樣品單下發管理制度一、總則（一）目的為了規范公司樣品單的下發流程，確保樣品能夠準確、及時、高效地送達客戶手中，同時加強對樣品使用的管理和成本控制，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣品單下發的部門和人員，包括但不限于銷售部門、市場部門、研發部門、生產部門等。（三）基本原則1.準確性原則：樣品單信息應準確無誤，確保客戶收到符合要求的樣品。2.及時性原則：在規定的時間內完成樣品的準備和下發工作，滿足客戶需求。3.成本控制原則：合理控制樣品成本，避免不必要的浪費。4.責任明確原則：明確各部門和人員在樣品單下發過程中的職責，確保工作順利進行。二、樣品單的申請與審批（一）申請流程1.需求部門填寫申請表：當銷售部門、市場部門或其他需要樣品的部門收到客戶對樣品的需求時，應填寫《樣品單申請表》，詳細說明客戶信息、樣品名稱、規格、數量、用途、預計交付時間等內容。2.部門負責人審核：申請表填寫完成后，由需求部門負責人進行審核，確認信息準確無誤，并簽字批準。3.相關部門會簽（如有需要）：對于一些涉及多個部門的樣品申請，如研發部門提供技術支持、生產部門負責樣品生產等，需相關部門進行會簽，明確各自的職責和協作事項。4.提交至樣品管理部門：經審核和會簽通過后，將申請表提交至公司的樣品管理部門（如專門設立的樣品室或相關職能科室）。（二）審批權限1.一般樣品申請：申請數量較少、價值較低的樣品，由樣品管理部門負責人審批即可。2.重要樣品申請：申請數量較大、價值較高或涉及重要項目的樣品，需提交至公司分管領導審批。3.特殊樣品申請：對于一些特殊規格、特殊要求的樣品申請，可能還需經過公司高層領導審批，具體由樣品管理部門根據實際情況確定。（三）申請時間1.為了保證樣品能夠及時準備和下發，需求部門應提前[X]個工作日提交樣品單申請。2.如遇緊急訂單，需求部門應在盡可能短的時間內提交申請，并說明緊急情況及預計交付時間，以便公司協調相關資源盡快處理。三、樣品的準備與制作（一）樣品管理部門分配任務1.樣品管理部門收到樣品單申請表后，根據樣品的性質和各部門的職責，將準備樣品的任務分配給相應的部門，如研發部門負責樣品的設計和技術支持，生產部門負責樣品的生產和加工等。2.在分配任務時，應明確各部門的工作要求和完成時間節點，確保樣品準備工作有序進行。（二）研發部門工作1.如果需要研發部門提供技術支持或設計新樣品，研發部門應根據客戶需求和相關標準，制定詳細的研發方案和工藝流程。2.在樣品研發過程中，研發人員應做好記錄，包括實驗數據、設計圖紙、技術參數等，以便后續的生產和質量控制參考。3.研發完成后，研發部門應及時提交樣品研發報告，經部門負責人審核簽字后，連同樣品一起交付給生產部門或其他相關部門進行生產制作。（三）生產部門工作1.生產部門接到樣品制作任務后，應根據研發部門提供的研發報告和樣品要求，制定生產計劃，安排生產人員和設備進行樣品生產。2.在生產過程中，生產人員應嚴格按照工藝流程和質量標準進行操作，確保樣品的質量符合要求。3.生產完成后，生產部門應對樣品進行自檢，確認合格后填寫《樣品生產記錄單》，記錄樣品的生產批次、數量、生產時間、質量檢驗情況等信息，并將樣品和記錄單一起提交給質量檢驗部門進行檢驗。（四）質量檢驗部門工作1.質量檢驗部門收到生產部門提交的樣品后，應按照相關質量標準和檢驗規范進行檢驗。2.檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、功能等方面，確保樣品質量符合客戶要求。3.檢驗合格的樣品，質量檢驗部門應出具《樣品檢驗報告》，并在樣品上加蓋合格標識；檢驗不合格的樣品，應及時通知生產部門進行返工或重新制作。四、樣品的標識與包裝（一）樣品標識1.所有樣品都應進行標識，標識內容應包括樣品名稱、規格型號、客戶名稱、樣品編號、生產日期、批次號等信息。2.樣品標識應清晰、準確、牢固，能夠在樣品流轉過程中保持完整，便于識別和追溯。（二）樣品包裝1.根據樣品的性質、特點和運輸要求，選擇合適的包裝材料和包裝方式進行包裝。2.包裝應確保樣品在運輸過程中不受損壞，同時要考慮環保和成本因素。3.在包裝上應標明“小心輕放”、“防潮”、“防震”等警示標識，以提醒運輸和保管人員注意。五、樣品的存儲與保管（一）存儲環境1.設立專門的樣品存儲區域，確保存儲環境符合樣品的要求，如溫度、濕度、通風等條件。2.對于一些特殊樣品，如易受潮、易氧化、易腐蝕的樣品，應采取相應的防護措施，如密封包裝、使用干燥劑、控制存儲溫度等。（二）庫存管理1.樣品管理部門應建立樣品庫存臺賬，詳細記錄樣品的入庫時間、名稱、規格、數量、來源、去向等信息。2.定期對樣品庫存進行盤點，確保賬物相符。如發現庫存差異，應及時查明原因并進行處理。3.對于長期閑置不用或已過保質期的樣品，應及時清理，并按照公司相關規定進行處理，避免占用存儲空間和造成資源浪費。（三）樣品保管責任1.樣品存儲區域應由專人負責管理，管理人員應定期檢查樣品的存儲狀況，確保樣品安全。2.任何人員未經樣品管理部門負責人批準，不得擅自進入樣品存儲區域，不得擅自取用、挪用、損壞樣品。