機要科文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司機要科文件管理，確保文件的安全、完整、有效，提高文件處理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機要科各類文件的起草、收發、傳遞、歸檔、保管、查閱、銷毀等管理活動。（三）基本原則1.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保文件內容不泄露，維護公司的商業秘密和敏感信息安全。2.準確原則：文件內容應準確無誤，表述清晰，避免歧義，確保文件傳達的信息真實可靠。3.及時原則：文件的處理應及時高效，避免積壓延誤，確保各項工作的順利開展。4.規范原則：文件管理應遵循統一的標準和流程，確保文件格式規范、編號有序、分類清晰。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類行政命令、通知、決定、通報等，用于傳達公司行政決策、工作安排和要求。2.業務文件：涉及公司各項業務活動的文件，如合同協議、業務報告、技術文檔、市場調研資料等。3.財務文件：有關公司財務收支、預算決算、審計報告等方面的文件。4.人事文件：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、晉升、調動、離職等人事管理工作的文件。5.機要文件：涉及公司機密信息、重大決策、戰略規劃等重要且需嚴格保密的文件。（二）文件編號1.編號規則：文件編號采用統一格式，由字母和數字組成。例如：[公司簡稱][年份][文件類別代碼][順序號]。公司簡稱：取公司名稱的首字母縮寫，如“ABC公司”簡稱為“ABC”。年份：文件形成年份的后兩位數字，如2023年編號為“23”。文件類別代碼：根據上述文件分類，分別對應不同的代碼。行政文件為“A”，業務文件為“B”，財務文件為“C”，人事文件為“D”，機要文件為“J”。順序號：按照文件生成的先后順序依次編排，從001開始。2.示例：ABC公司2023年第5號行政文件編號為“ABC23A005”。三、文件起草與審核（一）起草1.責任部門：文件起草由相關職能部門負責，根據工作需要和領導要求確定起草人員。2.起草要求：起草人員應深入了解文件主題相關的業務情況，確保文件內容具有針對性和可操作性。語言表達應簡潔明了、邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結構。按照公司統一的文件格式要求進行起草，包括字體、字號、排版等。（二）審核1.初審：文件起草完成后，先由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內容是否準確反映工作要求、格式是否規范、語言是否通順等。初審通過后，在文件首頁右上角加蓋“初審通過”章，并注明初審日期和初審人姓名。2.會簽：涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應認真審閱文件內容，提出意見和建議，簽署明確的同意或修改意見，并加蓋部門公章。起草部門根據會簽意見對文件進行修改完善。3.終審：初審和會簽通過后的文件，提交公司分管領導進行終審。分管領導對文件的內容、政策依據、格式規范等進行全面審核，簽署終審意見。終審通過后，在文件首頁右上角加蓋“終審通過”章，并注明終審日期和終審人姓名。四、文件收發與傳遞（一）收文1.簽收登記：機要科指定專人負責文件簽收，收到文件后，應立即核對文件數量、名稱、編號等信息，確認無誤后在《文件簽收登記表》上簽字登記。登記表應包括文件編號、來文單位、文件名稱、份數、簽收日期、簽收人等內容。2.文件分發：簽收后的文件，根據文件內容和性質，及時分發給相關領導和部門。對于緊急文件，應優先處理，確保在規定時間內送達相關人員手中。3.文件傳閱：需要傳閱的文件，機要科應按照規定的傳閱范圍和順序進行傳遞。傳閱過程中，傳閱人應在《文件傳閱單》上簽字注明傳閱日期，確保文件傳遞的可追溯性。文件傳閱完畢后，機要科應及時收回文件，檢查文件是否完整無缺。（二）發文1.發文申請：各部門需要發文時，應填寫《發文申請表》，詳細說明發文事由、文件內容、主送單位、抄送單位等信息。申請表經部門負責人簽字后，提交機要科。2.發文審核：機要科收到《發文申請表》后，對發文內容進行審核，重點審核文件是否符合公司政策和規定、格式是否規范、文字表述是否準確等。審核通過后，在申請表上簽署意見，并報公司領導審批。3.文件印制：經領導審批同意發文的，機要科按照文件格式要求進行排版和印制。印制過程中，應嚴格控制文件質量，確保字跡清晰、頁面整潔、格式規范。文件印制完成后，進行校對，校對無誤后加蓋公司公章。4.文件發放：機要科負責將印制好的文件發放給主送單位和抄送單位。發放過程中，應做好發放記錄，記錄文件發放日期、發放單位、文件名稱、份數等信息。（三）文件傳遞1.傳遞方式：文件傳遞應根據文件的緊急程度和保密要求選擇合適的傳遞方式。一般文件可通過公司內部辦公系統、電子郵件等方式傳遞；緊急文件和機要文件應采用專人送達或機要通信等方式傳遞，確保文件安全、及時送達。2.傳遞要求：傳遞文件時，傳遞人員應妥善保管文件，防止文件丟失、損壞或泄露。對于機要文件，傳遞人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自拆閱、復印或傳播文件內容。傳遞完成后，傳遞人員應及時將傳遞情況反饋給機要科。五、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司各類正式文件，包括行政文件、業務文件、財務文件、人事文件、機要文件等。2.文件的草稿、修改稿、審核意見、會簽記錄等相關資料。3.與文件相關的重要會議紀要、匯報材料、調研報告等。（二）歸檔時間1.一般文件應在文件處理完畢后的[X]個工作日內歸檔。2.重要文件和機要文件應隨時形成隨時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整，按照文件編號順序進行整理，確保文件之間的關聯性和系統性。