學校物資組管理制度一、總則（一）目的為了加強學校物資組的管理，規范物資采購、存儲、使用等流程，提高物資使用效率，保障學校教學、科研及日常工作的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校物資組全體成員，包括物資采購人員、倉庫管理人員以及相關審批人員等，同時適用于學校各類物資的采購、存儲、發放及使用等環節。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購、管理等活動必須遵守國家法律法規及學校的相關規定。2.效益原則：以滿足學校實際需求為前提，合理控制物資采購成本，提高物資使用效益。3.規范流程原則：建立標準化的物資采購、存儲、發放流程，確保各項工作有序進行。4.責任明確原則：明確物資組各崗位人員的職責，做到責任到人，獎懲分明。二、物資采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應根據教學、科研及日常工作需要，提前填寫物資采購申請表，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.物資組定期收集各部門的采購申請表，進行匯總分析，結合學校庫存情況，制定物資采購計劃。采購計劃應包括采購物資的種類、數量、預算等內容。（二）供應商選擇與管理1.建立供應商信息庫，通過多種渠道收集供應商資料，包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面。2.對供應商進行評估和篩選，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商作為合作伙伴。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。4.定期對供應商進行考核，根據考核結果決定是否繼續合作或調整合作方式。考核內容包括產品質量、交貨期、售后服務等方面。（三）采購流程1.采購人員根據采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單，明確采購物資的詳細信息。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單，并按照約定的時間、地點和方式將物資送達學校。3.采購人員負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。4.物資到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理人員進行驗收。（四）采購審批1.對于金額較小的物資采購，由物資組負責人審批。2.對于金額較大的物資采購（具體金額標準由學校另行規定），需提交學校相關領導審批。審批流程包括采購申請部門負責人簽字、物資組審核、財務部門審核、學校領導審批等環節。三、物資驗收管理（一）驗收人員職責1.倉庫管理人員負責物資的驗收工作，應具備一定的物資專業知識和驗收技能。2.驗收人員應嚴格按照采購合同及相關標準對物資進行驗收，確保物資的數量、質量、規格型號等符合要求。（二）驗收流程1.物資到貨后，倉庫管理人員應及時組織驗收。驗收時，應核對物資的名稱、規格型號、數量、外觀等是否與采購訂單一致。2.對物資的質量進行檢驗，可采用抽檢、全檢等方式。對于重要物資或技術要求較高的物資，應邀請相關專業人員進行檢驗。3.驗收合格的物資，倉庫管理人員應填寫物資驗收單，注明物資名稱、規格型號、數量、驗收情況等信息，并簽字確認。4.驗收不合格的物資，倉庫管理人員應及時通知采購人員與供應商聯系，辦理退換貨等手續。（三）驗收記錄1.倉庫管理人員應建立物資驗收記錄檔案，詳細記錄每次物資驗收的情況，包括驗收時間、物資名稱、規格型號、數量、供應商、驗收結果等信息。2.驗收記錄檔案應妥善保管，以備查閱。四、物資存儲管理（一）倉庫規劃1.根據學校物資的種類、性質、用途等，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如辦公用品區、教學用品區、實驗器材區等。2.倉庫應保持整潔、通風、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）物資入庫1.驗收合格的物資，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，按照規劃的存儲區域進行存放。2.物資入庫時，應填寫物資入庫單，注明物資名稱、規格型號、數量、入庫時間、存放位置等信息，并簽字確認。3.倉庫管理人員應根據物資入庫單，及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確無誤。（三）物資存儲1.物資應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于有特殊存儲要求的物資，應按照規定進行存儲。2.倉庫管理人員應定期對物資進行盤點，檢查物資的數量、質量、存儲狀況等，確保物資安全。3.對于易損、易變質的物資，應定期進行檢查，及時處理過期、損壞的物資。（四）物資出庫1.各部門因工作需要領用物資時，應填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準。2.倉庫管理人員根據物資領用申請表，核實庫存情況，如庫存充足，應及時辦理出庫手續，發放物資。3.物資出庫時，應填寫物資出庫單，注明物資名稱、規格型號、數量、領用部門、領用時間等信息，并簽字確認。4.倉庫管理人員應根據物資出庫單，及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確無誤。五、物資使用管理（一）使用部門職責1.各使用部門應合理使用物資，提高物資使用效率，避免浪費。2.負責本部門物資的日常管理，定期對物資使用情況進行盤點和清理。3.如發現物資損壞或丟失，應及時查明原因，并按照規定進行處理。（二）使用規范1.物資使用人員應嚴格按照操作規程使用物資，確保物資的正常運行和使用壽命。2.對于貴重物資或大型設備，應指定專人負責使用和管理，使用人員應經過專業培訓，熟悉操作規程。3.物資使用過程中，如發現異常情況，應及時停止使用，并報告相關部門進行處理。六、物資盤點管理（一）盤點計劃1.物資組定期制定物資盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等安排。2.盤點計劃應提前通知各相關部門，以便做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃，對倉庫及各部門的物資進行逐一清點。2.盤點過程中，應認真核對物資的名稱、規格型號、數量、存放位置等信息，確保賬實相符。3.對于盤點中發現的差異，應及時查明原因，并填寫物資盤點差異表。（三）盤點結果處理1.根據物資盤點差異表，分析差異原因，提出處理意見。2.對于盤盈的物資，應及時調整庫存臺賬，并查明原因，進行相應處理。3.對于盤虧的物資，應根據不同情況進行處理。屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任，并要求其賠償損失。七、物資報廢管理（一）報廢申請1.各部門發現物資已無法正常使用或已達到報廢年限，應填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、購置時間、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字批準。2.物資報廢申請表應提交物資組審核。（二）報廢鑒定1.物資組收到報廢申請后，組織相關專業人員對報廢物資進行鑒定，確認是否符合報廢條件。2.對于價值較高或涉及重要資產的報廢物資，可邀請外部專業機構進行鑒定。（三）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的物資，物資組應填寫物資報廢審批表，提交學校相關領導審批。2.審批通過后，方可進行報廢處理。（四）報廢處理1.報廢物資由物資組統一處理，可采用變賣、捐贈、回收等方式。2.報廢物資處理過程中，應做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理價格等信息。3.處理報廢物資的收入應及時上繳學校財務部門。八、物資信息化管理（一）物資管理系統建設1.建立學校物資管理信息系統，實現物資采購、驗收、存儲、發放、盤點、報廢等環節的信息化管理。2.物資管理系統應具備物資信息錄入、查詢、統計、報表生成等功能，方便物資組及各部門進行管理和決策。（二）數據維護1.物資組指定專人負責物資管理系統的數據維護工作，確保數據的及時、準確、完整。2.定期對物資管理系統的數據進行備份，防止數據丟失。（三）信息共享1.物資管理系統應與學校其他相關系統進行對接，實現信息共享。2.各部門可通過物資管理系統查詢物資庫存情況、采購進度等信息，提高工作效率。九、監督與考核（一）監督機制1.學校設立物資管理監督小組，定期對物資組的工作進行監督檢查。2.監督小組應檢查物資采購、驗收、存儲、使用等環節的工作是否符合本制度及相關規定，發現問題及時提出整改意見。（二）考核辦法1.制定物資組人員考核辦法，對物資組人員