大公司辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強公司辦公用品的管理，規范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構全體員工。3.管理原則按需配置原則：根據工作實際需要，合理配置辦公用品，避免浪費。勤儉節約原則：倡導節約使用辦公用品，降低辦公成本。規范管理原則：明確各環節管理職責，規范辦公用品管理流程。二、職責分工1.行政部門負責制定辦公用品管理制度并監督執行。匯總各部門辦公用品需求計劃，統一進行采購。負責辦公用品的驗收、入庫、保管、發放及庫存盤點等工作。定期對辦公用品使用情況進行統計分析，提出改進建議。2.各部門負責本部門辦公用品需求的統計和申報。負責本部門辦公用品的領用、使用及保管，并指定專人負責。配合行政部門做好辦公用品的管理工作，接受行政部門的監督檢查。3.財務部門負責審核辦公用品采購費用報銷，確保費用支出合規。協助行政部門做好辦公用品成本核算與控制工作。三、辦公用品分類及標準1.辦公文具類書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆等，根據工作需要按需配置，每人每月領用數量根據實際情況設定上限。紙張類：打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。打印紙和復印紙根據業務量合理發放，便簽紙和筆記本每人每月領用數量有限制。文件夾、檔案袋類：用于文件分類整理和存放，根據工作需求定期發放。裝訂用品：訂書機、訂書釘、膠水、回形針、橡皮筋等，按需領用。2.辦公設備類電腦、打印機、復印機、傳真機等：根據崗位工作需要進行配置，由行政部門統一登記管理，定期維護保養。辦公桌椅：根據員工崗位性質和辦公空間合理配備，定期檢查使用狀況。3.辦公耗材類硒鼓、墨盒、色帶等：根據打印機、復印機等設備的使用頻率和打印量進行定期更換，由行政部門統一采購和管理。打印紙、復印紙等紙張耗材：按照庫存情況和使用需求及時補充。4.其他辦公用品類計算器、剪刀、膠水、膠帶等：根據工作需要在各部門間調配使用或按需領用。綠植：為營造良好辦公環境，在公共區域適量擺放綠植，由行政部門負責定期養護。四、辦公用品采購管理1.需求計劃申報各部門應于每月[具體日期]前，將本部門次月辦公用品需求計劃填寫完整并提交至行政部門。需求計劃應詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息。行政部門對各部門提交的需求計劃進行匯總整理，結合庫存情況進行綜合分析，形成公司辦公用品采購計劃。2.采購審批辦公用品采購計劃經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后，由行政部門負責組織采購。對于金額較大（具體金額標準由公司根據實際情況設定）的辦公用品采購項目，需按照公司相關規定進行招標或詢價采購，并履行相應的審批程序。3.采購實施行政部門根據審批后的采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。在采購過程中，應充分比較各供應商的產品質量、價格、售后服務等因素，確保采購的辦公用品符合公司要求且性價比合理。采購人員應與供應商簽訂采購合同或協議，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。對于緊急需求的辦公用品，行政部門可在確保質量和價格合理的前提下，進行臨時采購，但事后需補辦相關審批手續。五、辦公用品驗收與入庫管理1.驗收辦公用品到貨后，行政部門采購人員應及時通知倉庫管理人員進行驗收。驗收人員應依據采購合同或訂單，對辦公用品的名稱、規格、型號、數量、質量等進行仔細核對。對于重要辦公用品或批量采購的辦公用品，可邀請相關專業人員或使用部門人員共同參與驗收，確保產品質量符合要求。驗收合格的辦公用品，驗收人員應在送貨單或驗收單上簽字確認；驗收不合格的辦公用品，應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。2.入庫倉庫管理人員根據驗收結果，對合格的辦公用品進行入庫登記。入庫登記應詳細記錄辦公用品的名稱、規格、型號、數量、入庫日期、供應商等信息，并建立庫存臺賬。辦公用品應按照類別、規格、型號等進行分類存放，做到擺放整齊、標識清晰，便于查找和管理。倉庫應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，確保辦公用品不受潮、變質或損壞。六、辦公用品發放管理1.發放原則按需發放原則：根據員工實際工作需要，發放相應的辦公用品。定量控制原則：對部分辦公用品設定每人每月或每季度的發放標準，避免浪費。以舊換新原則：對于部分可重復使用的辦公用品，如中性筆、筆記本等，實行以舊換新制度。2.發放流程員工需填寫辦公用品領用申請表，注明所需辦公用品的名稱、規格、型號、數量等信息，并經部門負責人簽字審批。員工持審批后的領用申請表到行政部門倉庫領取辦公用品。倉庫管理人員根據申請表發放辦公用品，并在庫存臺賬上進行記錄，同時更新員工個人辦公用品領用記錄。對于實行以舊換新的辦公用品，員工應將舊品交回倉庫，倉庫管理人員核實后予以發放新品。七、辦公用品使用與保管管理1.使用管理員工應妥善使用辦公用品，愛護辦公設備和設施，不得隨意丟棄或損壞。在使用辦公設備時，應嚴格按照操作規程進行操作，如發現設備故障應及時通知行政部門維修人員進行維修，不得擅自拆卸或維修。節約使用辦公用品，如雙面打印、復印，合理使用紙張、墨水、toner等耗材，減少浪費。2.保管管理各部門應指定專人負責本部門辦公用品的保管工作，確保辦公用品存放有序、安全完好。員工個人領用的辦公用品，由員工自行保管，如有丟失或損壞，應照價賠償。行政部門定期對各部門辦公用品保管情況進行檢查，發現問題及時督促整改。八、辦公用品庫存管理1.庫存盤點行政部門倉庫管理人員應定期對辦公用品進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結果應形成盤點報告。盤點過程中如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的賬務調整和處理。屬于正常損耗的，應按照規定程序核銷；屬于人為原因造成損失的，應由責任人照價賠償。2.庫存預警行政部門根據辦公用品的使用頻率、采購周期等因素，設定庫存預警指標。當庫存數量低于預警指標時，應及時通知采購人員進行補貨。對于長期積壓或不再使用的辦公用品，行政部門應及時清理，可采取調劑、捐贈、報廢等方式進行處理。九、辦公用品費用管理1.費用預算財務部門會同行政部門根據公司年度經營計劃和辦公用品使用情況，編制年度辦公用品費用預算。辦公用品費用預算應明確各項費用的明細和控制指標。辦公用品費用預算經公司審批后，作為年度費用控制的依據，各部門應嚴格按照預算執行。2.費用報銷辦公用品采購費用報銷時，采購人員應提供合法有效的發票、采購合同、驗收單、入庫單等憑證，并按照公司財務報銷制度進行審批報銷。財務部門應嚴格審核辦公用品費用報銷憑證，確保費用支出真實、合理、合規。對于不符合報銷規定的費用，不予報銷。3.費用分析與控制財務部門定期對辦公用品費用進行分析，對比預算執行情況，查找費用變動原因，提出費用控制建議。行政部門根據費用分析結果，采取有效措施加強辦公用品管理，如優化采購渠道、降低采購成本、加強使用監督等，確保辦公用品費用控制在預算范圍內。十、違規處理1.員工如有違反本制度規定，浪費辦公用品、違規領用或損壞辦公用品等行為，行政部門將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.對于因故意或重大過失導致公司