學校運動場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校運動場檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在運動場管理、教學、訓練、競賽等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校內所有與運動場相關的檔案資料管理，包括但不限于運動場建設規劃、場地設施維護記錄、教學訓練安排、競賽活動檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則學校運動場檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統一管理，確保檔案的系統性和完整性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映運動場的實際情況和相關活動的開展過程，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集與運動場有關的各類文件、資料，確保檔案涵蓋運動場管理的各個方面，無遺漏。4.保密性原則對涉及學校機密、師生隱私等敏感信息的檔案，嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校運動場檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管學校運動場檔案，建立檔案數據庫，實現檔案的信息化管理。3.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。4.為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤工作。5.開展檔案管理業務培訓和指導，提高檔案管理人員的業務水平和師生的檔案意識。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門在運動場管理、教學、訓練、競賽等活動中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責檔案工作，確保檔案形成過程的規范、準確和及時。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供必要的信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和學校的檔案管理制度，熟悉檔案管理業務。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規范、排列有序。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案信息開發利用工作，為學校各項工作提供檔案資料支持和服務。5.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.運動場建設相關檔案包括建設項目立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、施工招投標文件、施工合同、工程竣工驗收報告等。2.場地設施檔案場地設施的采購合同、技術資料、安裝調試記錄、維護保養記錄、維修檔案、報廢處理記錄等。3.教學訓練檔案教學訓練計劃、教案、教學總結、訓練記錄、運動員成績檔案、學生體質健康測試檔案等。4.競賽活動檔案競賽活動方案、競賽規程、秩序冊、成績冊、獲獎證書、影像資料等。5.其他相關檔案與運動場管理有關的會議記錄、通知、報告、師生意見建議等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門產生的檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要的檔案資料，應實行原件歸檔；如原件需留存使用，可提供復印件，并在復印件上注明“與原件核對無誤”字樣，加蓋部門公章。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，載體應符合耐久性要求，如紙張、光盤、磁帶等。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內容等因素，將檔案分為建設檔案、設施檔案、教學訓練檔案、競賽活動檔案等類別，并在每類下進一步細分二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則，可采用年度類別順序號的編號方式，如“2023J001”表示2023年建設類檔案的第1份。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存。4.裝訂對紙張規格不一致、破損或易散失的檔案材料，應進行修整、裱糊或折疊，使其規格統一，并采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所學校應設立專門的檔案庫房，用于存放運動場檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，按照檔案分類目錄進行分類存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。3.音像檔案應刻錄成光盤或存儲在磁帶等介質上，注明檔案內容、日期、來源等信息，分類存放于檔案盒中。（三）保管期限根據檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。具體保管期限如下：1.永久保管運動場建設項目的立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、工程竣工驗收報告等重要檔案。2.長期保管場地設施的采購合同、技術資料、教學訓練計劃、競賽活動方案等檔案。3.短期保管一般性的通知、報告、師生意見建議等檔案。（四）定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數量變化、安全防護設施等情況。如發現檔案有損壞、丟失、霉變等問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱1.校內各部門因工作需要查閱運動場檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續。2.檔案管理部門根據申請表提供的信息，查找并提供相關檔案，查閱人員應在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱人員查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定辦理復印手續。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱運動場檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批同意后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容。3.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應的責任。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、部門、查閱（借閱）內容、歸還日期等信息。登記冊應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，經鑒定小組審核簽字后，報學校主管領導審批。2.經批準銷毀的檔案，應在指定的地點進行銷毀。銷毀時，應確保檔案內容無法恢復，并由檔案管理部門、相關業務部門和監督部門人員共同監銷，監銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀完畢后，銷毀清冊應作為檔案保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立學校運動場檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數據錄入檔案管理人員應按照檔案整理的要求，將紙質檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統，確保數據的準確、完整。錄入的數據應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、內容摘要等。（三）系統維護定期對檔案管理信息系統進行維護和更新，確保系統的正常運行。及時備份系統數據，防止數據丟失。對系統用戶的操作權限