機物料申報管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司機物料的申報管理，確保機物料的合理采購與使用，提高公司資源利用效率，降低運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、車間、班組等涉及機物料使用的所有單位和個人。（三）基本原則1.按需申報原則：各部門應根據(jù)實際工作需要，如實申報機物料，嚴禁虛報、多報。2.預算控制原則：機物料申報應納入部門預算管理，嚴格控制在預算范圍內(nèi)。3.審批規(guī)范原則：申報流程應嚴格按照規(guī)定的審批程序進行，確保審批環(huán)節(jié)嚴謹、公正。4.節(jié)約高效原則：鼓勵各部門在保證工作正常開展的前提下，合理節(jié)約使用機物料，提高資源利用效率。二、機物料分類與編碼（一）機物料分類1.生產(chǎn)用機物料：包括生產(chǎn)設(shè)備所需的各類零部件、原材料、輔助材料、潤滑油、冷卻液等。2.辦公用機物料：如辦公桌椅、電腦設(shè)備、打印機、復印機、辦公文具、紙張等。3.維修用機物料：用于設(shè)備維修、保養(yǎng)的工具、配件、耗材等。4.其他機物料：不屬于以上分類的其他與生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的機物料。（二）機物料編碼1.公司建立統(tǒng)一的機物料編碼體系，對每一種機物料賦予唯一的編碼。2.編碼規(guī)則應簡潔明了，便于識別和管理。編碼應包含類別、規(guī)格、型號等信息，具體編碼規(guī)則由公司物資管理部門制定并發(fā)布。三、申報流程（一）申報準備1.各部門指定專人負責機物料申報工作，熟悉本部門機物料需求情況。2.申報人員應根據(jù)工作安排和設(shè)備運行狀況，提前預估機物料的使用量和需求時間。3.對于常用機物料，應建立庫存臺賬，實時掌握庫存數(shù)量，避免重復申報。（二）申報填寫1.申報人員應使用公司統(tǒng)一的機物料申報表單，詳細填寫申報信息。2.申報表單應包括機物料編碼、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途說明、申報部門、申報人等內(nèi)容。3.用途說明應清晰準確，能夠反映機物料的具體使用場景和目的。（三）部門初審1.申報部門負責人對申報信息進行初審，重點審核申報的必要性、合理性和準確性。2.對于不符合要求的申報，部門負責人應及時與申報人員溝通，要求其補充或修改申報信息。3.初審通過后，部門負責人在申報表單上簽字確認，并提交至上級審批部門。（四）審批環(huán)節(jié)1.一般機物料申報：金額較小（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定）的機物料申報，由部門負責人審批后即可生效。2.較大金額機物料申報：金額較大的機物料申報，需依次經(jīng)過部門分管領(lǐng)導、財務(wù)部門、物資管理部門、公司分管領(lǐng)導審批。部門分管領(lǐng)導審批重點關(guān)注申報事項是否符合部門工作規(guī)劃和預算安排。財務(wù)部門審批主要審核申報金額是否在預算范圍內(nèi)，以及對公司財務(wù)狀況的影響。物資管理部門審批側(cè)重于機物料庫存情況、采購渠道合理性等方面。公司分管領(lǐng)導進行最終審批，綜合考慮各方面因素，做出審批決定。（五）申報執(zhí)行1.經(jīng)審批通過的機物料申報，由物資管理部門負責組織采購。2.物資管理部門應根據(jù)申報需求，及時聯(lián)系供應商，按照公司采購流程進行采購操作。3.采購過程中應嚴格控制采購成本，確保采購的機物料質(zhì)量符合要求。（六）驗收與入庫1.機物料到貨后，物資管理部門應組織相關(guān)人員進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括機物料的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等是否與申報和采購合同一致。3.驗收合格的機物料辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，登記庫存臺賬；驗收不合格的機物料，應及時與供應商溝通退換貨事宜。四、預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門年度工作計劃和實際工作需求，編制機物料年度預算。2.機物料預算應明確各類機物料的采購數(shù)量、金額、采購時間等信息。3.預算編制應充分考慮歷史數(shù)據(jù)、設(shè)備運行狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等因素，確保預算的科學性和合理性。（二）預算審批1.機物料年度預算編制完成后，由部門負責人審核簽字，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對預算的完整性、準確性、合規(guī)性進行審核，并結(jié)合公司整體預算安排，提出審核意見。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的機物料預算，報公司分管領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（三）預算調(diào)整1.在預算執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要調(diào)整機物料預算，由申報部門提出書面申請。2.申請應詳細說明預算調(diào)整的原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整金額等，并提供相關(guān)證明材料。3.預算調(diào)整申請經(jīng)部門負責人、財務(wù)部門、公司分管領(lǐng)導按審批流程審核通過后，方可進行調(diào)整。五、庫存管理（一）庫存盤點1.物資管理部門應定期組織機物料庫存盤點，確保賬實相符。2.盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進行一次全面盤點。3.盤點過程中應詳細記錄機物料的實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息，與庫存臺賬進行核對。（二）庫存預警1.物資管理部門應根據(jù)機物料的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定庫存預警指標。2.當庫存數(shù)量低于預警指標時，物資管理部門應及時通知相關(guān)部門申報采購，避免因庫存短缺影響工作正常開展。（三）庫存積壓處理1.對于長期積壓的機物料，物資管理部門應定期進行清理和分析。2.積壓機物料的處理方式包括內(nèi)部調(diào)劑、降價銷售、報廢處理等，具體處理方式由物資管理部門提出建議，報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門定期對機物料申報管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查申報流程的執(zhí)行情況、預算控制情況、庫存管理情況等。2.物資管理部門應配合審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、通報批評、降職、辭退等。3.對于虛報、多報機物料的行為，除追回多報部分外，對相關(guān)責任人給予嚴肅處理。（三）考核評價1.公司將機物料申報管理工作納入部門績效考核體系，對各部門機物料申報的合理性、準確性、節(jié)約情況等進行考核評價。2.考核結(jié)果與部門績效獎金、員工個人績效掛鉤，激勵各部門和員工做好機物料申報管理工作。七、信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司建立機物料申報管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)機物料申報、審批、采購、庫存管理等業(yè)務(wù)流程的信息化操作。2.信息化系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計分析、報表生成等功能，提高工作效率和管理水平。（二）數(shù)據(jù)維護1.物資管理部門負責機物料申報管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)應用1.各部門申報人員應通過信息化系統(tǒng)進行機物料申報操作，嚴格按照系統(tǒng)流程填寫申報信息。2.審批人員應在信息化系統(tǒng)中及時進行審批操作，提高審批效率。3.物資管理部門應利用信息化系統(tǒng)對機物料采購、庫存等情況進行實時監(jiān)控和管理。八、附則（一）解釋權(quán)本制