物業門禁系統管理規定

物業門禁系統管理規定一、總則1.目的為加強本高端小區的安全管理，保障業主及住戶的人身和財產安全，規范物業門禁系統的使用和管理，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于本小區內所有使用物業門禁系統的區域，包括但不限于小區出入口、樓棟出入口、地下車庫出入口等。同時適用于物業公司全體員工、小區業主、住戶、訪客以及其他進入小區的人員和車輛。3.基本原則門禁系統的管理遵循安全、便捷、高效的原則，在確保小區安全的前提下，盡可能為業主和住戶提供便利的通行條件。同時，嚴格遵守相關法律法規，保護業主和住戶的隱私。二、門禁系統設備管理1.設備維護與保養-物業公司設立專門的設備維護小組，負責門禁系統設備的日常維護和保養工作。維護小組應定期對門禁設備進行巡檢，包括讀卡器、門鎖、控制器、顯示屏等，確保設備正常運行。-制定詳細的設備維護計劃，每周至少進行一次常規檢查，每月進行一次全面維護保養。在檢查過程中，對設備的運行狀況、外觀清潔、線路連接等方面進行詳細記錄。如發現設備故障或損壞，應及時維修或更換，確保門禁系統不間斷運行。-設備維護小組應具備相應的專業知識和技能，經過相關培訓后上崗。對于一些復雜的設備故障，應及時聯系設備供應商或專業維修人員進行處理。同時，建立設備維修檔案，記錄設備的維修歷史、更換部件等信息。2.設備更新與升級-隨著技術的不斷發展和小區安全管理的需要，物業公司應適時對門禁系統設備進行更新和升級。定期評估門禁系統的性能和功能，根據實際情況提出設備更新和升級方案。-設備更新和升級方案應包括設備選型、預算、實施計劃等內容，經物業公司管理層審批后實施。在更新和升級過程中，應確保不影響小區的正常通行和安全管理，提前向業主和住戶發布通知，告知相關事宜。-新設備的選型應充分考慮與現有系統的兼容性、安全性、穩定性和易用性等因素。同時，應要求設備供應商提供完善的售后服務和技術支持，確保設備更新和升級后的正常運行。3.設備安全管理-門禁系統設備的安裝位置應合理，確保設備不受外力破壞和自然環境的影響。同時，應采取必要的防盜措施，如安裝防護欄、報警器等，防止設備被盜或被惡意損壞。-嚴格控制設備的訪問權限，只有經過授權的人員才能對設備進行操作和維護。設備維護人員在操作設備時，應遵守相關操作規程，嚴禁違規操作。-加強對設備機房的管理，機房應保持干燥、通風良好，配備必要的消防設備和應急照明設備。嚴禁在機房內堆放雜物，確保設備運行環境安全。三、業主及住戶門禁權限管理1.門禁卡辦理-業主在辦理入住手續時，物業公司應免費為業主提供一定數量的門禁卡（具體數量根據小區實際情況確定）。業主需填寫門禁卡申請表，提供有效身份證件和房屋產權證明等相關資料，經物業公司審核無誤后，予以辦理。-住戶如需辦理門禁卡，應向業主提出申請，由業主到物業公司辦理相關手續。住戶辦理門禁卡時，需提供業主委托書、本人有效身份證件等資料，經物業公司審核后辦理。-門禁卡辦理完成后，物業公司應向業主和住戶發放門禁卡使用說明，告知門禁卡的使用方法、注意事項等內容。同時，為業主和住戶提供必要的培訓，確保其能夠正確使用門禁卡。2.門禁卡權限設置-物業公司根據業主和住戶的居住信息，為其門禁卡設置相應的權限。業主門禁卡具有進入小區出入口、所在樓棟出入口以及地下車庫（如有）等區域的權限；住戶門禁卡的權限根據業主授權范圍確定，一般可進入小區出入口和所在樓棟出入口。-對于特殊情況，如業主將房屋出租給他人或有臨時居住需求的訪客等，物業公司可根據業主的要求，為相關人員辦理臨時門禁卡，并設置相應的使用期限和權限。臨時門禁卡的有效期一般不超過[X]天，過期后自動失效。-門禁卡權限設置應嚴格按照規定進行操作，確保權限設置準確無誤。同時，建立門禁卡權限管理檔案，記錄門禁卡的辦理時間、權限設置、使用人員等信息，以便查詢和管理。3.門禁卡掛失與補辦-業主和住戶如發現門禁卡丟失或被盜，應及時向物業公司掛失。