公司行政類合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政類合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類行政類合同，包括但不限于辦公用品采購合同、設備租賃合同、場地租賃合同、物業服務合同、車輛租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。3.風險防范原則：充分評估合同風險，采取有效措施加以防范和控制。4.統一管理原則：行政類合同實行統一歸口管理，確保管理的規范性和有效性。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.行政部門負責行政類合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。建立行政類合同臺賬，定期對合同執行情況進行檢查和統計分析。協調解決合同履行過程中的糾紛和問題。2.法務部門參與重大行政類合同的審核，提供法律意見和風險防范建議。協助處理合同糾紛，提供法律支持和訴訟代理服務。3.財務部門負責審核合同的付款條款，確保付款安排符合公司財務規定。對合同執行情況進行財務監督，及時核對款項收付。（二）合同承辦人職責1.負責合同的具體洽談、起草、收集相關資料等工作。2.對合同對方的主體資格、資信狀況等進行調查了解。3.按照合同管理流程，及時提交合同文本及相關資料進行審核、審批。4.負責合同的履行，跟蹤合同執行情況，及時處理合同履行過程中的問題。5.負責合同資料的整理、歸檔工作。三、合同簽訂流程（一）合同立項1.各部門根據工作需要，提出行政類合同立項申請，填寫《行政類合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、內容、金額、履行期限等。2.申請表經部門負責人審核簽字后，報行政部門。3.行政部門對合同立項申請進行初審，審核通過后報分管領導審批。（二）合同起草1.合同承辦人根據合同立項申請及相關要求，起草合同文本。合同文本應符合法律法規及公司規定，條款清晰、明確，權利義務對等。2.合同文本應包括但不限于以下內容：合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等。（三）合同審核1.合同承辦人將起草好的合同文本及相關資料提交行政部門審核。行政部門重點審核合同的合法性、合規性、完整性、條款合理性等。2.行政部門審核后，將合同文本及審核意見提交法務部門審核。法務部門主要從法律角度對合同進行審查，提出法律意見和風險防范建議。3.財務部門對合同的付款條款進行審核，確保付款安排符合公司財務規定。4.各審核部門應在規定時間內完成審核，并出具審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議。（四）合同審批1.合同承辦人根據審核意見對合同文本進行修改完善后，提交分管領導審批。2.分管領導應認真審查合同內容，對合同的必要性、可行性、風險等進行綜合評估，簽署審批意見。3.重大行政類合同需經總經理審批。總經理審批通過后，合同方可簽訂。（五）合同簽訂1.合同經審批通過后，由合同承辦人負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方簽字（蓋章）齊全，合同文本內容與審批通過的文本一致。2.合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同副本交行政部門、法務部門、財務部門等相關部門存檔。四、合同履行與監督（一）合同履行1.合同承辦人負責組織實施合同的履行，按照合同約定的時間、地點、方式等履行義務。2.在合同履行過程中，如發現對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，合同承辦人應及時采取措施，要求對方糾正違約行為或協商解決問題，并及時向行政部門報告。（二）合同監督1.行政部門定期對合同履行情況進行檢查和統計分析，及時掌握合同執行進度。2.財務部門對合同款項的收付情況進行監督，確保款項收付符合合同約定和公司財務規定。3.法務部門對合同履行過程中的法律風險進行監控，及時提供法律支持和指導。五、合同變更與終止（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，合同承辦人應及時與對方協商，達成一致意見后簽訂合同變更協議。2.合同變更協議的簽訂流程與合同簽訂流程相同，需經審核、審批后生效。（二）合同終止1.合同履行完畢或出現法定終止情形的，合同自動終止。2.合同終止后，合同承辦人應及時辦理相關手續，如清理債權債務、交接合同資料等。3.行政部門負責對合同終止情況進行登記和歸檔。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同承辦人在合同簽訂和履行過程中，應嚴格遵守法律法規及合同約定，積極履行義務，避免糾紛的發生。2.加強對合同對方的資信調查和管理，及時了解對方的經營狀況和信用情況，降低風險。（二）糾紛處理1.如發生合同糾紛，合同承辦人應及時向行政部門報告，并提供相關資料。2.行政部門會同法務部門對糾紛情況進行調查分析，制定糾紛處理方案。3.根據糾紛處理方案，與對方進行協商解決。協商不成的，可通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過程中，應及時收集和整理相關證據，維護公司合法權益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦人在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件、資料，應及時收集整理。2.收集的合同檔案資料包括但不限于合同文本、合同立項申請表、審核意見、審批文件、補充協議、往來函件、糾紛處理記錄等。（二）檔案整理1.行政部門負責對收集的合同檔案資料進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。2.合同檔案應做到內容完整、資料齊全、裝訂整齊、標識清晰。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.建立合同檔案借閱制度，嚴格借閱手續，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合