化妝品記錄文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司化妝品記錄文件管理，確保記錄文件的真實性、完整性、準確性和可追溯性，規范記錄文件的編制、審核、批準、發放、使用、保管、歸檔、檢索、銷毀等工作流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有與化妝品相關記錄文件的管理，包括但不限于產品研發記錄、生產記錄、質量檢驗記錄、銷售記錄、庫存記錄、人員培訓記錄等。（三）職責分工1.行政部負責制定、修訂并完善公司記錄文件管理制度。負責記錄文件格式的統一規范和編號管理。負責記錄文件的集中歸檔和保管，建立記錄文件索引目錄，確保記錄文件的安全存放和便于檢索。負責記錄文件的定期清查和盤點，確保記錄文件的完整性。按照規定的期限和要求，負責記錄文件的銷毀工作。2.各相關部門負責本部門各類化妝品記錄文件的編制、收集、整理和初步審核。負責本部門記錄文件的妥善保管和安全保密工作。按照規定的期限向行政部移交本部門已完成的記錄文件。配合行政部進行記錄文件的清查、盤點和銷毀等工作。（四）記錄文件管理的基本原則1.真實性原則：記錄文件應如實反映化妝品生產、經營活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：記錄文件應涵蓋化妝品生產、經營全過程的各項活動，不得遺漏重要信息。3.準確性原則：記錄文件中的數據、文字等應準確無誤，不得出現模糊、歧義或錯誤表述。4.可追溯性原則：記錄文件應能夠清晰地反映化妝品的來源、去向、生產過程、質量狀況等信息，以便在需要時能夠進行有效的追溯。5.規范性原則：記錄文件的編制、格式、內容等應符合國家相關法律法規、行業標準以及公司內部的規定和要求，確保記錄文件的規范性和一致性。二、記錄文件的編制與審核（一）記錄文件的內容要求1.應包含足夠的信息，能夠清晰地表明化妝品生產、經營活動的具體情況，如產品名稱、規格、型號、批次、生產日期、生產地點、生產設備、原材料供應商、生產操作人員、質量檢驗結果等。2.記錄文件中的數據應真實、準確、完整，不得隨意涂改。如需修改，應在修改處簽名并注明修改日期。3.記錄文件應使用規范的漢字和法定計量單位，不得使用非法定計量單位或自行編造的符號、代碼等。4.記錄文件應具有可追溯性，能夠通過記錄文件中的信息追溯到化妝品生產、經營活動的各個環節。（二）記錄文件的格式要求1.記錄文件應采用統一的格式，包括紙張規格、字體、字號、排版等。2.記錄文件的頁面應整潔、清晰，不得有污漬、破損或折疊等情況。3.記錄文件的編號應統一規范，便于識別和管理。編號應包含年份、部門代碼、文件類別代碼、流水號等信息，例如：20XXXXXXXXXX。其中，20XX表示年份，XX表示部門代碼，XX表示文件類別代碼，XXXX表示流水號。4.記錄文件的表頭應明確記錄文件的名稱、編號、日期、填寫人、審核人、批準人等信息。（三）記錄文件的編制流程1.起草：各相關部門根據工作需要，指定專人負責記錄文件的起草工作。起草人應按照記錄文件的內容和格式要求，如實填寫相關信息。2.審核：記錄文件起草完成后，應由部門負責人進行審核。審核人應認真審查記錄文件的內容是否真實、準確、完整，格式是否符合要求，簽字是否齊全等。如發現問題，應及時要求起草人進行修改。3.批準：審核通過的記錄文件，應由部門分管領導進行批準。批準人應在認真審查記錄文件的基礎上，簽署批準意見。批準后的記錄文件方可生效。三、記錄文件的發放與使用（一）記錄文件的發放1.行政部根據各部門的需求，按照記錄文件的編號順序進行發放。發放時應填寫《記錄文件發放登記表》，詳細記錄發放日期、文件名稱、編號、發放部門、領取人等信息。2.對于重要的記錄文件或涉及機密信息的記錄文件，應實行限量發放，并要求領取人簽字確認。領取人應妥善保管記錄文件，不得轉借他人或擅自復印、外傳。（二）記錄文件的使用1.各部門在使用記錄文件時，應嚴格按照記錄文件的規定和要求進行填寫和操作，確保記錄文件的準確性和完整性。2.