培訓機構檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強培訓機構檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案，提高培訓工作的效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓機構內所有部門及員工形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指培訓機構在教學、管理、科研等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：培訓機構的檔案由檔案室集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類，便于保管和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，簡化檔案利用手續，提高檔案利用效率，為培訓工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置培訓機構設立檔案室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統計和鑒定培訓機構的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.編制檔案檢索工具，積極開發檔案信息資源，為培訓工作提供檔案資料服務。4.組織開展檔案的利用工作，辦理檔案查閱、借閱等手續，做好檔案利用效果的跟蹤反饋。5.負責對各部門檔案工作進行指導、監督和檢查，組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。6.定期向有關部門和領導匯報檔案工作情況，及時提出改進檔案管理工作的建議和意見。7.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規定程序對已失去保存價值的檔案進行處理。8.負責檔案庫房的管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案工作紀律，保守檔案機密。2.認真學習檔案管理業務知識，不斷提高業務水平，熟練掌握檔案管理的各項技能。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規范、排列有序。4.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發現問題及時采取措施進行處理，確保檔案的安全與完整。5.積極開展檔案信息開發利用工作，為培訓工作提供優質高效的檔案服務，及時準確地提供所需檔案資料。6.負責檔案的統計工作，建立檔案統計臺賬，及時準確地填報各類檔案統計報表。7.協助有關部門和人員做好檔案的查閱、借閱等利用工作，嚴格執行檔案利用制度，做好利用登記和跟蹤反饋。8.完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓教學類檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、考試試卷、成績冊、教學評估材料等。2.師資隊伍建設類檔案：包括教師個人檔案、教師培訓記錄、教師考核材料、教師職稱評定材料等。3.學員管理類檔案：包括學員報名登記表、學員學籍檔案、學員考勤記錄、學員獎懲材料等。4.行政管理類檔案：包括培訓機構的各項規章制度、工作計劃、工作總結、會議記錄、文件收發登記、印章使用記錄等。5.財務審計類檔案：包括財務預算、決算報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。6.招生宣傳類檔案：包括招生簡章、宣傳資料、招生廣告、招生活動記錄等。7.固定資產類檔案：包括固定資產購置計劃、采購合同、驗收報告、固定資產臺賬等。8.其他類檔案：包括培訓機構獲得的榮譽證書、資質證明、對外交流合作材料等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應在文件材料形成后的規定時間內，將整理好的檔案移交檔案室。3.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備，載體應符合耐久性要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如培訓教學類、師資隊伍建設類、學員管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。4.裝訂：對紙張較小或破損的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為檔案庫房。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、空調、除濕機、滅火器、防蟲藥、溫濕度計等。3.檔案庫房應保持清潔衛生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案存放方式1.檔案應按照分類編號順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應分開存放，避免混淆。3.對珍貴、易損的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映培訓機構主要職能活動和歷史面貌的，對培訓工作有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映培訓機構一般工作活動，在較長時間內對培訓工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映培訓機構短期工作活動，在較短時間內對培訓工作有參考價值的檔案，應列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案的保管狀況進行檢查，一般每季度檢查一次，重點檢查檔案的數量、質量、保管環境等情況。2.檢查中發現檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復、復制等措施進行處理，確保檔案的安全與完整。3.對檢查情況應做好記錄，發現問題及時報告，并采取相應的措施加以解決。五、檔案的利用（一）利用范圍1.培訓機構內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與培訓機構相關的檔案。3.司法機關因辦案需要查閱培訓機構的檔案。（二）利用手續1.內部查閱檔案：查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案：查閱人應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經培訓機構相關部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。3.司法機關查閱檔案：司法機關查閱檔案應持有效證件和相關法律文書，填寫《檔案查閱申請表》，經培訓機構負責人簽字同意后，到檔案室查閱。（三）查閱規定1.查閱檔案應在檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。3.查閱機密檔案時，應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。4.如需復印檔案，應經檔案室管理人員同意，并按照規定辦理復印手續。（四）借閱手續1.內部借閱檔案：借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續。2.外單位借閱檔案：借閱人應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經培訓機構相關部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續。3.司法機關借閱檔案：司法機關借閱檔案應持有效證件和相關法律文書，填寫《檔案借閱申請表》，經培訓機構負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續。（五）借閱規定1.檔案借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續借手續。2.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。3.借閱人歸還檔案時，應認真核對檔案數量和質量，如有損壞或丟失，應照價賠償。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室管理人員、相關部門負責人等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.依據檔案保管期限的規定，對檔案進行鑒定。2.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對雖未過保管期限，但因機構變動、職能調整等原因，已失去利用價值的檔案，也可進行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行全面清查，逐卷逐件地分析檔案的保存價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內容。3.經檔案鑒定工作小組審核同意后，報培訓機構負責人審批。4.經批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，一式兩份，一份留存檔案室，一份報上級主管部門備案。（四）銷毀方法1.對批準銷毀的檔案，應采用安全可靠的方法進行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，監銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案的統計與移交（一）檔案統計1.檔案管理人員應建立檔案統計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行及時、準確的統計。2.定期編制檔案統計報表，向上級主管部門和培訓機構領導報送檔案統計數據，為檔案管理決策提供依據。（二）檔案移