教體局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強教體局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學、行政管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教體局機關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指教體局在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。教體局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導監(jiān)督。2.真實性原則。檔案應如實反映教體局各項工作的歷史原貌，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則。全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立以教體局局長為組長，分管副局長為副組長，各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組。其職責是：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.審定檔案管理工作規(guī)劃、計劃和規(guī)章制度。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。4.監(jiān)督檢查檔案管理工作的開展情況。（二）局辦公室局辦公室作為教體局檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理工作，其職責如下：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案安全。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。6.負責檔案信息的開發(fā)利用，為教體局各項工作提供檔案資料支持和服務。7.對各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（三）各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校1.各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校應明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件材料進行收集、整理，定期移交局辦公室歸檔。3.配合局辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，確保檔案的合理使用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與教體局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.教體局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.教體局召開的重要會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。4.教體局開展的各類教育教學活動、科研項目、師資培訓等工作中形成的文件材料。5.教體局人事管理工作中形成的干部任免、考核、獎懲、工資福利等文件材料。6.教體局財務管理工作中形成的預算、決算、財務報表、審計報告等文件材料。7.教體局固定資產(chǎn)管理工作中形成的資產(chǎn)登記、清查、處置等文件材料。8.教體局下屬學校報送的各類文件材料，包括學校工作計劃、總結(jié)、教學成果、師資隊伍建設等方面的材料。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應定期將收集的文件材料移交局辦公室，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育業(yè)務類、人事管理類、財務管理類、固定資產(chǎn)管理類等類別。2.編號。對每一類檔案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，確保檔案信息準確、完整。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進行裝訂，拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。5.裝盒。將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的房間，面積應滿足檔案存放的需要。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應符合國家標準，便于檔案的存放和管理。3.庫房應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如滅火器、防盜門窗、除濕機、防蟲藥、擋鼠板等，確保檔案安全。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、編號順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找和利用。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應分開存放，并有明顯標識。3.對電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，異地存放。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.嚴格控制庫房溫度和濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，濕度應保持在45%60%之間。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務科室人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映教體局的主要職能活動，是否具有歷史查考價值。2.檔案的保存期限是否符合國家有關(guān)規(guī)定。3.檔案的密級是否準確，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保存價值和保管期限。2.分析比較法。對同類檔案進行分析比較，判斷其保存價值和保管期限的異同。3.專家咨詢法。對于一些專業(yè)性較強的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見，確定其保存價值和保管期限。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，報檔案管理領(lǐng)導小組審批。2.檔案銷毀清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，經(jīng)審批后，由檔案管理人員負責組織銷毀。3.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，并在檔案銷毀清單上注明銷毀方式、時間、地點等信息，銷毀人員和監(jiān)銷人員應簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.教體局機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，可在局辦公室查閱。2.外單位因工作需要查閱教體局檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責人批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，報局辦公室審批。2.局辦公室根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務，并指定檔案管理人員負責協(xié)助查閱。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）借閱范圍1.教體局機關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)局辦公室負責人批準后，方可借閱。2.外單位因工作需要借閱教體局檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)局辦公室負責人批準，并辦理借閱手續(xù)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，報局辦公室審批。2.局辦公室根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱人等信息，并收取一定的押金。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員借閱檔案期間，應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確認無誤后，退還押金，并在檔案借閱登記表上注明歸還日期。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理人員應定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，及時報送局辦公室負責人和檔案管理領(lǐng)導小組。3.局辦公室應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）檔案移交1.教體局各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學校應按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案移交局辦公室歸檔。2.檔案移交時，移交單位應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，雙方簽字確認。3.局辦公室應認真核對移交檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案移交工作的順利進行。4.對移交的檔案，局辦公室應及時進行整理、編目、上架等管理工作。八、檔案信息化建設（一）建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）建設內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。3.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