記錄文件應在規定的區域內使用，使用過程中應保持記錄文件的整潔、完好，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.如因工作需要對記錄文件進行復制，應經部門負責人批準，并在復印件上注明“復印件”字樣及復制日期。復制后的記錄文件應與原件具有同等效力。四、記錄文件的保管與歸檔（一）記錄文件的保管1.各部門應指定專人負責本部門記錄文件的保管工作，確保記錄文件的安全存放。保管人員應建立記錄文件保管臺賬，詳細記錄記錄文件的名稱、編號、數量、保管期限、存放位置等信息。2.記錄文件應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的環境中，避免記錄文件受到損壞或丟失。對于電子記錄文件，應定期進行備份，并妥善保管備份文件。3.記錄文件的查閱和借閱應嚴格按照規定的程序進行審批，未經批準不得擅自查閱或借閱。查閱和借閱記錄文件時，應填寫《記錄文件查閱/借閱登記表》，詳細記錄查閱/借閱日期、文件名稱、編號、查閱/借閱人、查閱/借閱原因等信息。查閱和借閱完畢后，應及時歸還記錄文件，并由保管人員進行核對確認。（二）記錄文件的歸檔1.各部門應按照規定的期限將本部門已完成的記錄文件移交行政部進行歸檔。移交時應填寫《記錄文件移交清單》，詳細記錄移交日期、文件名稱、編號、數量等信息。2.行政部收到各部門移交的記錄文件后，應按照記錄文件的類別、年份、編號等進行分類整理，并建立相應的檔案目錄。檔案目錄應包括記錄文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于檢索和查閱。3.行政部應將歸檔后的記錄文件存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理的要求進行妥善保管。對于電子記錄文件，應存儲在服務器或其他存儲介質上，并建立相應的電子檔案管理系統，確保電子記錄文件的安全存儲和便于檢索。五、記錄文件的檢索與銷毀（一）記錄文件的檢索1.行政部應建立完善的記錄文件檢索系統，以便于快速、準確地查找所需的記錄文件。檢索系統應包括紙質檔案目錄和電子檔案管理系統。2.當需要檢索記錄文件時，檢索人員應按照規定的檢索方法進行操作。如通過記錄文件的編號、名稱、日期、部門等信息進行檢索。檢索結果應及時提供給相關人員，并做好記錄。（二）記錄文件的銷毀1.記錄文件的銷毀應按照規定的程序進行審批。保管期限屆滿或已失去保存價值的記錄文件，由保管部門提出銷毀申請，并填寫《記錄文件銷毀申請表》，詳細說明銷毀記錄文件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《記錄文件銷毀申請表》經部門負責人審核、分管領導批準后，方可進行銷毀。3.記錄文件的銷毀應由行政部組織實施，并指定專人負責現場監督。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保記錄文件無法恢復。銷毀過程中應填寫《記錄文件銷毀登記表》，詳細記錄銷毀日期、文件名稱、編號、數量、銷毀方式、監督人等信息。4.對于涉及機密信息的記錄文件，應按照國家有關保密規定進行銷毀處理，確保信息安全。六、記錄文件管理的監督與檢查（一）監督檢查職責1.行政部負責定期對公司記錄文件管理工作進行監督檢查，確保記錄文件管理工作符合本制度的要求。2.各部門應配合行政部的監督檢查工作，如實提供相關記錄文件和資料，并接受監督檢查人員的詢問和檢查。（二）監督檢查內容1.記錄文件的編制、審核、批準、發放、使用、保管、歸檔、檢索、銷毀等工作流程是否符合規定。2.記錄文件的內容是否真實、準確、完整，格式是否符合要求。3.記錄文件的保管是否安全、妥善，是否存在丟失、損壞、涂改等情況。4.記錄文件的查閱、借閱等手續是否齊全，是否存在違規查閱、借閱的情況。5.記錄文件的銷毀是否按照規定的程序進行，銷毀記錄是否完整。（三）監督檢查結果處理1.對于監督檢查中發現的問題，行政部應及時向相關部門發出整改通知，要求限期整改。整改部門應認真分析問題產生的原因，并采取有效的措施進行整改。