六、樣品的發放與運輸（一）發放流程1.樣品管理部門根據審批通過的樣品單申請表，準備好相應的樣品，并填寫《樣品發放單》，詳細記錄樣品的名稱、規格、數量、發放日期、接收人等信息。2.在發放樣品時，應核對樣品的標識和包裝是否完好，確保發放的樣品與樣品單申請表一致。3.發放完成后，將《樣品發放單》的一聯交給接收人，一聯留存樣品管理部門存檔，一聯交財務部門作為核算依據。（二）運輸方式選擇1.根據客戶的要求和樣品的性質、數量、價值等因素，選擇合適的運輸方式，如快遞、物流、專車配送等。2.在選擇運輸方式時，應綜合考慮運輸成本、運輸時間、運輸安全等因素，確保樣品能夠安全、及時地送達客戶手中。3.如果需要對樣品進行特殊包裝或運輸防護，應提前與運輸公司溝通協調，確保運輸過程中樣品不受損壞。（三）運輸跟蹤與反饋1.在樣品發出后，樣品管理部門應及時跟蹤樣品的運輸狀態，通過快遞單號或物流單號查詢運輸信息，并將運輸情況反饋給需求部門或客戶。2.如果在運輸過程中出現問題，如樣品丟失、損壞、延誤等，樣品管理部門應及時與運輸公司溝通協調，采取相應的措施解決問題，并將處理結果及時反饋給需求部門或客戶。七、樣品單下發過程中的費用管理（一）樣品成本核算1.財務部門應建立樣品成本核算體系，對樣品的原材料成本、研發成本、生產成本、包裝成本、運輸成本等進行詳細核算。2.樣品成本核算應遵循權責發生制原則，確保成本核算的準確性和及時性。（二）費用報銷與支付1.需求部門在申請樣品時，應根據樣品成本核算情況，預計樣品費用，并在申請表中注明。2.樣品準備和下發過程中發生的各項費用，由相關部門按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷時應提供合法有效的憑證，如發票、收據、合同等。3.財務部門審核通過后，按照公司資金支付流程進行費用支付。（三）費用控制與分析1.公司應建立樣品費用控制機制，對樣品費用進行限額管理。各部門在申請樣品時，應嚴格控制費用支出，確保不超過預算。2.定期對樣品費用進行分析，對比實際費用與預算費用的差異，查找原因，采取措施進行改進，不斷降低樣品成本。八、樣品單下發過程中的溝通與協調（一）部門之間溝通1.在樣品單下發過程中，涉及的各個部門應保持密切溝通，及時傳遞信息，協調解決工作中出現的問題。2.建立定期的溝通會議制度，如每周或每兩周召開一次樣品單下發工作協調會，各部門匯報工作進展情況，交流工作經驗，共同研究解決存在的問題。3.加強部門之間的信息共享，通過公司內部的信息管理系統或其他溝通平臺，及時發布樣品單下發相關的信息，提高工作效率。（二）與客戶溝通1.銷售部門和市場部門應與客戶保持良好的溝通，及時了解客戶對樣品的需求和反饋意見。2.在樣品單申請階段，應向客戶明確樣品的交付時間、交付方式、質量標準等要求，確保雙方達成共識。3.在樣品準備和下發過程中，如客戶有特殊要求或變更需求，應及時與客戶溝通協調，調整樣品單申請表和相關工作安排，確保客戶滿意度。九、樣品單下發過程中的風險防控（一）質量風險防控1.加強對樣品質量的控制，嚴格執行質量檢驗標準和流程，確保樣品質量符合客戶要求。2.建立質量追溯體系，對樣品的原材料采購、研發設計、生產加工、質量檢驗等環節進行詳細記錄，以便在出現質量問題時能夠迅速追溯原因，采取措施進行整改。3.定期對質量檢驗人員進行培訓，提高其質量檢驗能力和水平，確保質量檢驗工作的準確性和可靠性。（二）交付風險防控1.合理安排樣品準備和運輸時間，制定詳細的工作計劃和時間表，確保樣品能夠按時交付給客戶。2.加強與運輸公司的合作與溝通，選擇信譽良好、服務質量高的運輸公司，并簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務，確保運輸安全和準時。3.建立交付跟蹤機制，及時掌握樣品的運輸狀態和交付情況，如遇突發情況導致交付延誤，應及時與客戶溝通協調，爭取客戶的理解和支持。（三）信息安全風險防控1.加強對樣品單信息的管理，確保客戶信息、樣品信息等敏感信息的安全。對涉及樣品單申請、審批、發放、運輸等過程中的電子文檔和數據進行加密存儲和傳輸。2.嚴格控制樣品單信息的訪問權限，只有經過授權的人員才能查看和處理相關信息。定期對系統用戶的賬號和密碼進行檢查和更新，防止信息泄露。3.加強員工的信息安全意識培訓，提高員工對信息安全風險的認識和防范能力，避免因人為疏忽導致信息安全事故。十、監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，定期對樣品單下發過程進行監督檢查，確保各項制度和流程的執行情況符合要求。2.監督小組可以通過查閱文件資料、現場檢查、訪談相關人員等方式，對樣品單的申請、審批、準備、制作、標識、包裝、存儲、發放、運輸等環節進行全面監督。3.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核制度1.建立樣品單下發工作考核制度，對涉及樣品單下發的各部門和人員的工作表現進行考核評價。2.考核指標包括樣品準備的及時性、樣品質量的合格率、費用控制情況、客戶滿意度等方面。3.根據考核結果，對表現優秀的部門和個人給予