樣品間日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)樣品間的規(guī)范化管理，確保樣品的安全、完整、有序，保障樣品間工作的高效開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司樣品間及所有涉及樣品管理、使用、存放等相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.安全第一原則：確保樣品在存儲、展示過程中不發(fā)生安全事故，保障人員和財產(chǎn)安全。2.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程和管理制度，保證樣品管理工作有條不紊。3.責(zé)任明晰原則：明確各崗位人員在樣品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.高效服務(wù)原則：在保證樣品管理安全規(guī)范的前提下，為公司業(yè)務(wù)部門提供及時、有效的樣品支持服務(wù)。二、樣品間人員管理（一）人員配備1.樣品間設(shè)主管一名，負(fù)責(zé)樣品間的整體管理和協(xié)調(diào)工作，確保樣品管理工作符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。2.根據(jù)工作需要配備適量的樣品管理員，具體負(fù)責(zé)樣品的日常出入庫登記、存放整理、盤點清查等工作。（二）崗位職責(zé)1.樣品間主管崗位職責(zé)全面負(fù)責(zé)樣品間的管理工作，制定和完善樣品間各項管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各部門溝通協(xié)調(diào)，了解業(yè)務(wù)需求，合理安排樣品的存儲和調(diào)配，確保樣品能夠及時、準(zhǔn)確地提供給相關(guān)部門使用。定期對樣品間進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施檢查、樣品存放環(huán)境檢查等，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患，確保樣品存儲安全。組織樣品管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和管理水平，確保樣品管理工作的質(zhì)量和效率。負(fù)責(zé)對樣品間的工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化樣品管理流程和方法。負(fù)責(zé)與外部供應(yīng)商、合作伙伴等就樣品相關(guān)事宜進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。2.樣品管理員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)樣品的出入庫登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理樣品的接收、發(fā)放手續(xù)，確保手續(xù)齊全、賬目清晰。按照樣品的類別、型號、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，做好樣品的標(biāo)識和定位工作，便于快速查找和取用。定期對樣品進(jìn)行盤點清查，核對樣品的數(shù)量、狀態(tài)等與賬目是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)助處理。負(fù)責(zé)樣品間的日常清潔衛(wèi)生工作，保持樣品間環(huán)境整潔、通風(fēng)良好，防止樣品受到污染或損壞。協(xié)助主管做好樣品的展示布置工作，根據(jù)業(yè)務(wù)需求及時調(diào)整樣品的展示方式和布局。對樣品管理過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況及時記錄并報告主管，如樣品丟失、損壞、過期等。完成主管交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織樣品間人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括樣品管理知識、安全知識、操作技能等。2.新員工入職時，要進(jìn)行專門的樣品間崗位培訓(xùn)，使其熟悉樣品間的管理制度、工作流程和崗位職責(zé)。3.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和公司要求，適時開展針對性的培訓(xùn)，如新產(chǎn)品樣品管理培訓(xùn)、信息化管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)等，不斷提升樣品間人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（四）人員考核1.建立樣品間人員考核機(jī)制，定期對樣品間人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、專業(yè)技能等方面，具體考核指標(biāo)和權(quán)重由公司人事部門會同樣品間主管共同制定。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎勵，如獎金、晉升、榮譽(yù)證書等；對表現(xiàn)不佳的人員進(jìn)行批評教育、警告處分或調(diào)整崗位等處理，確保樣品間人員隊伍的整體素質(zhì)和工作積極性。三、樣品采購管理（一）采購申請1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要采購樣品時，需填寫《樣品采購申請表》，詳細(xì)注明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至樣品間主管。2.樣品間主管對采購申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購必要性、預(yù)算合理性、樣品規(guī)格等是否符合公司要求，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意的采購申請，由樣品間主管統(tǒng)一安排采購事宜。（二）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)采購申請，樣品間主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)研和篩選，建立合格供應(yīng)商名錄。2.選擇供應(yīng)商時，要綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇具有良好口碑和較強(qiáng)實力的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。（三）采購實施1.