各崗位工作記錄管理制度一、總則（一）目的為規范公司各崗位工作記錄管理，確保工作記錄真實、準確、完整、及時，為公司運營管理、決策支持、績效考核、質量追溯等提供有力依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有崗位的工作記錄管理。（三）基本原則1.真實性原則：工作記錄應如實反映工作開展情況，不得虛假記錄。2.準確性原則：記錄內容應準確無誤，數據、信息等應真實可靠。3.完整性原則：涵蓋工作全過程相關信息，不得遺漏重要環節。4.及時性原則：工作完成后應及時進行記錄，不得拖延。二、工作記錄的內容與要求（一）通用要求1.記錄信息：包括工作日期、工作內容、工作結果、參與人員、使用資源等。2.記錄格式：應統一、規范，便于整理和查閱。可采用紙質表格、電子文檔等形式，但需保持一致性。3.字跡清晰：無論是紙質記錄還是電子記錄，字跡或字體應清晰可辨，確保記錄內容易于理解。（二）不同崗位工作記錄內容示例1.銷售崗位客戶拜訪記錄：記錄拜訪客戶的時間、地點、客戶名稱、拜訪目的、溝通內容、客戶反饋、下一步跟進計劃等。銷售訂單記錄：訂單編號、客戶信息、產品或服務明細、訂單金額、下單時間、預計交付時間、實際交付時間等。銷售業績統計：按時間段（日、周、月、季、年）統計銷售額、銷售量、銷售利潤、新客戶開發數量、老客戶維護情況等。2.生產崗位生產任務單：任務單號、產品名稱、規格型號、生產數量、計劃生產時間、實際生產時間、生產班組等。生產過程記錄：原材料投入量、使用設備、工藝參數、生產過程中的質量檢驗情況（如檢驗時間、檢驗項目、檢驗結果）、生產過程中的異常情況及處理措施等。設備運行記錄：設備名稱、運行時間、運行狀態（正常、故障）、故障發生時間、故障描述、維修時間、維修人員等。3.研發崗位項目研發計劃：項目名稱、研發目標、計劃進度安排、參與人員、所需資源等。實驗記錄：實驗日期、實驗項目、實驗方法、實驗數據、實驗結果分析、實驗過程中的問題及解決方案等。研發成果記錄：新產品或新技術的名稱、技術參數、知識產權情況（如專利申請號、軟件著作權登記號等）、成果轉化情況等。4.行政崗位辦公用品采購記錄：采購日期、用品名稱、規格型號、數量、供應商、采購金額、領用情況等。會議組織記錄：會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程、會議決議、會議紀要撰寫人等。車輛使用記錄：使用日期、車輛牌號、使用部門、使用人、使用事由、行駛里程、加油情況、維修保養記錄等。三、工作記錄的填寫與審核（一）填寫要求1.及時填寫：崗位人員在工作完成后應立即填寫工作記錄，確保記錄的及時性和準確性。2.內容完整：按照規定的記錄格式和內容要求，詳細填寫各項信息，不得有空缺。3.字跡工整：紙質記錄應書寫工整，電子記錄應排版規范，易于閱讀。（二）審核要求1.自我審核：崗位人員填寫完成工作記錄后，應首先進行自我審核，檢查記錄內容是否完整、準確、清晰，發現問題及時更正。2.上級審核：上級主管應對下屬崗位人員的工作記錄進行審核。審核內容包括記錄的真實性、準確性、完整性以及與工作實際情況的相符性等。對于審核中發現的問題，應及時與記錄人員溝通并要求其進行修正。3.特殊情況審核：對于重要工作、涉及重大決策或可能產生較大影響的工作記錄，除上級主管審核外，可能還需經過更高級別的領導或相關部門審核。四、工作記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質記錄：應分類存放在專用的文件柜或文件夾中，按照一定的順序進行排列，便于查找。2.電子記錄：應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立規范的文件夾結構，按照崗位、時間等維度進行分類存儲。同時，應定期進行備份，防止數據丟失。（二）保管期限1.短期保管：對于一些臨時性、時效性較強的工作記錄，保管期限可為13年。例如，短期的銷售訂單記錄、日常辦公用品采購記錄等。2.中期保管：與公司運營管理、業務流程相關的一般性工作記錄，保管期限可為310年。如生產過程記錄、一般項目研發記錄等。3.長期保管：涉及公司重要決策、核心業務、財務審計、法律合規等方面的工作記錄，保管期限應在10年以上，甚至永久保存。