材料采購與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司材料采購行為，加強材料采購管理，確保采購工作的順利進行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，降低采購成本，保證材料質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有材料采購活動，包括原材料、輔助材料、設備配件、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購數(shù)量和時間，避免盲目采購和積壓浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購材料的質(zhì)量符合公司生產(chǎn)經(jīng)營要求，嚴格把控質(zhì)量關，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、談判技巧等，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，在供應商選擇、采購價格確定、合同簽訂等環(huán)節(jié)，杜絕不正當行為。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益，確保采購工作的廉潔性。二、采購流程（一）采購申請1.需求部門提出：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、設備維護計劃、辦公需求等，填寫《材料采購申請表》，詳細注明采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.部門負責人審核：部門負責人對本部門的采購申請進行審核，確認申請的必要性和合理性，簽字后提交至采購部門。3.特殊情況說明：對于緊急采購需求，需求部門應在申請表中注明緊急原因，并提前與采購部門溝通協(xié)調(diào)。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，包括采購材料的規(guī)格、型號是否符合公司要求，采購數(shù)量是否合理等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通調(diào)整。2.財務部門審核：財務部門對采購申請進行財務審核，主要審核采購預算是否在規(guī)定范圍內(nèi)，是否符合公司財務制度等。對于超出預算的采購申請，需經(jīng)相關領導特批。3.領導審批：根據(jù)采購金額大小，按照公司審批權限規(guī)定，分別由部門經(jīng)理、分管領導、總經(jīng)理等進行審批。審批通過后，采購申請方可進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。資質(zhì)審核：對收集到的供應商進行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、稅務登記證等相關證件的查驗，確保供應商具備合法經(jīng)營資格。實地考察：對于重要材料的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務等情況，評估其是否符合公司要求。2.供應商選擇招標采購：對于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的材料采購項目，采用招標方式選擇供應商。采購部門制定招標文件，明確采購要求、評標標準等，邀請符合條件的供應商投標，通過評標確定中標供應商。詢價采購：對于采購金額較小、市場價格相對透明的材料采購項目，采用詢價方式選擇供應商。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇價格合理、信譽良好的供應商。單一來源采購：對于因技術、工藝等原因只能從唯一供應商處采購的材料，或發(fā)生不可預見的緊急情況需要立即采購的材料，經(jīng)公司領導批準后，可采用單一來源采購方式。3.供應商評估與考核定期評估：采購部門定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。動態(tài)管理：對于評估結(jié)果較差的供應商，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應取消其供應商資格。對于優(yōu)秀供應商，可給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會。建立供應商檔案：采購部門為每個供應商建立檔案，記錄其基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容，以便于對供應商進行管理和查詢。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購審批結(jié)果和選定的供應商，起草采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至法務部門和財務部門進行審核。法務部門主要審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險；財務部門主要審核合同付款方式、結(jié)算周期等是否符合公司財務制度。3.合同簽訂：經(jīng)審核無誤后，采購部門與供應商簽訂采購合同。合同簽訂應遵循公司合同管理規(guī)定，由授權代表簽字并加蓋公司公章。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購材料的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.進度跟蹤：采購部門應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行進度，與供應商保持密切溝通，及時了解生產(chǎn)、運輸?shù)惹闆r。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時協(xié)調(diào)解決，確保按時交貨。3.到貨驗收驗收準備：需求部門在收到采購材料到貨通知后，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。驗收標準：驗收人員按照采購合同約定的質(zhì)量標準對采購材料進行驗收，檢查材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗收記錄：驗收合格后，驗收人員應填寫《材料驗收單》，詳細記錄驗收情況。如發(fā)現(xiàn)驗收不合格，應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。（六）付款管理1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和到貨驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證，提交至財務部門。2.財務審核：財務部門對付款申請進行審核，主要審核付款憑證是否齊全、合規(guī)，付款金額是否準確，是否符合公司財務制度和合同約定。3.領導審批：根據(jù)付款金額大小，按照公司審批權限規(guī)定，分別由部門經(jīng)理、分管領導、總經(jīng)理等進行審批。審批通過后，財務部門辦理付款手續(xù)。三、采購風險管理（一）市場風險1.價格波動風險：關注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。對于價格波動較大的材料，可通過簽訂長期合同、套期保值等方式鎖定價格，降低價格波動風險。2.供應短缺風險：建立供應商多元化體系，與多家供應商保持合作關系。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解供應市場情況，提前做好應對供應短缺的預案。（二）質(zhì)量風險1.供應商質(zhì)量風險：加強供應商管理，嚴格審核供應商資質(zhì)和質(zhì)量控制體系。定期對供應商進行評估和考核，對于質(zhì)量不穩(wěn)定的供應商，及時采取措施進行整改或更換。2.驗收風險：完善驗收流程和標準，加強驗收人員培訓，提高驗收水平。對于重要材料，可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢測，確保采購材料質(zhì)量符合要求。（三）合同風險1.合同條款風險：合同起草和審核過程中，應嚴格把關合同條款，確保合同條款明確、具體、合法、合規(guī)。對于合同中的重要條款，如質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等，應進行詳細約定，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的情況。2.合同執(zhí)行風險：加強合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，確保雙方嚴格履行合同約定。如發(fā)現(xiàn)一方違約，應及時采取措施追究其違約責任，維護公司合法權益。（四）廉潔風險1.加強教育：定期組織采購人員開展廉潔自律教育，提高采購人員的廉潔意識和法律意識，使其自覺遵守廉潔自律規(guī)定。2.監(jiān)督檢查：建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購活動的全過程監(jiān)督檢查。對于發(fā)現(xiàn)的廉潔問題，嚴肅查處，絕不姑息遷就。四、采購人員職責與行為規(guī)范（一）采購人員職責1.負責采購材料的市場調(diào)研、供應商開發(fā)與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。2.按照公司采購流程，認真審核采購申請，確保采購需求的合理性和必要性。3.積極尋找優(yōu)質(zhì)供應商，建立和維護良好的供應商合作關系，不斷優(yōu)化采購渠道。4.嚴格控制采購成本，通過談判、招標等方式爭取有利的采購價格和條件。5.跟蹤采購訂單執(zhí)行進度，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。6.負責采購文件的整理、歸檔和保管工作，確保采購資料的完整性和準確性。（二）行為規(guī)范1.遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公。2.保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購信息和供應商信息。3.嚴禁接受供應商的賄賂、回扣、禮品等不正當利益，不得與供應商串通謀取私利。4.工作認真負責，積極主動，按時完成采購任務，不得推諉扯皮。5.加強與內(nèi)部各部門的溝通協(xié)調(diào)，樹立服務意識，及時了解需求部門的意見和建議，不斷改進采購工作。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.紀檢監(jiān)察監(jiān)督：公司紀檢監(jiān)察部門對采購人員的廉潔自律情況進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購過程中的違規(guī)違紀行為。3.部門相互監(jiān)督：采購部門與需求部門、財務部門等相關部門之間應建立相互監(jiān)督機制，加強信息溝通與協(xié)作，共同做好采購管理工作。（二）考核辦法1.考核指標：制定采購人員考核指標體系，包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保證、供應商管理、廉潔自律等方面。2.考核周期：采購人員考核周期為年度考核，每年年初制定年度考核計劃，明確考核內(nèi)容、標準和程序。3.考核結(jié)果應用：根