杭州會(huì)議室管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議及活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及杭州地區(qū)各部門在公司內(nèi)會(huì)議室的使用管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會(huì)議室由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配。2.高效利用原則：充分考慮會(huì)議需求，合理安排會(huì)議室資源，提高使用效率，避免資源浪費(fèi)。3.先申請(qǐng)先使用原則：按照申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室的使用，特殊情況除外。二、會(huì)議室分類及設(shè)施配備（一）會(huì)議室分類1.大型會(huì)議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電子白板等設(shè)備，適用于公司級(jí)會(huì)議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等。2.中型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)等設(shè)備，適用于部門會(huì)議、中型培訓(xùn)、小組討論等。3.小型會(huì)議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)等基本設(shè)備，適用于小型會(huì)議、一對(duì)一溝通等。4.接待室：主要用于接待來(lái)訪客戶，配備沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)等基本設(shè)施。（二）設(shè)施配備1.投影儀：確保圖像清晰、投影效果良好，定期檢查燈泡使用壽命，及時(shí)更換。2.音響系統(tǒng)：保證聲音清晰、無(wú)雜音，音量適中，滿足會(huì)議需求。3.麥克風(fēng)：有線和無(wú)線麥克風(fēng)性能良好，電量充足，確保發(fā)言清晰可聽(tīng)。4.電子白板：書寫流暢，擦除干凈，配套筆、板擦等工具齊全。5.桌椅：擺放整齊，舒適牢固，定期檢查維修，確保使用安全。6.其他：各會(huì)議室根據(jù)實(shí)際需求配備飲水機(jī)、綠植等，保持會(huì)議室環(huán)境整潔。三、會(huì)議室使用申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.使用部門或個(gè)人提前[X]個(gè)工作日填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。2.將申請(qǐng)表提交至行政部門，行政部門根據(jù)會(huì)議室使用情況進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，行政部門在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間和會(huì)議室資源情況進(jìn)行安排，同時(shí)通知申請(qǐng)部門或個(gè)人。4.若申請(qǐng)的會(huì)議室已被占用，行政部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，協(xié)調(diào)更換會(huì)議室或調(diào)整會(huì)議時(shí)間。（二）申請(qǐng)注意事項(xiàng)1.申請(qǐng)人應(yīng)確保填寫的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致會(huì)議室安排沖突或影響會(huì)議進(jìn)行，申請(qǐng)人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.對(duì)于緊急會(huì)議，申請(qǐng)人可在會(huì)議當(dāng)天提前[X]小時(shí)填寫申請(qǐng)表，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況盡量協(xié)調(diào)安排。3.涉及跨部門會(huì)議或重要會(huì)議，需提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加。四、會(huì)議室使用安排（一）優(yōu)先順序1.公司級(jí)會(huì)議優(yōu)先安排，確保公司決策層能夠順利召開(kāi)會(huì)議。2.重要客戶接待活動(dòng)優(yōu)先安排，展示公司良好形象。3.部門日常工作會(huì)議根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排。4.培訓(xùn)、講座等活動(dòng)根據(jù)需求和會(huì)議室資源情況合理安排。（二）使用時(shí)長(zhǎng)1.一般會(huì)議使用時(shí)長(zhǎng)不得超過(guò)申請(qǐng)時(shí)長(zhǎng)，如需延長(zhǎng)，需提前告知行政部門并獲得同意。2.大型會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)的使用時(shí)長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況確定，但應(yīng)盡量避免長(zhǎng)時(shí)間占用會(huì)議室資源。（三）臨時(shí)調(diào)整1.如因特殊情況需要臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室使用安排，使用部門或個(gè)人應(yīng)提前[X]小時(shí)通知行政部門，行政部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。2.臨時(shí)調(diào)整會(huì)議室后，行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)參會(huì)人員新的會(huì)議室地點(diǎn)和時(shí)間。五、會(huì)議室使用規(guī)范（一）使用前準(zhǔn)備1.使用部門或個(gè)人在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如擺放資料、調(diào)試設(shè)備等。2.如需使用電子白板、投影儀等設(shè)備，應(yīng)提前熟悉操作方法，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，將垃圾放入垃圾桶內(nèi)，不得隨意丟棄。（二）使用期間規(guī)范1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。2.會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)接聽(tīng)電話或隨意走動(dòng)，以免影響會(huì)議進(jìn)行。3.使用部門或個(gè)人應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修。4.如需在會(huì)議室內(nèi)使用餐飲，應(yīng)保持桌面清潔，使用完畢后清理干凈，不得在會(huì)議室內(nèi)遺留食物殘?jiān)＃ㄈ┦褂煤笄謇?.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議資料整理帶走，不得遺留在會(huì)議室內(nèi)。2.使用部門或個(gè)人應(yīng)關(guān)閉投影儀、音響系統(tǒng)、電子白板等設(shè)備電源，整理桌椅，清理會(huì)議室垃圾，保持會(huì)議室整潔。3.行政部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查和清理，確保會(huì)議室隨時(shí)可供使用。六、會(huì)議室設(shè)備管理（一）設(shè)備維護(hù)1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)備，行政部門應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔，保持設(shè)備外觀整潔，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。（二）設(shè)備更新1.根據(jù)公司發(fā)展需求和會(huì)議室使用情況，適時(shí)對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代。2.行政部門負(fù)責(zé)設(shè)備更新的申請(qǐng)、采購(gòu)、安裝調(diào)試等工作，確保新設(shè)備能夠正常投入使用。（三）設(shè)備借用1.因工作需要借用會(huì)議室設(shè)備的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向行政部門提交《設(shè)備借用申請(qǐng)表》，注明借用設(shè)備名稱、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.行政部門審核通過(guò)后，辦理設(shè)備借用手續(xù)，并告知借用人員設(shè)備使用注意事項(xiàng)。3.借用人員應(yīng)妥善保管借用設(shè)備，不得轉(zhuǎn)借他人，如發(fā)生損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。七、會(huì)議室安全管理（一）消防安全1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，確保用電安全。3.參會(huì)人員應(yīng)熟悉會(huì)議室的安全出口和疏散通道，遇到緊急情況能夠迅速疏散。（二）人員安全1.會(huì)議室桌椅擺放應(yīng)整齊有序，不得隨意挪動(dòng)，以免影響人員通行和造成安全隱患。2.行政部門定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保會(huì)議室使用安全。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請(qǐng)使用會(huì)議室，擅自占用會(huì)議室。2.超過(guò)申請(qǐng)時(shí)長(zhǎng)使用會(huì)議室，且未提前告知行政部門。3.在會(huì)議室內(nèi)吸煙、使用明火或私拉亂接電線。4.損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，未照價(jià)賠償。5.未遵守會(huì)議紀(jì)律，在會(huì)議室內(nèi)接聽(tīng)電話、隨意走動(dòng)或大聲喧嘩。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對(duì)于多次違