機關辦公室管理制度一、總則（一）目的為規范機關辦公室工作秩序，提高工作效率和服務質量，確保各項工作順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機關辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規和公司各項規章制度。2.堅持高效、務實、嚴謹的工作作風。3.強化服務意識，為公司各部門提供優質、高效的服務。二、崗位職責（一）辦公室主任職責1.全面負責辦公室的日常管理工作，制定工作計劃并組織實施。2.協調辦公室與其他部門之間的工作關系，確保各項工作有序進行。3.審核辦公室各類文件、報告等材料，保證文件質量。4.負責辦公室人員的工作安排、考核和培訓等工作。5.參與公司重要會議的組織和安排，做好會議記錄和紀要整理。6.負責公司重要接待工作的組織和協調。7.完成公司領導交辦的其他工作任務。（二）文秘崗位職責1.負責公司各類文件的起草、審核、印發和歸檔工作。2.做好公司文件資料的收集、整理、保管和查閱服務工作。3.協助辦公室主任組織會議，做好會議通知、材料準備、記錄等工作，并及時整理會議紀要。4.負責公司對外發文的登記、編號、傳遞等工作，確保文件及時準確傳達。5.參與公司重要文稿的撰寫和修改工作，提高文稿質量。6.完成領導交辦的其他文字材料工作。（三）行政事務崗位職責1.負責公司辦公用品、設備的采購、管理和發放工作，確保辦公物資的正常供應。2.做好公司辦公區域的環境衛生管理工作，定期組織清潔和檢查。3.負責公司車輛的調度、使用管理和維護保養工作，確保車輛安全運行。4.辦理公司員工的考勤記錄和請假手續，統計員工出勤情況。5.負責公司各類證照的辦理、年檢和保管工作。6.協助做好公司的安全保衛工作，制定安全制度并組織實施。7.完成領導交辦的其他行政事務性工作。（四）檔案管理崗位職責1.制定和完善公司檔案管理制度，規范檔案管理工作流程。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號和裝訂工作。3.建立健全檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失。5.按照規定做好檔案的借閱、歸還登記工作，確保檔案借閱手續齊全。6.負責檔案的鑒定和銷毀工作，對過期、無用檔案進行清理。7.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。（五）信息管理崗位職責1.負責公司內部信息系統的維護和管理，確保系統正常運行。2.收集、整理和分析公司內外部信息，為領導決策提供參考依據。3.負責公司網站、微信公眾號等新媒體平臺的信息發布和維護工作，及時更新公司動態。4.協助做好公司信息化建設相關工作，參與制定信息化發展規劃。5.負責公司辦公自動化設備的日常維護和技術支持，解決設備使用過程中的問題。6.完成領導交辦的其他信息管理工作任務。三、工作流程與規范（一）文件管理流程1.文件起草各部門根據工作需要起草文件，文件內容應符合國家法律法規和公司政策要求，語言規范、邏輯清晰。起草完成后，由部門負責人審核簽字，確保文件質量。2.文件審核文件初稿提交辦公室后，文秘崗位人員進行格式審核和文字校對。對于重要文件，辦公室主任組織相關人員進行內容審核，提出修改意見，起草部門根據意見進行修改完善。3.文件印發審核通過的文件，由文秘崗位人員進行編號、排版，報辦公室主任簽發。辦公室按照簽發意見進行印發，確保文件及時、準確發放到相關部門和人員手中。4.文件歸檔文件印發后，文秘崗位人員及時將文件原件及電子文檔進行整理歸檔，按照檔案管理要求分類存放，便于查閱和保管。（二）會議組織流程1.會議籌備辦公室根據公司領導指示或工作需要，確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。文秘崗位人員負責起草會議通知，明確會議議程、要求等內容，經辦公室主任審核后發送給參會人員。提前做好會議場地布置、設備調試、資料準備等工作，確保會議順利進行。2.會議記錄安排專人負責會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應準確、完整，字跡清晰，會后及時整理會議紀要。3.會議紀要整理文秘崗位人員根據會議記錄，在規定時間內完成會議紀要的整理工作。會議紀要應突出重點，條理清晰，明確決議事項、責任部門和完成時間，經辦公室主任審核后發送給參會人員和相關部門。4.會議跟蹤與落實辦公室負責對會議決議事項的執行情況進行跟蹤檢查，及時向公司領導匯報。對于未按時完成的決議事項，督促責任部門說明原因，并采取措施確保工作落實到位。（三）辦公用品管理流程1.需求申報各部門根據工作需要，每月[具體時間]前填寫辦公用品需求申請表，詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、數量等信息，經部門負責人簽字后提交辦公室。