動態化合同臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同臺賬的建立、維護與更新，確保合同信息的準確性、完整性和及時性，有效防范合同風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類合同的臺賬管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、勞動合同等。（三）基本原則1.準確性原則：合同臺賬應如實反映合同的簽訂、履行、變更、終止等情況，確保信息準確無誤。2.完整性原則：涵蓋合同從起草到終結的全過程信息，包括合同基本信息、對方信息、條款明細、履行記錄等。3.及時性原則：隨著合同業務的推進，及時更新臺賬信息，保證數據的時效性。4.保密性原則：合同臺賬涉及公司商業機密和敏感信息，應嚴格保密，防止信息泄露。二、合同臺賬的建立（一）臺賬建立的責任部門合同管理部門負責合同臺賬的統一建立與管理。各業務部門在簽訂合同后，應及時將合同相關信息提交至合同管理部門。（二）臺賬內容1.合同基本信息合同編號：按照公司統一的編號規則進行編制，確保每份合同編號唯一，便于查詢與管理。合同名稱：準確概括合同的主要內容。簽訂日期：記錄合同簽訂的具體年月日。合同期限：明確合同的起始日期和終止日期。合同金額：填寫合同約定的總金額及明細金額（如有）。合同類型：如采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.對方信息對方單位名稱：填寫合同對方的全稱。法定代表人：對方單位法定代表人姓名。地址：對方單位注冊地址及實際經營地址。聯系方式：包括聯系人姓名、電話、傳真、電子郵箱等。3.合同條款明細主要條款摘要：簡要記錄合同的關鍵條款，如標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等。特殊條款說明：對合同中的特殊約定、附加條件等進行詳細說明。4.履行記錄合同執行情況：記錄合同的履行進度，如已履行部分、未履行部分及原因?？铐検崭队涗洠涸敿氂涗浐贤铐椀氖崭稌r間、金額、方式等。變更記錄：如有合同變更情況，記錄變更的內容、時間及原因。5.其他信息合同審批情況：記錄合同審批的流程、審批意見及審批人。合同歸檔情況：注明合同的歸檔位置及保管期限。（三）臺賬建立的流程1.業務部門在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同文本及相關附件提交至合同管理部門。2.合同管理部門指定專人負責接收合同資料，并對資料的完整性進行審核。如資料不全，及時通知業務部門補充。3.審核通過后，合同管理人員按照臺賬內容要求，在合同管理系統或紙質臺賬中錄入相關信息，確保信息準確無誤。4.臺賬建立完成后，合同管理人員對臺賬進行初步核對，確認無誤后提交部門負責人審核。5.部門負責人審核通過后，臺賬正式生效，并作為公司合同管理的重要依據。三、合同臺賬的維護與更新（一）定期維護1.合同管理部門應每月對合同臺賬進行一次全面梳理，檢查合同信息的準確性和完整性。2.每季度對合同履行情況進行跟蹤分析，更新履行記錄，如發現問題及時與業務部門溝通協調。3.每年年底對合同臺賬進行年度總結，統計各類合同的簽訂數量、金額、履行情況等數據，為公司決策提供參考依據。（二）實時更新1.合同簽訂后，應在[X]個工作日內完成臺賬信息的錄入與更新。2.合同履行過程中，如發生款項收付、變更、終止等情況，業務部門應在相關事項發生后的[X]個工作日內通知合同管理部門，合同管理部門及時更新臺賬信息。3.合同變更時，業務部門應提交合同變更申請及相關變更協議，合同管理部門審核后，對臺賬中的合同條款明細、履行記錄等進行相應更新。4.合同終止后，業務部門應提交合同終止報告，合同管理部門對臺賬進行標注，并將相關資料歸檔保存。（三）數據備份1.合同臺賬數據應定期進行備份，備份周期為[X]個月。2.備份數據應存儲在安全可靠的介質上，如硬盤、光盤、云存儲等，并分別存儲在不同地點，以防數據丟失。3.定期對備份數據進行檢查和恢復測試，確保備份數據的可用性。四、合同臺賬的查詢與使用（一）查詢權限1.公司內部人員因工作需要查詢合同臺賬的，應填寫《合同臺賬查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內容等信息，經所在部門負責人審批后，提交合同管理部門。2.合同管理部門根據審批意見，為申請人提供相應的查詢服務。涉及商業機密或敏感信息的合同臺賬查詢，需經公司分管領導批準。3.外部單位或個人如需查詢公司合同臺賬，必須經過公司書面授權，并按照公司相關規定辦理查詢手續。（二）使用規范1.查詢人員應嚴格按照批準的查詢內容和范圍進行操作，不得擅自擴大查詢范圍或泄露合同臺賬信息。2.如需借閱合同臺賬紙質資料，應辦理借閱登記手續，注明借閱時間、借閱人、歸還時間等信息，并在規定時間內歸還。借閱期間應妥善保管資料，不得轉借、復印或損壞。3.合同臺賬信息僅供公司內部管理和決策使用，未經公司書面同意，不得用于其他任何目的。五、合同臺賬的監督與檢查（一）內部監督1.公司審計部門定期對合同臺賬管理情況進行審計檢查，重點檢查臺賬信息的準確性、完整性、及時性以及臺賬管理制度的執行情況。2.合同管理部門應定期對自身臺賬管理工作進行自查自糾，發現問題及時整改，并將自查情況報告公司領導。（二）違規處理1.對于在合同臺賬管理工作中違反本制度規定的部門或個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。2.因違反制度規定導致公司利益受損的，相關責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。六、合同臺賬的保密管理（一）保密措施1.合同管理部門應建立健全合同臺賬保密制度，明確保密責任人和保密措施。2.合同臺賬管理人員應嚴格遵守保密規定，不得將合同臺賬信息泄露給無關人員。3.涉及合同臺賬信息的計算機、存儲介質等應設置必要的安全防護措施，如密碼、加密等，防止信息被非法獲取或篡改。4.在對外提供合同相關信息時，應按照公司規定進行審批，確保信息提供的合法性和安全性。（二）保密教育1.公司定期組織合同臺賬管理人員及相關業務人員進行保密教育和培訓，提高保密意識和防范能力。2