掛失時需提供本人有效身份證件和門禁卡卡號等信息，經物業公司核實后，對丟失的門禁卡進行掛失處理，使其失去通行權限。-掛失后，業主和住戶如需補辦門禁卡，應填寫門禁卡補辦申請表，繳納相應的工本費（具體收費標準按照物價部門規定執行），經物業公司審核后予以補辦。補辦的門禁卡權限與原門禁卡一致。-對于因門禁卡損壞無法正常使用的情況，業主和住戶可到物業公司辦理換卡手續。物業公司應檢查門禁卡損壞情況，如屬于質量問題，免費為業主和住戶更換；如屬于人為損壞，需繳納相應的工本費后予以更換。四、訪客及外來人員門禁管理1.訪客登記-小區實行嚴格的訪客登記制度。訪客進入小區時，應在小區出入口的門禁管理處進行登記。門禁管理人員應要求訪客出示有效身份證件，如身份證、駕駛證等，并詢問訪客的來訪目的、拜訪對象等信息。-訪客需填寫訪客登記表，內容包括姓名、性別、身份證件號碼、來訪時間、來訪目的、拜訪對象的房號等。門禁管理人員應認真核對訪客填寫的信息，并與被訪業主或住戶取得聯系，經業主或住戶確認同意后，為訪客發放臨時訪客卡。-臨時訪客卡應注明有效期和使用權限，一般僅允許訪客在規定時間內進入小區并到達拜訪對象所在樓棟。訪客離開小區時，應將臨時訪客卡交回門禁管理處，門禁管理人員在訪客登記表上記錄離開時間。2.外來人員管理-對于因工作需要進入小區的外來人員，如裝修工人、維修人員、送貨人員等，應提前與業主或物業公司取得聯系。業主或物業公司應告知外來人員相關的門禁管理規定，并要求其在進入小區時遵守規定。-外來人員進入小區時，需在門禁管理處進行登記，出示相關工作證件或證明文件。門禁管理人員應核實其身份和來意，為其發放臨時工作卡。臨時工作卡應注明有效期、工作區域和使用權限等信息。-外來人員在小區內工作期間，應嚴格遵守小區的各項規章制度，不得隨意亂竄或從事與工作無關的活動。工作結束后，外來人員應及時將臨時工作卡交回門禁管理處。3.特殊情況處理-對于緊急情況下進入小區的訪客或外來人員，如急救人員、消防人員、公安人員等，門禁管理人員應立即開啟門禁系統，確保其能夠快速進入小區。同時，做好相關記錄，包括進入時間、人員身份、車輛信息等。-在特殊情況下，如小區發生突發事件或安全事故，物業公司有權根據實際情況調整門禁管理措施，限制人員和車輛的進出，確保小區的安全和秩序。在事件處理完畢后，及時恢復正常的門禁管理。五、車輛門禁管理1.業主及住戶車輛登記-業主和住戶如需將車輛停放在小區內，應到物業公司辦理車輛登記手續。辦理登記時，需提供車輛行駛證、車主身份證等相關資料，并填寫車輛信息登記表，包括車主姓名、房號、車輛品牌、車型、車牌號等。-物業公司對業主和住戶提交的資料進行審核，審核通過后，為其車輛錄入門禁系統，并發放相應的車輛通行證。車輛通行證分為長期通行證和臨時通行證，長期通行證適用于業主和住戶自有車輛，有效期一般為一年；臨時通行證適用于業主和住戶臨時來訪的車輛，有效期根據實際情況確定，一般不超過[X]天。-業主和住戶應將車輛通行證放置在車輛明顯位置，以便門禁系統識別。同時，應妥善保管車輛通行證，如有丟失或損壞，應及時到物業公司補辦。2.車輛通行管理-小區車輛出入口實行智能化管理，業主和住戶的車輛通過門禁系統自動識別后可快速通行。對于未登記的車輛，門禁系統將不予放行，車輛需在出入口等待門禁管理人員進行人工核實。-外來車輛進入小區時，應在出入口向門禁管理人員說明來意，經核實并登記相關信息后，領取臨時車輛通行證，按照規定的路線和時間在小區內行駛和停放。臨時車輛通行證的收費標準按照小區相關規定執行。-車輛在小區內行駛時，應遵守交通規則，限速行駛，不得鳴笛擾民。同時，應按照規定的停車位停放車輛，不得占用消防通道、應急車道或其他公共區域。3.地下車庫管理-地下車庫實行封閉式管理，只有持有相應權限的車輛才能進入。業主和住戶的車輛通過門禁系統自動識別后可進入地下車庫，外來車輛如需進入地下車庫，需經業主同意并在門禁管理人員的引導下進入。