教育局文件管理制度一、總則（一）目的為加強教育局文件管理，確保文件的規范流轉、妥善保管和有效利用，提高工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機關各科室、直屬單位以及下屬學校在工作中所涉及的各類文件管理。（三）文件管理原則1.統一管理原則：教育局辦公室負責對全局文件進行統一收發、登記、編號、歸檔和保管。2.及時高效原則：文件的傳遞、處理要及時，確保各項工作的順利開展。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保文件信息不泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.上級來文：包括黨中央、國務院、教育部及上級黨委、政府等部門下發的文件。2.本局發文：教育局制發的各類文件，如通知、決定、意見等。3.平行文：與其他單位或部門之間往來的文件，如函等。4.下屬學校文件：下屬學校上報的文件及學校自行制發的文件。（二）文件編號1.上級來文編號：按照上級部門的編號進行登記。2.本局發文編號：采用“年份+發文順序號”的方式。例如，2023年第1號文件編號為“教[2023]1號”。3.平行文編號：由辦公室根據發文順序統一編號。4.下屬學校文件編號：由學校自行編號，并報教育局備案。三、文件收發（一）收文1.辦公室專人負責接收文件，對收到的文件進行認真清點、核對，檢查文件的完整性和密封性。2.填寫《文件收文登記表》，詳細記錄文件的來文單位、文號、標題、日期、份數等信息。3.對于緊急文件，要立即送辦公室主任批閱，并按照批示及時處理。4.一般文件在收文后一個工作日內送辦公室主任批閱，辦公室主任根據文件內容和工作分工，及時批轉給相關科室或人員辦理。（二）發文1.各科室、直屬單位及下屬學校需發文時，應填寫《文件發文稿紙》，詳細注明文件標題、主送單位、抄送單位、正文內容、擬稿人、審核人、簽發人等信息。2.擬稿人負責文件的起草，確保文件內容準確、規范、簡潔。3.科室負責人對文件進行審核，重點審核文件內容的合法性、準確性、可行性以及格式的規范性。4.辦公室對文件進行核稿，主要審核文件的文字表述、格式排版、發文范圍等是否符合要求。5.經審核無誤后，文件送分管領導簽發。重要文件需經主要領導簽發。6.辦公室根據領導簽發意見，對文件進行編號、排版、印刷，并加蓋教育局公章。7.文件印刷完成后，由專人負責登記、分發。對于機要文件，要嚴格按照機要文件傳遞程序進行處理。四、文件傳閱（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。一般分為局領導傳閱、科室負責人傳閱、相關人員傳閱等。（二）傳閱方式1.辦公室將文件放置在專門的文件傳閱夾內，按照確定的傳閱范圍依次傳遞。2.傳閱人在收到文件后，應在《文件傳閱登記表》上簽字，并注明傳閱日期。3.傳閱人應抓緊時間閱讀文件，不得積壓，閱畢后及時將文件退回辦公室。（三）傳閱跟蹤辦公室要對文件傳閱情況進行跟蹤檢查，及時提醒傳閱人閱讀文件，確保文件傳閱的時效性。對于傳閱時間較長的文件，要及時了解原因，采取相應措施。五、文件辦理（一）承辦1.承辦科室或人員收到批轉的文件后，要按照文件要求和領導批示，認真組織辦理。2.辦理過程中要明確責任，落實到人，確保辦理工作按時、高質量完成。3.對于涉及多個科室的文件，主辦科室要主動與協辦科室溝通協調，共同做好辦理工作。（二）催辦1.辦公室對承辦科室或人員的文件辦理情況進行催辦，定期了解辦理進度。2.對于重要文件或緊急文件，要重點催辦，確保辦理工作不延誤。3.承辦科室或人員要及時向辦公室反饋文件辦理情況，對于辦理過程中遇到的問題要及時請示匯報。（三）辦結反饋1.承辦科室或人員完成文件辦理后，要及時將辦理結果以書面形式反饋給辦公室。2.反饋內容要包括文件辦理情況、取得的成效、存在的問題及下一步工作建議等。3.辦公室對辦理結果進行審核，對于不符合要求的，要退回承辦科室或人員重新辦理。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.上級來文：包括具有保存價值的各類文件、資料。2.本局發文：本局制發的各類正式文件、重要會議文件、工作計劃、總結等。3.平行文：與其他單位或部門往來的重要文件。4.下屬學校上報的重要文件及學校自行制發的具有代表性的文件。（二）歸檔時間1.當年形成的文件，在次年上半年完成歸檔。2.對于一些時效性較強的文件，應在辦理完畢后及時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，編制歸檔目錄。3.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行歸檔，電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行定期備份。七、文件保管（一）保管方式1.設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。2.文件按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管：涉及本局重要決策、政策法規、歷史資料等具有長期保存價值的文件。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。一般性文件、業務文件等根據實際情況確定保管期限。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.清查過程中發現檔案丟失、損壞等情況，要及時查明原因，采取相應措施進行處理。八、文件查閱與借閱（一）查閱1.本局工作人員因工作需要查閱文件，可到文件檔案室查閱。查閱前應填寫《文件查閱登記表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱時間、查閱人等信息。2.查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復印文件，應經辦公室主任批準。3.查閱機密文件，應嚴格遵守保密規定，履行審批手續，查閱后及時歸還。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱本局文件，須持單位介紹信，經教育局辦公室主任批準后，方可辦理借閱手續。2.填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。3.借閱期限一般不超過一周，如需延長借閱時間，應辦理續借手續。4.借閱人員要妥善保管借閱的文件，不得轉借、復印、摘錄文件內容，不得擅自擴大借閱范圍。歸還時要認真檢查文件的完整性，如有損壞或丟失，要照價賠償。九、文件保密（一）保密措施1.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識。2.文件檔案室要安裝必要的保密設施，如門禁系統、監控設備等。3.對涉及國家機密、工作秘密的文件，要嚴格按照保密規定進行管理，限定知悉范圍。（二）保密責任1.文件管理人員要嚴格遵守保密