個人信息查閱與管理制度一、總則1.目的：為規范公司個人信息查閱與管理行為，保護員工個人信息安全與隱私，維護公司正常運營秩序，依據《中華人民共和國個人信息保護法》等相關法律法規，結合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司全體員工以及與公司存在業務往來的外部人員（包括但不限于供應商、合作伙伴、客戶等）的個人信息查閱與管理活動。3.定義個人信息：指以電子或者其他方式記錄的與已識別或者可識別的自然人有關的各種信息，不包括匿名化處理后的信息。查閱：指獲取和查看個人信息的行為，包括但不限于通過系統查詢、調閱紙質檔案等方式。管理：指對個人信息的收集、存儲、使用、傳輸、刪除等環節進行規范和控制的行為。二、個人信息收集1.收集原則合法性原則：公司收集個人信息應遵循合法、正當、必要原則，符合法律法規規定，并經信息主體明確同意。最小化原則：僅收集實現業務功能所必需的個人信息，避免過度收集。2.收集范圍員工個人信息：包括但不限于姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯系方式、家庭住址、學歷、工作經歷、入職時間、崗位信息、薪酬信息、社保繳納信息、考勤記錄等。外部人員個人信息：根據業務需要，可能收集的外部人員個人信息包括姓名、聯系方式、公司名稱、職務、業務需求相關信息等。在收集前，應向對方明確告知收集目的、范圍、方式以及處理規則，并獲得對方的書面同意（法律法規另有規定的除外）。3.收集方式員工入職時，通過入職申請表、勞動合同等文件收集個人基本信息。在業務開展過程中，根據與外部人員簽訂的合同或協議約定，通過面談、問卷調查、電子表單等方式收集相關個人信息。通過公司內部信息系統，如人力資源管理系統、辦公自動化系統等，自動收集員工在工作過程中產生的相關信息，如考勤數據、績效數據等，但應確保收集方式符合法律法規要求，并向員工明示收集信息的用途。三、個人信息存儲1.存儲方式公司采用多種方式存儲個人信息，包括但不限于電子存儲和紙質存儲。電子存儲主要依托公司內部服務器、數據庫等信息系統進行存儲；紙質存儲主要包括員工人事檔案、相關業務文件等。對于電子存儲的個人信息，應采取必要的安全技術措施，如加密存儲、訪問控制、數據備份等，防止信息泄露、篡改或丟失。2.存儲期限員工個人信息在員工離職后，根據法律法規規定和公司業務需求，保留一定期限。一般情況下，與勞動權益相關的個人信息（如工資支付記錄、考勤記錄等）保留期限為自勞動關系終止之日起二年。對于外部人員個人信息，根據與對方簽訂的合同或協議約定的期限進行存儲，合同或協議未約定的，在相關業務處理完畢后，根據法律法規要求確定合理的存儲期限。存儲期限屆滿后，應按照規定進行刪除或匿名化處理。3.存儲安全管理設立專門的信息管理部門或崗位，負責個人信息存儲的安全管理工作，制定并執行嚴格的機房管理制度、網絡安全制度等。定期對存儲設備進行檢查、維護和更新，確保設備正常運行，防止因硬件故障導致信息丟失。對存儲個人信息的服務器、數據庫等系統進行安全審計，及時發現和處理潛在的安全風險。四、個人信息使用1.使用原則目的明確原則：公司使用個人信息應基于明確、合法、正當的目的，并在收集時向信息主體告知使用目的。授權使用原則：未經信息主體同意，不得擅自使用其個人信息。對于員工個人信息，公司在勞動合同或相關規章制度中已明確授權使用的情形除外。2.使用范圍員工個人信息主要用于公司人力資源管理、薪酬核算、績效考核、內部溝通、培訓發展等與員工工作相關的業務活動。外部人員個人信息用于公司與對方開展業務合作、提供服務、履行合同等相關業務活動。在使用外部人員個人信息時，不得超出與對方約定的使用范圍。3.使用方式通過公司內部信息系統，如人力資源管理系統、辦公自動化系統等，授權相關人員根據工作職責查詢和使用個人信息。查詢和使用應嚴格遵循系統設定的權限控制，確保信息僅被授權人員訪問和使用。在紙質檔案查閱方面，應按照檔案查閱審批流程，經相關領導審批后，由專人負責查閱，并做好查閱記錄。查閱完畢后，應及時歸還檔案，不得擅自復印、拍照或帶出指定查閱場所。在業務活動中，如需向第三方提供個人信息，應確保第三方具備合法處理信息的能力，并與其簽訂嚴格的保密協議，約定第三方對個人信息的保護義務。同時，應事先向信息主體告知提供信息的第三方名稱、聯系方式、處理目的、處理方式和個人信息的種類，并獲得信息主體的單獨同意（法律法規另有規定的除外）。五、個人信息傳輸1.