大型公司辦公室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，營造良好的辦公環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.以服務(wù)公司、服務(wù)員工為宗旨，注重工作效率和質(zhì)量。3.倡導(dǎo)團(tuán)結(jié)協(xié)作、敬業(yè)奉獻(xiàn)的工作精神。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公地點(diǎn)。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施。（二）環(huán)境衛(wèi)生1.每位員工應(yīng)負(fù)責(zé)保持自己辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，每日下班前清理桌面，將文件、資料整理整齊。2.公司定期組織大掃除，對公共區(qū)域進(jìn)行全面清潔，包括走廊、會(huì)議室、衛(wèi)生間等。3.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾，嚴(yán)禁吸煙。（三）辦公秩序1.員工應(yīng)遵守辦公時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照公司請假制度辦理手續(xù)。2.保持辦公區(qū)域安靜，避免大聲喧嘩、爭吵。在使用電話、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)控制音量，避免影響他人。3.不得在辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行與工作無關(guān)的活動(dòng)，如玩游戲、看視頻等。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求和庫存情況，定期采購辦公用品。2.采購辦公用品應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保所采購的辦公用品符合公司要求。3.采購的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫，并進(jìn)行登記。（二）辦公用品的領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門領(lǐng)取。2.行政部門應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。3.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，避免浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。（三）辦公用品的保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，對辦公用品進(jìn)行分類存放，確保辦公用品的安全和完好。2.定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與賬目是否一致。如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。四、文件資料管理（一）文件資料的分類1.公司文件資料分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。2.各類文件資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，以便于管理和查找。（二）文件資料的起草與審核1.文件資料由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡潔。2.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，按照公司文件審批流程進(jìn)行審批。（三）文件資料的發(fā)放與歸檔1.經(jīng)審批后的文件資料，由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)放。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫文件發(fā)放登記表，注明文件名稱、發(fā)放部門、發(fā)放時(shí)間等信息。2.文件資料發(fā)放后，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時(shí)將文件資料歸檔保存。歸檔應(yīng)按照文件分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保文件資料的完整性和可查性。（四）文件資料的借閱與歸還1.因工作需要借閱文件資料的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放文件資料，并做好借閱記錄。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還文件資料，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。如發(fā)現(xiàn)文件資料損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司會(huì)議分為公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等。2.公司例會(huì)由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，每周[X]舉行，主要傳達(dá)公司近期工作安排，總結(jié)上周工作情況。3.部門會(huì)議由各部門自行組織，每周[X]舉行，主要討論部門內(nèi)部工作進(jìn)展、存在問題及解決方案。4.專題會(huì)議根據(jù)工作需要不定期召開，主要針對特定的工作事項(xiàng)進(jìn)行討論和決策。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并提前通知參會(huì)人員。2.會(huì)議組織者應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料，如會(huì)議議程、相關(guān)文件等。3.會(huì)議應(yīng)按照預(yù)定的時(shí)間開始，組織者應(yīng)控制會(huì)議進(jìn)度，確保會(huì)議高效進(jìn)行。（三）會(huì)議記錄1.重要會(huì)議應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。（四）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得隨意打斷他人發(fā)言。3.會(huì)議期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會(huì)議期間接聽電話或處理其他事務(wù)。六、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章和法人章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章的安全。印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜或其他安全的地方，不得隨意放置。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章使用制度進(jìn)行審批。使用印章時(shí)，應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.印章保管人員應(yīng)按照審批后的申請表使用印章，并做好使用記錄。使用記錄應(yīng)包括印章名稱、使用時(shí)間、使用事由、使用部門、使用人等信息。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。如因工作需要必須在空白紙張、空白合同上加蓋印章的，應(yīng)在加蓋印章后，對紙張、合同進(jìn)行編號(hào)，并由使用人簽字確認(rèn)。七、車輛管理（一）車輛配置公司根據(jù)工作需要配置一定數(shù)量的公務(wù)車輛，車輛由行政部門統(tǒng)一管理。（二）車輛調(diào)度1.員工因工作需要使用公務(wù)車輛，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給行政部門。2.行政部門根據(jù)車輛使用情況和工作需要，合理安排車輛調(diào)度。調(diào)度原則上優(yōu)先滿足緊急工作任務(wù)和重要客戶接待的需求。3.車輛使用人應(yīng)按照調(diào)度安排使用車輛，不得擅自更改行車路線或使用車輛辦理私人事務(wù)。（三）車輛維護(hù)與保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)定期對公務(wù)車輛進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，確保車輛性能良好。維護(hù)與保養(yǎng)工作應(yīng)按照車輛使用說明書和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。2.車輛使用人在使用車輛過程中，如發(fā)現(xiàn)車輛出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員對車輛進(jìn)行檢查和維修。（四）車輛安全1.車輛使用人應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。不得疲勞駕駛、酒后駕駛、超速行駛等。2.車輛使用人應(yīng)定期對車輛進(jìn)行安全檢查，如發(fā)現(xiàn)車輛存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)排除。3.行政部門應(yīng)定期組織車輛安全培訓(xùn)，提高車輛使用人的安全意識(shí)和駕駛技能。八、保密管理（一）保密范圍1.公司商業(yè)秘密，包括公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營秘密、客戶信息等。2.公司文件資料，包括尚未公開的文件、資料、報(bào)告等。3.公司會(huì)議內(nèi)容，包括尚未公開的會(huì)議決議、討論事項(xiàng)等。（二）保密措施1.公司與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。2.對涉及公司商業(yè)秘密的文件資料、計(jì)算機(jī)信息等，應(yīng)采取加密、存儲(chǔ)在專用設(shè)備等保密措施。3.限制知悉公司商業(yè)秘密的人員范圍，對知悉人員進(jìn)行登記和管理。4.在對外交往中，應(yīng)注意保守