款-設備到貨前，采購部門應及時通知使用部門和技術部門（如有）做好驗收準備工作。設備到貨時，使用部門、技術部門（如有）、采購部門等相關人員共同按照合同要求和相關標準對設備進行驗收。-驗收內容包括設備的數量、規格、型號、外觀質量、技術性能等方面。驗收人員應填寫《工程設備驗收報告》，詳細記錄驗收情況。如驗收發現問題，應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或更換設備。-驗收合格后，采購部門將《工程設備驗收報告》、發票等相關資料提交至財務部門。財務部門審核無誤后，按照公司財務支付流程辦理貨款支付手續。四、特殊情況處理1.緊急采購-因小區突發工程設備故障、安全事故等緊急情況，需要立即采購工程設備的，使用部門可啟動緊急采購程序。填寫《緊急工程設備采購申請表》，說明緊急采購的原因、設備名稱、規格型號、數量、預計金額等信息，并經部門負責人和公司分管領導簽字確認。-行政部門收到緊急采購申請表后，優先處理，直接提交至采購部門。采購部門應立即尋找合適的供應商進行采購，在保證設備質量和滿足緊急需求的前提下，盡量降低采購成本。-緊急采購完成后，采購部門應在一周內補齊相關審批手續和采購資料，按照正常采購流程進行歸檔管理。2.采購變更-在采購合同簽訂后，如因小區規劃調整、工程變更等原因需要對采購設備的規格、數量、交貨期等內容進行變更的，由使用部門提出《工程設備采購變更申請》，說明變更的原因、具體變更內容等信息，并附上相關的證明文件。-變更申請經行政部門初審后，提交至采購部門。采購部門與供應商協商變更事宜，如供應商同意變更，雙方簽訂采購合同變更協議。變更協議經相關部門審核、公司領導審批后生效。-采購部門負責跟蹤采購變更的執行情況，確保變更后的采購任務順利完成。同時，將變更情況及時通知相關部門，做好相應的調整工作。五、監督與評估1.內部監督-公司內部審計部門定期對工程設備采購審批制度的執行情況進行審計監督。檢查采購流程是否符合制度規定，審批手續是否完備，采購合同的簽訂和執行是否規范，采購資金的使用是否合理等。-行政部門負責對采購過程中的文件和記錄進行檢查和監督，確保采購資料的完整性和準確性。對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。-各部門之間應相互監督，如發現其他部門在采購審批過程中存在違規行為或不當操作，應及時向行政部門或公司領導報告。2.供應商評估-采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多的合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、暫停合作或終止合作等處理。-建立供應商投訴處理機制，接受供應商的投訴和建議。對于供應商反映的問題，及時進行調查和處理，維護良好的合作關系。3.制度評估與改進-行政部門會同相關部門定期對工程設備采購審批制度進行評估，收集各部門在制度執行過程中的意見和建議。根據公司發展戰略、業務需求以及外部環境的變化，對制度進行修訂和完善，確保制度的科學性、合理性和有效性。六、罰則1.對員工違規行為的處罰-如員工在工程設備采購審批過程中存在以下違規行為，將視情節輕重給予相應的處罰：-未按照本制度規定的流程和要求提出采購申請、填寫相關表格或提供虛假信息的，給予警告處分，并責令其限期改正；造成公司損失的，除賠償損失外，給予記過或降職處分。-采購人員在尋找供應商、談判、簽訂合同等過程中，與供應商串通謀取私利，或接受供應商賄賂、回扣等不正當利益的，一經查實，立即解除勞動合同，并依法追究法律責任。-相關部門人員在審核、審批過程中，敷衍了事、故意刁難或濫用職權，導致采購工作延誤或出現失誤的，給予警告或記過處分；情節嚴重的，給予降職或撤職處分。-驗收人員在設備驗收過程中，弄虛作假、不認真履行職責，導致不合格設備入庫或投入使用的，給予警告或記過處分；造成公司重大損失的，給予降職、撤職處分，并依法追究法律責任。2.對部