-地下車庫內設置有明確的停車位標識和行車指示標志，車主應按照標識規范停車和行駛。物業公司應定期對地下車庫進行巡查，確保車庫內的設施設備正常運行，環境整潔衛生。-嚴禁在地下車庫內進行洗車、修車、加油等行為，嚴禁存放易燃易爆等危險物品。如發現違規行為，物業公司有權制止并按照相關規定進行處理。六、門禁系統操作規范1.門禁管理人員操作流程-門禁管理人員應嚴格遵守工作時間，按時到崗，做好交接班工作。交接班時，應將上一班的工作情況、設備運行狀況等信息進行詳細交接，并填寫交接班記錄。-在工作期間，門禁管理人員應保持高度警惕，密切關注門禁系統的運行情況和人員、車輛的進出情況。對于異常情況，應及時采取措施進行處理，并向上級報告。-門禁管理人員在為業主、住戶、訪客及外來人員辦理相關手續時，應嚴格按照規定的流程和要求進行操作，確保手續齊全、信息準確。同時，應熱情、禮貌地為服務對象提供幫助，解答疑問。-門禁管理人員應熟練掌握門禁系統的操作技能，能夠正確處理常見的設備故障和系統問題。如遇到無法解決的問題，應及時聯系設備維護人員或相關技術支持人員。2.業主及住戶使用流程-業主和住戶在使用門禁卡時，應將門禁卡貼近讀卡器，待門禁系統識別通過后，即可打開相應的門禁設備。如門禁卡無法正常使用，應及時檢查門禁卡是否損壞或過期，并聯系物業公司進行處理。-業主和住戶如需邀請訪客進入小區，應提前與訪客溝通好，并在門禁管理人員聯系時給予確認。同時，應告知訪客小區的門禁管理規定和進入小區的相關流程。-業主和住戶在車輛進出小區時，應確保車輛通行證放置在明顯位置，以便門禁系統快速識別。如車輛通行證出現問題，應及時與門禁管理人員聯系，按照要求進行處理。3.緊急情況操作流程-在發生緊急情況時，如火災、地震等，門禁管理人員應立即啟動緊急預案，打開所有門禁通道，確保人員和車輛能夠迅速疏散。同時，應通過廣播、喊話等方式引導業主和住戶有序撤離。-對于門禁系統出現故障導致無法正常通行的情況，門禁管理人員應及時采取應急措施，如手動開啟門禁設備、設置臨時通行通道等，確保人員和車輛能夠正常進出。同時，迅速通知設備維護人員進行維修。-在緊急情況處理完畢后，門禁管理人員應及時恢復門禁系統的正常運行，并對事件進行詳細記錄，向上級匯報處理情況。七、監督與考核1.內部監督機制-物業公司建立內部監督機制，對門禁系統管理工作進行定期檢查和不定期抽查。檢查內容包括門禁設備的運行狀況、人員的操作規范、信息登記的準確性等方面。-設立專門的監督小組，負責對門禁系統管理工作進行監督和指導。監督小組應定期召開會議，分析和總結門禁系統管理工作中存在的問題，并提出改進措施和建議。-加強對門禁管理人員的日常監督，通過現場檢查、視頻監控等方式，及時發現和糾正門禁管理人員的違規行為。對于違反門禁系統管理規定的行為，應按照公司相關制度進行嚴肅處理。2.業主監督與投訴處理-物業公司應主動接受業主的監督，定期向業主公布門禁系統管理工作的相關情況，包括設備維護、人員管理、通行情況等。同時，設立業主意見箱和投訴電話，方便業主對門禁系統管理工作提出意見和建議。-對于業主的投訴和建議，物業公司應高度重視，及時進行調查和處理。在接到業主投訴后，應在[X]個工作日內與業主取得聯系，了解具體情況，并將處理結果反饋給業主。對于業主提出的合理建議，應積極采納，不斷改進門禁系統管理工作。3.考核與獎懲制度-建立門禁系統管理工作考核制度，對門禁管理人員和相關部門的工作進行量化考核。考核指標包括設備完好率、人員操作規范率、信息登記準確率、業主滿意度等方面。-根據考核結果，對表現優秀的門禁管理人員和相關部門進行表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、給予物質獎勵等。對于考核不達標或出現嚴重失誤的人員和部門，應進行批評教育、扣發績效獎金等處罰。-將門禁系統管理工作考核結果與員工的晉升、調薪等掛鉤，充分調動員工的工作積極性和主動性，提高門禁系統