例如，重大項目的研發成果記錄、公司財務報表及審計記錄等。（三）保管責任1.部門保管：各部門負責本部門工作記錄的保管工作，指定專人負責文件柜或電子存儲設備的管理，確保記錄的安全、完整。2.定期檢查：部門應定期對工作記錄的保管情況進行檢查，查看記錄是否齊全、有無損壞、存儲環境是否適宜等。如發現問題，應及時采取措施進行處理。3.交接管理：當部門人員發生變動時，應做好工作記錄保管的交接工作，確保記錄管理的連續性。交接雙方應填寫交接清單，明確交接的記錄內容、存儲位置、保管要求等信息。五、工作記錄的查閱與使用（一）查閱權限1.崗位人員查閱：本崗位人員有權查閱自己填寫的工作記錄，以便進行工作回顧、總結經驗、查找信息等。2.上級查閱：上級主管因工作需要，有權查閱下屬崗位人員的工作記錄，以了解工作進展、指導工作、進行績效考核等。3.相關部門查閱：因業務協作、信息共享、審計調查等原因，相關部門經公司授權后，可查閱涉及本部門工作相關的記錄。查閱前應填寫查閱申請表，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，經審批通過后方可查閱。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫查閱申請表，提交給所在部門負責人或相關審批人。2.審批：審批人根據查閱權限和查閱目的進行審批，如同意查閱，應在申請表上簽字批準。3.查閱：查閱人員按照批準的查閱范圍和方式進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或泄露記錄內容。查閱過程中如需摘錄或復印記錄，應經記錄保管部門同意，并按照規定進行登記。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將查閱的工作記錄歸還記錄保管部門，確保記錄的完整性和保密性。（三）使用規定1.內部使用：工作記錄僅供公司內部使用，用于公司的運營管理、決策支持、績效考核、質量追溯等目的。未經公司書面授權，任何人不得將工作記錄提供給外部單位或個人。2.數據安全：在使用工作記錄過程中，應注意保護記錄內容的安全和保密，防止數據泄露、篡改等情況發生。對于涉及公司商業秘密、敏感信息的工作記錄，應嚴格按照公司保密制度進行管理。六、工作記錄的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：工作記錄保管期限屆滿，且已無留存必要的，可進行銷毀。2.記錄無效或錯誤：因工作失誤、業務變更等原因導致記錄內容無效或錯誤，且無法修正的，經審批后可進行銷毀。3.公司決定：公司根據業務調整、戰略規劃等因素，決定對某些工作記錄進行銷毀的，按照本制度執行。（二）銷毀流程1.提出申請：記錄保管部門或相關責任人提出工作記錄銷毀申請，填寫銷毀申請表，說明銷毀記錄的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：申請經部門負責人審核后，報公司分管領導審批。對于涉及重要信息或較大數量記錄的銷毀申請，可能需經過公司管理層集體決策。3.銷毀實施：審批通過后，由記錄保管部門負責組織實施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、電子數據擦除等安全可靠的方法，確保記錄內容無法恢復。4.記錄備案：銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并將銷毀申請表、審批文件等相關資料進行歸檔保存，以備查閱。七、監督與考核（一）監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對各部門工作記錄管理情況進行審計，檢查記錄的填寫、審核、存儲、保管、查閱、銷毀等環節是否符合本制度要求，發現問題及時提出整改意見。2.日常檢查：各部門負責人應加強對本部門工作記錄管理的日常檢查，及時發現和糾正存在的問題，確保工作記錄管理工作規范有序。（二）考核措施1.納入績效考核：將工作記錄管理情況納入員工績效考核體系，對工作記錄填寫規范、審核認真、保管妥善的員工給予適當獎勵；對工作記錄管理不善，如記錄不完整、不準確、未按時填寫或保管不當等情況的員工，視情