公司報銷及付款管理制度一、總則1.目的為了加強公司財務管理，規范報銷及付款流程，確保公司資金的合理使用和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有經濟往來的外部供應商、合作伙伴等。3.基本原則真實性原則：報銷及付款憑證必須真實、合法、有效，反映實際發生的經濟業務。合理性原則：各項費用支出應符合公司業務需要和相關規定，具有合理性。審批原則：嚴格按照規定的審批流程進行報銷及付款審批，確保審批環節嚴謹、規范。及時性原則：員工應及時辦理報銷手續，財務部門應及時審核并安排付款，提高資金使用效率。二、報銷管理1.報銷范圍差旅費：包括員工因公務出差發生的交通費、住宿費、伙食補助費等。業務招待費：用于公司業務活動中招待客戶、合作伙伴等發生的費用。辦公費：包括辦公用品、辦公設備、印刷費等。通訊費：員工因工作需要發生的手機話費、固定電話費等。差旅費：員工因工作需要外出辦公、培訓、會議等發生的交通、住宿、餐飲等費用。培訓費：員工參加公司組織或經公司批準參加的各類培訓所發生的費用。其他費用：符合公司規定的其他與業務相關的費用支出。2.報銷憑證要求發票：必須是由稅務機關統一監制的正規發票，發票內容應填寫完整、準確，包括發票抬頭（公司全稱）、日期、業務內容、金額、發票專用章等。收據：對于確實無法取得發票的情況，可使用財政部門監制的收據，但應注明原因，并經相關領導審批。其他憑證：如車票、機票、住宿清單等，應真實有效，能夠證明業務發生的真實性。報銷憑證應粘貼在報銷單背面，按照類別、時間順序排列整齊，便于審核。3.報銷流程填寫報銷單：員工應根據實際發生的業務內容，按照報銷單格式要求填寫詳細信息，包括日期、部門、報銷事項、金額等，并在報銷單上簽字。部門負責人審批：部門負責人對本部門員工的報銷事項進行審核，確認業務的真實性、合理性，并簽字批準。財務審核：財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額的準確性進行審核，如有疑問可要求報銷人提供相關補充資料。審核通過后，財務人員簽字。分管領導審批：根據公司授權，分管領導對較大金額或重要事項的報銷進行審批。總經理審批：對于重大事項或超過一定金額的報銷，需經總經理審批。報銷付款：經各級審批通過后，財務部門根據公司資金情況安排付款。報銷金額在規定額度內的，可通過銀行轉賬或現金支付；超過規定額度的，原則上通過銀行轉賬支付。三、付款管理1.付款范圍采購貨款：向供應商采購商品或服務的款項支付。勞務費用：支付給外部勞務人員的報酬。租金、水電費等：公司租賃場地、設備等產生的租金以及水電費等費用支付。其他應付款項：根據合同或協議應支付給其他單位或個人的款項。2.付款申請業務部門申請：業務部門根據合同或業務進展情況，填寫付款申請表，詳細說明付款事由、金額、收款單位等信息，并附上相關合同、發票等證明材料。部門負責人審核：部門負責人對付款申請進行審核，確認業務的真實性和必要性，并簽字。財務審核：財務部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否準確、付款條件是否滿足、相關手續是否齊全等。審核通過后，財務人員簽字。分管領導審批：根據公司授權，分管領導對付款申請進行審批。總經理審批：對于重大付款事項或超過一定金額的付款，需經總經理審批。3.付款方式支票支付：適用于同城結算，財務部門根據審批后的付款申請開具支票，并在支票上注明收款人、金額、用途等信息。銀行轉賬：包括網上銀行轉賬、電匯等方式，適用于同城或異地結算。財務部門根據審批后的付款申請，通過銀行系統辦理轉賬手續，并及時與銀行核對轉賬信息。現金支付：對于符合現金支付規定的小額款項，可采用現金支付方式。但應嚴格控制現金支付范圍和金額，確保資金安全。4.付款時間正常付款：對于已審批通過且手續齊全的付款申請，財務部門應在規定的付款時間內安排付款。一般情況下，采購貨款應在合同約定的付款期限內支付；勞務費用等應在結算周期結束后及時支付。特殊情況：如因資金緊張等特殊原因需要延遲付款的，業務部門應提前與收款單位溝通協商，并向財務部門說明情況。