物業電話使用規章

物業電話使用規章一、總則1.目的：為加強公司物業電話的管理，確保電話通訊的順暢與高效，合理利用通訊資源，規范員工對物業電話的使用行為，特制定本規章。2.適用范圍：本規章適用于本物業公司全體員工在工作期間對公司配備的物業電話的使用。3.管理原則：遵循統一管理、合理使用、保障工作、節約成本的原則，確保物業電話能夠滿足公司與業主溝通及各項工作開展的需求。二、電話配備與登記1.電話配備標準-根據各部門工作職能和業務需求，綜合考慮員工數量、工作任務量等因素，合理配備物業電話。一般情況下，客服部門每[X]名員工配備一部固定電話，維修部門每[X]個工作小組配備一部固定電話，并為外勤人員配備相應數量的移動電話。-對于特殊崗位，如物業經理、安全主管等，根據工作實際需要，可單獨配備固定電話或移動電話。2.電話登記制度-新購置的物業電話，無論是固定電話還是移動電話，均需進行詳細登記。登記內容包括電話設備的品牌、型號、編號、購置日期、所屬部門、使用人等信息。-設備編號應具有唯一性，便于管理和識別。固定電話設備編號應在話機顯著位置進行標注，移動電話設備編號應記錄在專門的設備管理臺賬中，并與使用人信息進行關聯。-各部門指定專人負責本部門電話設備的登記工作，并定期將登記信息匯總至公司行政部門。行政部門負責建立全公司的物業電話設備總臺賬，對所有電話設備進行統一管理和動態更新。三、使用規范1.工作用途使用規范-物業電話主要用于與業主溝通服務需求、處理緊急情況、協調工作事務等與公司業務相關的事宜。員工在使用電話時，應明確通話目的，簡潔明了地表達內容，避免冗長無效的通話。-接聽業主來電時，必須使用禮貌用語，主動問候“您好，[小區名稱]物業為您服務”，并準確記錄業主反饋的問題、需求及相關信息。對于業主的咨詢，應耐心解答，不得推諉或敷衍。-撥打電話給業主時，要提前準備好通話內容，確認對方身份后，清晰、準確地說明來電意圖。如涉及重要事項，應在通話結束后及時發送書面信息或工作記錄給業主進行確認。-在工作時間內，員工應保持物業電話暢通，不得隨意將電話設置為無人接聽狀態或拒接來電。如因特殊情況需要暫時離開崗位，應提前告知同事代為接聽，并做好相關交接工作。2.私人用途使用規范-原則上禁止員工使用物業電話處理私人事務。如有緊急情況需要使用，應盡量縮短通話時間，并向部門負責人報備。-嚴禁員工長時間占用物業電話進行私人聊天、打游戲等與工作無關的活動。一經發現，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。-員工在使用物業電話處理私人事務時，不得因私人通話影響正常工作秩序和效率，不得使用公司電話撥打收費聲訊臺或進行其他產生額外費用的操作。四、通話費用管理1.費用預算與控制-公司行政部門根據各部門的電話使用情況和業務發展需求，每年年初制定物業電話費用預算。預算內容包括固定電話月租費、通話費、移動電話套餐費、流量費等各項費用明細。-各部門應嚴格按照預算控制電話費用支出，不得超出預算范圍使用電話。如因特殊情況需要增加費用預算，需提前向行政部門提交書面申請，說明原因和預計增加的費用金額，經公司領導審批同意后方可執行。2.費用核算與分攤-每月由行政部門負責收集和整理電話費用賬單，核對費用明細，確保費用核算的準確性。對于固定電話費用，按照各部門實際使用的電話數量和通話時長進行分攤；對于移動電話費用，按照使用人所屬部門進行分攤。-行政部門應定期將各部門的電話費用分攤情況進行公示，接受全體員工的監督。如員工對費用分攤情況有疑問，可在公示期內向行政部門提出查詢和核對申請，行政部門應及時給予答復和處理。3.費用報銷規定-因工作需要產生的長途電話費用、特殊業務通話費用等，員工應在費用發生后的[X]個工作日內，填寫費用報銷單，并附上電話費用明細清單和相關通話記錄，經部門負責人審核、公司領導審批后，到財務部門辦理報銷手續。