培訓會議室使用管理制度一、總則1.目的為規范公司培訓會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保培訓及相關會議的順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各項目組在公司培訓會議室召開培訓、會議、研討等活動的管理。3.管理原則遵循“統一管理、合理安排、高效使用、確保安全”的原則，保障培訓會議室資源的公平、合理利用。二、培訓會議室的分類及設施配備1.分類根據會議室的面積、功能及容納人數，將培訓會議室分為大型會議室、中型會議室和小型會議室。大型會議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統、麥克風、電子白板等設備，適用于公司級大型培訓、重要會議等。中型會議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響設備、麥克風等，適用于部門級培訓、會議及小組研討等。小型會議室：可容納[X]人以下，配備投影儀、音響設備等，主要用于小型培訓、一對一溝通等。2.設施配備投影儀：確保圖像清晰、色彩準確，定期檢查設備性能，及時更換燈泡等耗材。音響系統：保證聲音清晰、無雜音，音量適中，滿足不同場合需求。麥克風：有線和無線麥克風相結合，確保使用方便，拾音效果良好。電子白板：板面清潔，書寫流暢，配備相應的書寫筆和擦除工具。桌椅：擺放整齊，舒適耐用，定期檢查桌椅的穩定性和完好性。其他：根據實際需求配備飲水機、綠植等設施，營造良好的會議環境。三、使用申請與審批1.申請流程使用部門或個人需提前[X]個工作日填寫《培訓會議室使用申請表》，詳細注明使用日期、時間、會議主題、參會人數、設備需求等信息。將申請表提交至行政部門，行政部門負責對申請信息進行初步審核。2.審批權限小型會議室使用申請由行政部門負責人審批。中型會議室使用申請由分管領導審批。大型會議室使用申請由公司總經理審批。3.審批結果反饋行政部門在收到申請后的[X]個工作日內將審批結果反饋給申請部門或個人。如申請通過，行政部門負責安排會議室，并提前做好相關準備工作；如申請未通過，需說明原因。四、使用安排與調整1.使用安排行政部門根據審批結果，按照“先申請先安排”的原則，合理安排培訓會議室的使用時間。如遇多個部門同時申請同一時間段的會議室，行政部門將根據會議的重要性、緊急程度等因素進行協調安排。2.使用調整如因特殊情況需要調整已安排的會議室使用時間，申請部門或個人需提前[X]小時通知行政部門。行政部門將根據實際情況進行調整，并及時通知相關部門和人員。若因不可抗力因素導致會議室無法正常使用，行政部門應及時通知申請部門或個人，并協助其尋找替代場地。五、使用規范1.使用時間培訓會議室的使用時間一般為上午[具體時間區間]下午[具體時間區間]，如需延長使用時間，需提前向行政部門申請并獲得批準。每次使用結束后，使用部門或個人應確保會議室在[X]分鐘內清理完畢，恢復原狀。2.設備使用使用部門或個人應愛護會議室的設備設施，正確操作投影儀、音響系統、麥克風等設備。如因操作不當造成設備損壞，需照價賠償。使用過程中如發現設備故障，應及時通知行政部門，行政部門將安排專業人員進行維修。3.環境衛生使用部門或個人應保持會議室的環境衛生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾。會議結束后，應將桌椅擺放整齊，清理桌面雜物，關閉門窗、電器設備等。行政部門定期對會議室進行清潔和消毒，確保會議室環境整潔、衛生。4.安全管理使用部門或個人應遵守公司的安全規定，不得在會議室使用明火、私拉亂接電線等。行政部門負責檢查會議室的安全設施，確保消防器材、應急照明等設備完好有效。如發現安全隱患，應及時進行整改。六、資源共享1.跨部門使用鼓勵各部門之間共享培訓會議室資源，如因工作需要跨部門使用會議室，需由牽頭部門填寫《培訓會議室使用申請表》，并注明參與部門及人員信息，按照審批權限進行審批。2.外部單位使用如因業務合作等原因需要安排外部單位使用公司培訓會議室，需提前向行政部門提交申請，并附上合作協議等相關資料，經公司領導審批同意后，按照公司相關規定辦理使用手續。七、費用管理1.費用標準公司內部使用培訓會議室不收取費用。外部單位使用培訓會議室，根據實際使用情況收取場地租賃費用，收費標準為每小時[X]元。2.費用結算外部單位使用會議室的費用結算方式為：使用完畢后，由行政部門根據實際使用時間開具發票，外部單位在收到發票后的[X]個工作日內支付費用。行政部門負責對培訓會議室的使用費用進行統計和核算，定期向財務部門報送相關報表。八、監督與考核1.監督檢查行政部門定期對培訓會議室的使用情況進行監督檢查，包括使用記錄、設備設施維護、環境衛生等方面。如發現違規使用會議室的情況，行政部門將及時制止，并按照本制度進行處理。2.考核機制將培訓會議室的使用管理情況納入部門和個人的績效考核體系。對于嚴格遵守本制度、合理使用會議室資源的部門和個人，給予適當的獎勵；對于違反本制度的部門和個人，視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于：警告、通報批評、扣除績效分數、取消一定期限內的會議室使用資格等。