財務部門應根據公司資金狀況和與收款單位的協商結果，合理安排付款時間。四、審批權限1.報銷審批權限一般員工：報銷金額在[X]元以下的，由部門負責人審批；超過[X]元的，需經分管領導審批。部門負責人：報銷金額在[X]元以下的，由分管領導審批；超過[X]元的，需經總經理審批。分管領導：報銷金額在[X]元以下的，由總經理審批；超過[X]元的，提交總經理辦公會審議。總經理：所有報銷事項均需總經理最終審批。2.付款審批權限一般付款：付款金額在[X]元以下的，由分管領導審批；超過[X]元的，需經總經理審批。重大付款：付款金額超過[X]元的重大付款事項，需提交總經理辦公會審議，并經總經理審批。五、費用標準1.差旅費標準交通費用：根據不同職級和出行方式，制定相應的交通費用標準，如飛機經濟艙、高鐵二等座、火車硬臥等，特殊情況需乘坐飛機頭等艙或高鐵一等座的，需經相關領導審批。住宿費用：根據出差地區的經濟水平和城市類別，劃分不同的住宿標準，如一線城市[X]元/天、二線城市[X]元/天等。伙食補助費：按照出差自然天數計算，給予一定標準的伙食補助，如[X]元/天。2.業務招待費標準根據業務需要和客戶級別，制定不同的業務招待費標準。一般情況下，招待客戶的人均費用不得超過[X]元，特殊情況需超過標準的，需經總經理審批。業務招待費應嚴格控制在公司規定的預算范圍內，不得超支。3.通訊費標準根據員工職級和工作需要，設定不同的通訊費補貼標準，如高層管理人員[X]元/月、中層管理人員[X]元/月、普通員工[X]元/月等。員工憑通訊費發票在標準范圍內報銷，超出部分自理。六、財務審核要點1.報銷憑證審核發票真實性：通過稅務網站等渠道查詢發票真偽，核實發票的真實性和有效性。發票內容完整性：檢查發票抬頭、日期、業務內容、金額、發票專用章等是否填寫完整，如有遺漏或錯誤，應要求報銷人補充或更正。發票與業務相關性：審核發票內容是否與報銷事項相符，如購買辦公用品的發票應與報銷單上填寫的辦公用品明細一致。其他憑證真實性：對車票、機票、住宿清單等其他報銷憑證進行審核，確保其真實有效。2.報銷金額審核計算準確性：審核報銷金額的計算是否準確，包括各項費用的小計、合計等。標準合規性：檢查報銷金額是否符合公司規定的費用標準，如差旅費、業務招待費等是否超標。審批流程完整性：審核報銷單上是否有各級審批人的簽字，審批流程是否完整。3.付款審核要點付款申請真實性：核實付款申請所依據的合同、協議等是否真實有效，業務是否實際發生。付款條件審核：檢查付款條件是否滿足合同約定，如是否達到付款節點、是否驗收合格等。資金安排合理性：根據公司資金狀況，審核付款申請是否合理，是否會影響公司正常資金周轉。七、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對報銷及付款業務進行審計檢查，重點審查報銷及付款流程的執行情況、費用支出的合理性、審批權限的合規性等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務自查財務部門每月對報銷及付款業務進行自查，對發現的問題及時進行糾正和處理。同時，定期對報銷及付款數據進行統計分析，為公司財務管理提供決策依據。3.員工監督鼓勵公司員工對報銷及付款業務中的違規行為進行監督舉報，對于經查實的違規行為，按照公司規定進行嚴肅處理，并對舉報人給予適當獎勵。八、違規處理1.報銷違規處理虛假報銷：對于發現的虛假報銷行為，除追回已報銷款項外，視情節輕重給予報銷人警告、罰款、解除勞動合同等處罰，并依法追究其法律責任。超標準報銷：對超標準報銷的部分，不予報銷，并對相關責任人進行批評教育。如因故意超標準報銷給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。審批把關不嚴：對于因部門負責人或審批人審批把關不嚴導致違規報銷的，給予相應的批評教育或紀律處分。2.付款違規處理未經審批付款：對于未經審批擅自付款的行為，責令相關責任人立即追回款項，并給予警告、罰款等處罰。如因擅自付款給公司造成損失的，應承擔全部賠償責任。付款錯誤：因財務人員工作失誤導致付款錯誤的，