-報銷的電話費用必須真實、合理、合規，嚴禁虛報、冒領電話費用。對于不符合報銷規定的費用，財務部門有權拒絕報銷，并將情況反饋給相關部門和人員。五、設備維護與保養1.日常維護責任-物業電話設備的日常維護責任由使用人承擔。使用人應妥善保管和使用電話設備，保持設備的清潔衛生，避免因人為原因造成設備損壞。-每天工作結束前，使用人應對所使用的電話設備進行檢查，確保設備處于正常工作狀態。如發現設備存在故障或異常情況，應及時記錄并向部門負責人報告。2.定期檢查制度-公司行政部門定期組織對物業電話設備進行全面檢查，檢查周期為每[X]月一次。檢查內容包括電話設備的外觀、通話質量、功能完整性等方面。-在檢查過程中，行政部門應詳細記錄設備的檢查情況，對于發現的問題及時安排維修或更換。對于存在安全隱患的設備，應立即停止使用，并采取相應的安全措施。3.維修與更換流程-當物業電話設備出現故障時，使用人應填寫《設備維修申請單》，詳細描述故障現象和發生時間，提交給部門負責人。部門負責人審核后，將申請單轉交給公司的設備維修部門或指定的維修人員。-維修人員接到維修申請后，應及時對故障設備進行維修。對于一般性故障，應在[X]個工作日內修復；對于較為復雜的故障，應根據實際情況確定維修時間，并及時向使用部門反饋維修進度。-如電話設備因老化、損壞等原因無法修復或維修成本過高，經公司領導審批同意后，可進行更換。更換的新設備應按照電話配備與登記制度進行登記和管理。六、安全與保密1.信息安全-員工在使用物業電話時，應嚴格遵守公司的信息安全規定，不得泄露公司的商業機密、業主的個人信息等重要數據。在與業主溝通時，如需涉及業主敏感信息，應確保通話環境安全，避免信息被他人監聽或獲取。-禁止員工利用物業電話進行非法活動或傳播有害信息。如發現員工存在違反信息安全規定的行為，公司將依法追究其法律責任，并根據公司相關規定進行嚴肅處理。2.通訊安全-為保障物業電話通訊的安全可靠，公司應定期對電話線路、設備進行安全檢查和維護，防止因線路老化、設備故障等原因導致通訊中斷或信息泄露。-在遇到自然災害、突發事件等緊急情況時，應優先保障物業電話通訊的暢通，確保公司能夠及時與業主取得聯系，處理相關事務。公司應制定完善的應急預案，明確在緊急情況下電話通訊保障的具體措施和責任分工。七、監督與考核1.監督機制-公司行政部門負責對物業電話的使用情況進行日常監督檢查，定期或不定期抽查員工的電話使用記錄，檢查是否存在違規使用電話的行為。-設立舉報渠道，鼓勵員工對違規使用物業電話的行為進行監督和舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。2.考核指標-將物業電話的使用情況納入員工績效考核體系，考核指標包括電話使用的規范性、費用控制情況、通訊暢通率等方面。-對于在物業電話使用過程中表現優秀的員工，如能夠嚴格遵守使用規范、有效控制費用支出、積極保障通訊暢通等，在績效考核中給予適當加分，并在評優評先、晉升等方面予以優先考慮。-對于違反本規章的員工，將根據情節輕重給予相應的績效考核扣分、警告、罰款、辭退等處理措施。具體處理標準如下：-首次發現違規使用物業電話處理私人事務，且通話時間較短的，給予口頭警告，并在績效考核中扣[X]分。-多次違規使用物業電話處理私人事務，或一次通話時間較長影響工作的，給予書面警告，并在績效考核中扣[X]分，同時處以[X]元罰款。-因違規使用物業電話導致公司商業機密泄露、業主信息被非法獲取等嚴重后果的，予以辭退，并依法追究相關法律責任。八、附則1.規章解釋權：本規章的解釋權歸本物業公司所有。公司行政部門有權根據實際情況對規章進行修