物業油卡管理制度

物業油卡管理制度一、總則1.目的為加強本物業公司油卡的管理，規范油卡的使用，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制燃油費用支出，提高公司資源利用效率，更好地保障公司各項業務用車需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本物業公司全體員工涉及油卡使用的相關行為及管理活動。本制度所指油卡為公司統一辦理、充值，用于公司公務車輛及指定作業設備燃油供應的加油卡。3.管理原則油卡管理遵循“統一管理、定點使用、規范操作、嚴格監督”的原則。由公司行政部門負責油卡的統一申領、充值、登記和監督管理；油卡必須在指定的加油站使用，確保每一筆加油記錄可追溯；使用油卡時應嚴格按照既定流程操作；公司內部審計部門及相關領導對油卡的使用情況進行嚴格監督。二、油卡的申領與充值1.油卡申領-需求提出：各部門因工作需要使用油卡時，應提前填寫《油卡申領申請表》，詳細注明申請油卡的部門、用途、預計使用車輛或設備、預計月燃油消耗量等信息，經部門負責人簽字確認后提交至行政部門。-審核與辦理：行政部門收到《油卡申領申請表》后，對申請內容進行審核，核實申請的必要性和合理性。審核通過后，由行政部門指定專人負責到指定加油站辦理油卡申領手續。辦理油卡時，應準確登記油卡相關信息，包括油卡卡號、所屬部門、對應車輛或設備等，并建立《油卡信息臺賬》。2.油卡充值-充值申請：當油卡余額低于設定的預警值時，油卡使用人應及時向行政部門提交《油卡充值申請表》，注明油卡卡號、當前余額、預計充值金額等信息。行政部門根據《油卡信息臺賬》及實際工作需求對充值申請進行審核。-充值流程：審核通過的《油卡充值申請表》提交至財務部門，財務部門根據申請金額進行充值款項的審批和支付。支付完成后，行政部門安排專人攜帶油卡及相關憑證到指定加油站進行充值，并在充值完成后及時更新《油卡信息臺賬》，記錄充值日期、充值金額、充值后的余額等信息。-充值方式：原則上油卡充值采用銀行轉賬方式進行，確保充值資金的安全和可追溯性。特殊情況下需使用現金充值時，必須提前向財務部門報備，并在充值后及時提供正規發票及相關充值憑證。三、油卡的使用與保管1.使用規定-專用性：油卡僅限用于公司公務車輛及指定作業設備的燃油加注，嚴禁將油卡轉借他人或用于非公司業務用途。-定點加油：油卡必須在公司指定的加油站進行加油操作。因特殊情況需在非指定加油站加油時，油卡使用人應提前向行政部門報告，經批準后方可加油，并在加油后及時提交詳細的情況說明及加油發票。-登記制度：每次加油時，油卡使用人應在加油站工作人員的協助下，準確記錄加油日期、加油量、加油金額、車輛或設備編號等信息，并填寫《油卡加油登記表》。同時，在加油發票上注明車輛或設備編號、加油用途等信息。-規范操作：油卡使用人在加油過程中應嚴格遵守加油站的安全規定和操作規程，確保加油安全。如因違規操作導致的安全事故或經濟損失，由油卡使用人承擔相應責任。2.保管責任-專人保管：油卡實行專人保管制度，每張油卡指定一名責任人負責保管。責任人應妥善保管油卡，防止油卡丟失、損壞或被盜。如油卡發生丟失、損壞等情況，責任人應立即向行政部門報告，并按照加油站的相關規定辦理掛失、補辦等手續，由此產生的費用由責任人承擔。-存放要求：油卡保管人應將油卡存放在安全、干燥、遠離火源和磁場的地方，避免油卡受到損壞或信息丟失。同時，應確保油卡與其他物品分開存放，防止油卡被誤操作或損壞。-交接手續：當油卡保管人因工作變動等原因需要移交油卡時，應辦理嚴格的交接手續。交接雙方需共同核對油卡余額、相關登記記錄等信息，并填寫《油卡交接清單》，經雙方簽字確認后，方可完成交接。行政部門應留存《油卡交接清單》備案。四、油卡使用的監督與審計1.日常監督-行政部門監督：行政部門定期對油卡的使用情況進行檢查，核實《油卡加油登記表》、加油發票等記錄是否完整、準確，加油行為是否符合規定。同時，通過加油站提供的加油記錄查詢系統，對油卡的加油明細進行抽查核對，確保油卡使用的真實性和合規性。-部門內部監督：各部門負責人應加強對本部門油卡使用情況的日常監督，定期檢查本部門油卡使用記錄，發現問題及時向行政部門報告，并協助調查處理。2.定期審計-內部審計：公司內部審計部門每季度對油卡的管理和使用情況進行專項審計。審計內容包括油卡的申領、充值、使用、保管等環節的合規性，相關記錄和憑證的完整性、準確性，以及燃油費用的合理性等。-審計報告：內部審計部門在審計結束后，應出具詳細的審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議。對于違規使用油卡的行為，應明確責任人和責任追究措施，并向公司管理層匯報審計結果。3.違規處理-對于違反本制度規定，將油卡轉借他人、用于非公司業務用途或在加油過程中弄虛作假等違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等，并追回違規使用的油卡金額。-因油卡保管不善導致油卡丟失、損壞或被盜，給公司造成經濟損失的，由油卡保管人承擔相應的賠償責任。-對拒絕接受監督檢查或阻礙審計工作的部門或個人，公司將嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。五、油卡使用的統計與分析1.統計工作-數據收集：行政部門負責收集和整理油卡使用的相關數據，包括《油卡加油登記表》、加油發票、充值記錄等信息。-統計報表：每月末，行政部門根據收集到的數據，編制《油卡使用月報表》，詳細統計各部門油卡的使用情況，包括加油日期、加油量、加油金額、車輛或設備使用情況等信息，并進行匯總分析。2.分析評估-數據分析：行政部門定期對油卡使用數據進行分析，對比不同時間段、不同車輛或設備的燃油消耗情況，找出燃油消耗的變化趨勢和異常情況。同時，結合公司業務量的變化，評估油卡使用的合理性和效率。-評估報告：根據數據分析結果，行政部門撰寫《油卡使用評估報告》，向公司管理層匯報油卡使用的總體情況、存在的問題及改進建議。評估報告將作為公司制定燃油費用預算、優化車輛或設備使用安排的重要依據。六、附則1.制度修訂本制度將根據公司實際情況和國家相關法律法規的變化適時進行修訂。修訂后的制度需經公司管理層審核批準后發布實施。2.解釋權本制度的解釋權歸本物業公司行政部門所有。3.生效日期本制度自發布之日起生效實施，公司全體員工