傳輸原則安全傳輸原則：公司在傳輸個人信息時，應采取加密、匿名化等安全措施，防止信息在傳輸過程中被泄露、篡改或丟失。合規傳輸原則：傳輸個人信息應遵守法律法規規定，確保傳輸行為合法合規。2.傳輸方式在公司內部不同部門或系統之間傳輸個人信息時，應通過公司內部安全網絡進行傳輸，并確保傳輸過程的安全性和完整性。向外部傳輸個人信息時，如通過電子郵件、數據接口等方式傳輸，應使用加密技術對個人信息進行加密處理，并對接收方的信息安全保障能力進行評估和確認。3.傳輸記錄對于個人信息傳輸活動，應建立詳細的傳輸記錄，包括傳輸時間、傳輸內容、接收方信息、傳輸方式等。傳輸記錄應保存一定期限，以便進行追溯和審計。六、個人信息查閱1.員工查閱員工有權查閱本人的個人信息。員工可通過公司內部信息系統查詢個人基本信息、薪酬信息、考勤記錄等相關信息。如需查閱其他個人信息或紙質檔案，可向公司人力資源部門提出申請，填寫《個人信息查閱申請表》，注明查閱信息的內容和目的。人力資源部門收到申請后，應進行審核，對于符合查閱規定的申請，經相關領導審批后，安排專人協助員工查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。2.外部人員查閱外部人員（如供應商、合作伙伴、客戶等）因業務需要查閱其個人信息的，應向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍和理由，并提供有效身份證明。公司相關業務部門收到申請后，應對申請進行審核，評估查閱對業務的必要性以及對個人信息安全的影響。經審核通過后，報公司分管領導審批。審批通過后，由專人負責協助外部人員查閱，并按照規定做好查閱記錄。查閱記錄應保存一定期限，以便進行審計和追溯。3.查閱限制涉及國家機密、商業秘密、個人隱私等特殊信息的個人信息，未經法定程序和相關部門批準，不得查閱。在查閱個人信息時，查閱人員應遵守公司的保密規定，不得擅自復制、傳播、篡改所查閱的個人信息，不得將個人信息用于與查閱目的無關的其他用途。七、個人信息刪除1.刪除情形當個人信息已達到本制度規定的存儲期限，且無需繼續保留用于業務目的時，應及時進行刪除。信息主體明確要求刪除其個人信息，且公司無合法理由繼續保留的，應予以刪除。公司不再開展相關業務，或者相關業務已終止，導致個人信息失去使用價值的，應進行刪除。2.刪除流程由信息管理部門或相關業務部門提出個人信息刪除申請，填寫《個人信息刪除申請表》，說明刪除的信息內容、刪除原因和依據。申請表提交后，經部門負責人審核，報公司分管領導審批。審批通過后，由信息管理部門按照規定的刪除程序，對相應的個人信息進行刪除操作。刪除操作應確保徹底刪除，無法恢復。在刪除個人信息后，應更新相關記錄，注明刪除時間、刪除信息內容等，并對刪除過程進行記錄和備案，以便追溯和審計。3.特殊情況處理在涉及法律糾紛、行政調查等特殊情況下，公司可能需要暫時保留部分個人信息，但應在法律規定的期限內妥善處理，并在條件允許時及時刪除。在保留期間，應嚴格控制對信息的訪問和使用，確保信息安全。八、監督與檢查1.內部監督公司設立內部監督機制，定期對個人信息查閱與管理情況進行檢查和評估。人力資源部門、信息管理部門等相關部門應按照職責分工，對個人信息收集、存儲、使用、傳輸、查閱、刪除等環節進行自查和互查。建立內部舉報渠道，鼓勵員工對違反個人信息查閱與管理制度的行為進行舉報。對于舉報內容，應及時進行調查核實，并根據調查結果進行處理。2.外部審計公司定期聘請專業的第三方審計機構對個人信息查閱與管理情況進行審計，確保公司的個人信息管理活動符合法律法規要求。審計機構應出具審計報告，對發現的問題提出整改建議。公司應根據審計報告和整改建議，及時制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，并跟蹤整改落實情況。3.違規處理對于違反本制度規定，存在個人信息泄露、濫用、不當查閱等違規行為的單位或個人，公司將視情節輕重，給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。如因違規行為給信息主體造成損失的，公司應依法承擔賠償責任。構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事責任。九、培訓與宣傳1.培訓定期組織公司員工參加個人信息保護相關培訓，培訓內容包括法律法規解讀、公司個人信息查閱與管理制度、個人信息安全操作規范等。通過培訓，提高員工對個人信息保護的意識和能力，確保員工在工作中正確處理和保護個人信息。2.宣傳