材料樣板庫管理制度一、總則（一）目的為加強公司材料樣板庫的管理，規范材料樣板的收集、整理、存儲、使用及更新等流程，確保材料樣板能夠準確反映公司產品所需材料的特性、質量標準等信息，為產品設計、生產、質量控制、客戶溝通等提供有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與材料樣板庫相關的部門和人員，包括但不限于研發部門、采購部門、生產部門、質量部門、銷售部門等。（三）基本原則1.準確性原則：材料樣板應真實、準確地反映其所代表材料的各項特性和質量要求。2.完整性原則：涵蓋公司產品所需的各類主要材料樣板，確保無重要材料遺漏。3.規范性原則：材料樣板的管理流程、標識、存儲等應符合統一規范。4.動態更新原則：隨著材料市場變化、產品升級等及時更新材料樣板，保證其時效性。二、材料樣板庫的建立（一）樣板收集1.采購部門根據研發部門提供的材料需求清單，采購具有代表性的材料樣品。在采購過程中，應要求供應商提供材料的詳細規格、型號、生產廠家等信息，并確保所采購的材料樣板符合公司產品的初步要求。將采購回來的材料樣板及時移交至材料樣板庫管理部門，并附上相關的采購憑證和材料信息說明。2.研發部門在產品研發過程中，對新材料、新規格的試用材料進行收集。研發人員應詳細記錄材料的試用情況，包括性能測試數據、與產品設計要求的匹配度等。將試用合格且具有代表性的材料作為樣板提交至材料樣板庫管理部門，并提供相應的研發測試報告和技術說明。3.其他渠道關注行業展會、市場調研等活動，收集可能適用于公司產品的新型材料樣板。對于客戶提供的指定材料或對材料有特殊要求的情況，相關業務部門應及時將客戶提供的材料樣板及要求傳遞給材料樣板庫管理部門。（二）樣板整理1.材料樣板庫管理部門收到采購部門、研發部門及其他渠道提交的材料樣板后，應按照材料的類別、材質、規格等進行分類整理。2.為每個材料樣板建立唯一的標識編號，編號應包含材料類別、規格、版本等關鍵信息，以便于查詢和管理。3.對每個材料樣板進行詳細的信息登記，包括材料名稱、型號、規格、生產廠家、采購日期、來源渠道、適用產品、性能指標、質量標準等，并將相關信息錄入材料樣板庫管理系統。（三）樣板存儲1.存儲環境根據材料的特性，設置專門的存儲區域，確保存儲環境滿足材料樣板的保存要求。例如，對于易受潮的材料，應存儲在干燥通風的環境中；對于對溫度敏感的材料，應控制存儲溫度范圍。存儲區域應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，配備必要的消防設備、除濕設備、防蟲藥劑等。2.存儲方式材料樣板應按照分類整齊擺放，采用合適的存儲容器或貨架進行存放，便于查找和取用。對于一些特殊形狀或較大尺寸的材料樣板，應采取特殊的存儲方式，確保其完整性和穩定性。對存儲的材料樣板應定期進行檢查，查看是否有損壞、變質等情況，如有問題及時處理。三、材料樣板庫的使用（一）內部使用1.研發部門在產品設計階段，研發人員可根據需要從材料樣板庫中選取合適的材料樣板進行參考，對比不同材料的特性，以確定最佳的材料選擇方案。在研發過程中，對新材料進行性能測試時，可使用材料樣板庫中的標準樣板作為對比參照，評估新材料是否滿足產品要求。2.采購部門在采購材料時，采購人員可查閱材料樣板庫中的樣板信息，與供應商提供的材料樣品進行比對，確保所采購的材料符合公司要求。根據材料樣板庫中的材料質量標準和性能指標，制定采購合同中的質量條款，保障采購材料的質量。3.生產部門在生產過程中，操作人員可依據材料樣板庫中的樣板進行材料識別和檢驗，確保投入生產的材料與樣板一致。當生產過程中出現材料質量問題時，可參考材料樣板庫中的樣板進行質量追溯和原因分析，采取相應的糾正措施。4.質量部門質量檢驗人員在進行原材料檢驗、半成品檢驗和成品檢驗時，以材料樣板庫中的樣板作為質量判定的依據，確保產品質量符合標準。對材料樣板庫中的樣板定期進行質量抽檢，驗證其質量穩定性，如有必要及時更新樣板。（二）外部使用1.客戶展示銷售部門在與客戶溝通、產品展示等活動中，可根據客戶需求從材料樣板庫中選取合適的材料樣板向客戶展示，增強客戶對公司產品材料的了解和信任。在向客戶提供產品樣本或宣傳資料時，如有涉及材料介紹的內容，應確保所使用的材料樣板圖片及說明準確無誤，并與實際產品材料相符。2.合作洽談在與供應商、合作伙伴等進行業務合作洽談時，如涉及材料相關內容，可展示材料樣板庫中的樣板，作為溝通交流的實物依據，促進合作的順利開展。（三）使用流程1.申請公司內部各部門如需使用材料樣板庫中的樣板，應填寫《材料樣板使用申請表》，注明使用目的、樣板名稱、規格、數量、預計歸還日期等信息。將申請表提交至材料樣板庫管理部門進行審核。2.審核材料樣板庫管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核。