2.采購審批辦公室行政事務崗位人員對各部門的需求申請表進行匯總整理，結合庫存情況進行審核。對于金額較大或特殊辦公用品的采購，報辦公室主任審批后實施。3.采購執行根據審批后的采購計劃，行政事務崗位人員通過招標、詢價等方式選擇合格供應商進行采購。采購過程中要嚴格把控質量，確保所購辦公用品符合要求。4.入庫管理辦公用品到貨后，行政事務崗位人員負責組織驗收，核對數量、規格、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續，填寫入庫單，將辦公用品分類存放于倉庫。5.發放管理各部門根據實際需要，填寫辦公用品領用單，經部門負責人簽字后到倉庫領取。行政事務崗位人員按照領用單發放辦公用品，并做好登記工作，定期盤點庫存，確保賬物相符。（四）車輛使用管理流程1.用車申請公司員工因工作需要用車，需提前[具體時間]填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人簽字后提交辦公室。2.車輛調度辦公室行政事務崗位人員根據用車申請情況，結合車輛使用狀況和駕駛員安排，進行車輛調度。優先保障公司重要公務和緊急任務用車，合理安排其他用車需求。3.出車通知確定用車安排后，行政事務崗位人員及時通知駕駛員出車，并告知用車人員相關注意事項。4.車輛使用駕駛員接到出車通知后，提前做好車輛檢查和清潔工作，按時到達指定地點接送用車人員。行車過程中要嚴格遵守交通規則，確保行車安全，不得擅自改變行車路線或延長用車時間。5.車輛歸還用車結束后，駕駛員將車輛開回公司，停放在指定位置，并做好車輛清潔和檢查工作。填寫車輛使用登記表，記錄車輛行駛里程、油耗等信息。（五）檔案管理流程1.檔案收集各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、報表等檔案材料，應定期整理后移交辦公室檔案管理崗位人員。檔案管理崗位人員對移交的檔案材料進行初步審核，確保檔案材料齊全、完整。2.檔案整理按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂。編制檔案目錄，建立檔案檢索系統，方便檔案查詢和利用。3.檔案保管檔案管理崗位人員將整理好的檔案存放于專門的檔案庫房，確保檔案安全保管。定期對檔案庫房進行檢查，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，防止檔案損壞、丟失。4.檔案借閱因工作需要借閱檔案的人員，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息，經部門負責人和辦公室主任審批后到檔案管理崗位辦理借閱手續。檔案管理崗位人員按照審批意見提供檔案，并做好借閱登記工作，要求借閱人員按時歸還檔案。5.檔案鑒定與銷毀檔案管理崗位人員定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經辦公室主任審核、公司領導批準后進行銷毀。檔案銷毀過程要有專人監督，確保檔案銷毀徹底，并做好銷毀記錄。四、工作紀律與行為規范（一）考勤紀律1.全體工作人員應嚴格遵守公司考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請假，應提前按照規定填寫請假申請表，經批準后方可離開工作崗位。請假期間要保持通訊暢通，以便及時處理工作事務。3.辦公室行政事務崗位人員負責做好考勤記錄，每月定期統計員工出勤情況，并進行公示。（二）工作態度1.樹立積極主動的工作態度，認真履行崗位職責，按時、高質量完成工作任務。2.對待工作要嚴謹細致，注重細節，避免因粗心大意導致工作失誤。3.保持良好的團隊合作精神，相互支持、相互配合，共同完成各項工作任務。（三）保密規定1.嚴格遵守公司保密制度，保守公司商業秘密、技術秘密和其他敏感信息。2.對于涉及公司機密的文件、資料、數據等，要妥善保管，不得隨意泄露、傳播。3.在使用辦公設備和網絡時，要遵守相關安全規定，防止信息泄露。（四）廉潔自律1.嚴格遵守廉潔自律各項規定，不得利用職務之便謀取私利。2.嚴禁接受供應商、客戶等的賄賂、宴請和禮品。3.在工作中要堅持公正、公平、公開的原則，不得偏袒任何一方。五、考核與獎懲（一）考核方式1.辦公室定期對工作人員的工作表現進行考核，考核方式包括日常考核和年度考核。2.日?？己酥饕鶕ぷ魅藛T的日常工作任務完成情況、工作紀律遵守情況等進行評價。3.年度考核在日?？己说幕A上，結合個人年度工作總結進行綜合評價。（二）考核內容1.工作業績：包括工作任務完成的數量、質量、效率等方面。2.工作能力：如業務知識水平、溝通協調能力、問題解決能力等。3.工作態度：主要考核工作責任心、敬業精神、團隊合作意識等。