互聯網公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，涵蓋公司在運營過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、人事檔案、技術資料、財務檔案等。（三）檔案管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映公司的各項活動，數據準確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.便于利用原則：優化檔案管理流程，便于檔案的查閱、檢索和使用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立公司檔案管理中心，負責統籌管理公司各類檔案。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，并監督執行。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行鑒定和銷毀。4.指導和監督各部門的檔案管理工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交公司檔案管理中心。其主要職責包括：1.負責本部門檔案資料的日常收集和積累，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本部門檔案進行分類整理和初步編目。3.定期將本部門檔案移交公司檔案管理中心，并辦理交接手續。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度等。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等檔案。3.財務管理類：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預算等。4.市場營銷類：有市場調研報告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等。5.技術研發類：涉及技術方案、代碼、測試報告、專利申請等技術資料。6.項目管理類：包括項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。7.合同管理類：各類采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等。8.法務合規類：法律文件、訴訟資料、合規審查報告等。9.企業文化類：公司宣傳資料、文化活動記錄、榮譽證書等。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號規則檔案編號采用“大類代碼+年份+順序號”的格式，確保每一份檔案都有唯一的編號。例如：“XZGL2023001”表示行政管理類2023年第1號檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門及員工在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數據、聲像等材料均應納入檔案收集范圍。（二）收集時間1.日常工作中形成的檔案，兼職檔案員應及時收集整理，每季度末集中移交公司檔案管理中心。2.重大項目結束后，項目負責人應在項目驗收后一個月內將項目檔案移交公司檔案管理中心。3.合同簽訂后，合同執行部門應在合同履行完畢或終止后半個月內將合同檔案移交公司檔案管理中心。（三）整理要求1.分類準確：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行詳細分類。2.排列有序：同類別檔案按時間順序或重要程度排列。3.編目清晰：編制檔案目錄，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂規范：對紙張規格不一致、破損的檔案進行修整和裝訂。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.兼職檔案員將整理好的檔案移交公司檔案管理中心。2.檔案管理中心接收人員對移交檔案進行核對，確認無誤后辦理交接手續。3.檔案管理人員按照編號順序將檔案上架存放。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大權益、核心機密、歷史憑證等重要檔案，如公司章程、營業執照、重大合同協議等。2.長期保管：保管期限為30年，主要包括公司一般性業務檔案、重要人事檔案等。3.短期保管：保管期限為10年，涵蓋一般性文件、臨時性項目檔案等。（三）保管方式1.紙質檔案：采用專門的檔案庫房進行存放，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份。同時，建立電子檔案索引，便于檢索利用。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，需經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。3.定期對檔案進行清點和檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.內部查閱：公司員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理中心查閱。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱公司檔案的，應憑單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導批準后，由檔案管理中心指定專人陪同查閱。涉及公司機密檔案的，需經公司總經理批準。（二）查閱要求1.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時間、檔案名稱、查閱目的等信息。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。3.如需復印檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按規定收取復印費用。（三）利用反饋檔案利用后，檔案管理中心應及時收集利用者的反饋意見，對檔案利用效果進行評估，不斷改進檔案管理工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理中心定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負責人、相關業務部門專家等。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出銷毀或繼續保管的意見。（二）銷毀程序1.經鑒定確需銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經公司分管領導批準后，由檔案管理中心指定專人負責銷毀。3.銷毀檔案時，應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式和日期。（三）銷毀記錄檔案銷毀過程應進行詳細記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量、銷毀方式等，并由監銷人員簽字確認。銷毀記錄應永久保存。八、檔案的信息化管理（一）系統建設建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化錄入、存儲、檢索、利用和管理。（二）數據錄入對紙質檔案進行數字化掃描，將掃描后的圖像和相關元數據錄入檔案管理信息系統，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。（三）系統維護定期對檔案管理信息系統進行維護