審核要點包括申請部門的使用需求是否合理、樣板的可用性、預計歸還日期是否合理等。對于符合要求的申請，予以批準；對于不符合要求的申請，應及時與申請部門溝通，說明原因并要求其修改申請。3.領取申請部門憑批準后的《材料樣板使用申請表》到材料樣板庫管理部門領取所需的材料樣板。材料樣板庫管理人員應與申請部門人員共同核對樣板的編號、名稱、規格、數量等信息，并做好發放記錄，雙方簽字確認。4.歸還使用完畢后，申請部門應按照約定的歸還日期及時將材料樣板歸還至材料樣板庫管理部門。材料樣板庫管理人員在接收歸還的樣板時，應仔細檢查樣板的完整性和質量狀況，如發現有損壞、丟失等情況，應及時與申請部門溝通并按照相關規定進行處理。對歸還的樣板進行核對無誤后，在發放記錄中注明歸還情況，并更新樣板的使用狀態。四、材料樣板庫的更新（一）更新原因1.材料變更：當材料的規格、型號、生產廠家等發生變更時，需要及時更新材料樣板庫中的樣板，確保樣板能夠準確反映最新的材料信息。2.產品升級：隨著公司產品的升級換代，對材料的性能要求可能發生變化，相應地需要更新材料樣板庫中的樣板以適應新產品的需求。3.質量問題：如果發現材料樣板庫中的樣板存在質量問題或與實際使用材料存在偏差，應及時進行更新，避免對產品設計、生產等造成誤導。4.市場變化：材料市場上出現新的材料品種或現有材料質量水平提升等情況，為了使公司能夠及時了解和掌握新材料信息，需要更新材料樣板庫。（二）更新流程1.信息收集采購部門、研發部門、質量部門等相關部門負責收集材料變更、產品升級、質量問題、市場變化等方面的信息，并及時反饋給材料樣板庫管理部門。信息內容應包括變更的詳細情況、相關的技術文件、測試報告等。2.評估審核材料樣板庫管理部門收到相關信息后，組織對是否需要更新材料樣板進行評估。評估內容包括變更對產品的影響程度、樣板更新的必要性、可行性等。將評估結果提交至公司相關領導進行審核批準。3.樣板更新經批準后，材料樣板庫管理部門按照以下步驟進行樣板更新：對于需要替換的樣板，及時將原樣板從庫中取出，并做好標識和記錄。根據新的材料信息，重新收集、整理、存儲更新后的材料樣板，按照本制度第二章的要求進行編號、登記和存儲。更新材料樣板庫管理系統中的相關信息，確保系統數據與實際樣板一致。4.通知相關部門材料樣板庫管理部門及時將材料樣板庫更新的情況通知公司內部各相關部門，包括研發部門、采購部門、生產部門、質量部門、銷售部門等，以便各部門能夠及時獲取最新的材料樣板信息，調整工作流程和標準。五、材料樣板庫的盤點與清查（一）盤點計劃1.材料樣板庫管理部門應制定年度盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方式等。2.盤點時間應選擇在業務相對清淡的時期，以減少對正常工作的影響。一般每年至少進行一次全面盤點。3.盤點范圍包括材料樣板庫內存儲的所有材料樣板。（二）盤點實施1.初盤由材料樣板庫管理人員按照盤點計劃對材料樣板進行逐一清點，記錄實際數量、規格、狀態等信息。在清點過程中，如發現樣板數量與系統記錄不符、樣板有損壞或丟失等情況，應詳細記錄并注明原因。2.復盤初盤結束后，由材料樣板庫管理部門負責人或指定的其他人員進行復盤。復盤比例應不低于總樣板數量的[X]%。復盤人員對初盤記錄進行核對，檢查初盤結果的準確性。如發現初盤存在問題，應及時與初盤人員溝通并重新清點。3.差異處理對盤點過程中發現的差異，包括數量差異、質量差異等，進行詳細調查和分析。如因記錄錯誤、保管不善等人為原因導致的差異，應追究相關人員的責任，并采取相應的糾正措施，如調整記錄、補充樣板、改進保管方式等。如因材料自然損耗、市場變化等非人為原因導致的差異，應進行合理說明，并根據實際情況對材料樣板庫的管理進行適當調整。（三）清查1.在特殊情況下，如公司內部審計、外部監管檢查等，材料樣板庫管理部門應配合進行材料樣板的清查工作。2.清查工作應按照相關要求全面、深入地檢查材料樣板庫的管理情況，包括樣板的收集、整理、存儲、使用、更新等各個環節。3.對清查過程中發現的問題，應及時整改，并形成清查報告提交給相關部門。六、材料樣板庫的安全與保密（一）安全管理1.材料樣板庫管理部門應加強對存儲區域的安全管理，確保存儲環境符合要求，防止火災、水災、蟲害等事故的發生。2.定期對存儲區域的消防設備、除濕設備、防蟲藥劑等進行檢查和維護，確保其正常運行。3.嚴格限制非授權人員進入材料樣板庫存儲區域，如有特殊情況需要進入，必須經過材料樣板庫管理部門負責人批準，并在專人陪同下進入。4.對材料樣板的搬運、裝卸等操作應小心謹慎，避免造成樣板損壞。（二）保密管理1.材料樣板庫中的樣板信息屬于公司商業機密，涉及公司產品的技術細節、材料特性等重要內容，應嚴格保密。2.材料樣板庫管理部門及相關使用人員應對樣板信息予以保密，不得向無關人員泄露。3.在對外提供材料樣板或相關信息時，必須經過公司相關領導批準，并按照規定的程序和范圍進行