2.歸檔文件應進行分類裝訂，每類文件應編制目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、頁數等信息，便于查找和查閱。3.歸檔文件應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文件應按照公司電子檔案管理規定進行存儲和備份，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（四）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、戰略規劃、歷史記錄、法律糾紛等重要文件，應永久保管。2.長期保管：一般行政文件、業務文件、財務文件、人事文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般性的通知、便函等文件，保管期限為[X]年。（五）保管措施1.機要科應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保文件安全保管。2.文件檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.嚴格限制無關人員進入文件檔案室，確因工作需要進入的，應經機要科負責人批準，并進行登記。4.定期對文件進行清查盤點，確保文件數量準確、存放位置合理、保管狀態良好。如發現文件丟失、損壞或霉變等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：公司內部人員因工作需要查閱文件的，可按照規定的查閱范圍進行查閱。查閱范圍應根據文件的性質和保密要求確定，一般分為公開查閱、內部查閱和機要查閱。2.查閱流程：查閱人應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的編號、名稱、查閱事由等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交機要科。機要科根據查閱范圍進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并在《文件查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱文件名稱、查閱內容等信息。查閱完畢后，查閱人應在登記表上簽字確認，歸還文件。3.查閱要求：查閱人應嚴格遵守文件查閱規定，不得擅自將文件帶出文件檔案室，不得在文件上涂改、標記、損壞或抽取文件內容。如需復印文件，應經機要科負責人批準，并按照規定的復印份數進行復印。復印后的文件應與原件一同歸還機要科。（二）借閱1.借閱范圍：因工作需要借閱文件的，應嚴格控制借閱范圍，一般僅限于公司內部重要崗位人員或因特殊工作需要的外部單位人員。借閱機要文件應經公司分管領導批準。2.借閱流程：借閱人應填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的編號、名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和機要科負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。審批通過后，機要科辦理借閱手續，向借閱人發放《文件借閱證》，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、借閱文件名稱、借閱期限等信息。借閱人應憑《文件借閱證》到文件檔案室領取文件。3.借閱要求：借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還文件。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。如發現文件丟失、損壞或逾期未還等情況，借閱人應承擔相應的責任。七、文件保密與安全（一）保密措施1.機要科工作人員應嚴格遵守國家保密法律法規和公司保密制度，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對涉及公司機密信息的文件，應進行加密存儲和傳輸，并采取專人專管、專柜存放等保密措施。3.在文件處理過程中，應嚴格控制文件的知悉范圍，嚴禁無關人員接觸機密文件。如需傳達機密文件，應采用適當的方式進行，避免在公共場所或非保密環境中討論文件內容。4.定期對機要科工作人員進行保密教育和培訓，提高保密意識和技能，確保保密工作落實到位。（二）安全管理1.文件檔案室應安裝必要的安全防護設備，如監控攝像頭、門禁系統、防盜報警裝置等，確保文件安全。2.加強對文件傳遞過程的安全管理，采用機要通信、專人送達等安全可靠的傳遞方式，防止文件在傳遞過程中丟失、泄露或損壞。3.定期對文件保管情況進行檢查，發現安全隱患及時整改。如發生文件丟失、泄露等安全事故，應立即采取應急措施，并及時報告公司領導和相關部門，配合有關部門進行調查處理。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤、政策調整等原因形成的重復文件、錯誤文件。3.涉及公司機密信息且已不再需要的文件，經公司領導批準后進行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：各部門需要銷毀文件時，應填寫《文件銷毀申請表》，詳細說明銷毀文件的編號、名稱、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人簽字后，提交機要科。2.審核批準：機要科收到《文件銷毀申請表》后，對申請銷毀的文件進行審核，確認文件確實已無保存價值且符合銷毀要求后，報公司分管領導審批。3.銷毀實施：經領導批準后，機要科負責組織文件銷毀工作。銷毀文件應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件內