采購人員按照采購合同的要求與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，跟蹤樣品的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保樣品按時、按質(zhì)、按量送達(dá)公司。2.樣品到貨前，采購人員要及時通知樣品間做好接收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、確定存放位置等。3.樣品到貨時，采購人員要協(xié)同樣品管理員共同對樣品進(jìn)行驗收，核對樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致，驗收合格后辦理入庫手續(xù)；如發(fā)現(xiàn)問題，要及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至達(dá)到合同要求。四、樣品入庫管理（一）入庫流程1.樣品到貨后，樣品管理員首先要核對送貨單與采購合同的一致性，確認(rèn)無誤后在送貨單上簽字確認(rèn)。2.樣品管理員按照樣品的分類和存放要求，將樣品搬運(yùn)至指定的存放區(qū)域，并進(jìn)行初步的整理和標(biāo)識。3.填寫《樣品入庫登記表》，詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、入庫位置等信息，確保賬目清晰。4.將《樣品入庫登記表》與送貨單、采購合同等相關(guān)資料一并歸檔保存，以便日后查詢和核對。（二）入庫驗收1.樣品管理員要對入庫樣品的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保與采購合同一致，無明顯瑕疵和損壞。2.對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗的樣品，按照公司相關(guān)規(guī)定及時通知質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)；如檢驗不合格，要及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜，并做好記錄。3.在入庫驗收過程中，發(fā)現(xiàn)樣品存在問題或與合同不符的情況，樣品管理員要及時報告樣品間主管，并協(xié)同相關(guān)部門進(jìn)行處理。五、樣品存放管理（一）存放環(huán)境要求1.樣品間要保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保樣品不受潮、不霉變、不變質(zhì)。2.對于有特殊存放要求的樣品，如易燃易爆品、易腐蝕品、精密儀器等，要按照相關(guān)規(guī)定采取專門的防護(hù)措施，設(shè)置獨(dú)立的存放區(qū)域，并配備相應(yīng)的安全設(shè)施。3.定期對樣品間的環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測和維護(hù)，記錄溫濕度等環(huán)境數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進(jìn)行調(diào)整和處理。（二）存放方式及標(biāo)識1.樣品應(yīng)按照類別、型號、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，做到擺放整齊、有序，便于查找和取用。2.為每個樣品或樣品架設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格、型號、編號等信息，確保標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。3.對于貴重樣品、限量樣品或特殊樣品，要采取額外的保護(hù)措施，如專柜存放、加鎖保管等，并進(jìn)行重點標(biāo)識和管理。（三）庫存盤點1.樣品管理員要定期對樣品進(jìn)行盤點清查，每月至少進(jìn)行一次小盤點，每季度進(jìn)行一次大盤點。2.盤點時，要逐一核對樣品的實際數(shù)量、狀態(tài)等與《樣品入庫登記表》及相關(guān)賬目是否一致，如實記錄盤點結(jié)果。3.如發(fā)現(xiàn)盤點差異，要及時查明原因，并填寫《樣品盤點差異表》，報樣品間主管審核處理。對于盤盈或盤虧的樣品，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整和處理。4.盤點結(jié)束后，要編寫盤點報告，總結(jié)盤點工作情況，分析存在的問題及原因，提出改進(jìn)措施和建議，為樣品管理決策提供依據(jù)。六、樣品出庫管理（一）出庫申請1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用樣品時，需填寫《樣品出庫申請表》，注明領(lǐng)用樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期（如有）等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至樣品間主管。2.樣品間主管對出庫申請表進(jìn)行審核，重點審核領(lǐng)用的必要性、樣品規(guī)格和數(shù)量是否符合業(yè)務(wù)需求、預(yù)計歸還日期是否合理等，審核通過后按照規(guī)定的審批流程報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）出庫流程1.經(jīng)審批同意的樣品出庫申請，樣品管理員根據(jù)申請表內(nèi)容準(zhǔn)備好相應(yīng)的樣品，并通知領(lǐng)用部門安排人員前來領(lǐng)取。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取樣品時，要在《樣品出庫登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人姓名、部門等信息。3.樣品管理員將樣品發(fā)放給領(lǐng)用人員，并協(xié)助其做好樣品的搬運(yùn)和交接工作。4.在樣品出庫后，及時更新《樣品入庫登記表》的庫存信息，確保賬目與實際庫存一致。（三）樣品歸還1.對于有借用期限的樣品，領(lǐng)用部門應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將樣品歸還至樣品間。2.樣品歸還時，樣品管理員要對歸還樣品的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，在《樣品入庫登記表》上記錄歸還日期、歸還人姓名、部門等信息，并標(biāo)注樣品狀態(tài)。3.如發(fā)現(xiàn)歸還樣品存在損壞、丟失等情況，領(lǐng)用部門要說明原因，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償處理；賠償金額確定后，樣品間主管負(fù)責(zé)監(jiān)督賠償款項的落實情況。七、樣品展示管理（一）展示區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司產(chǎn)品特點和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃樣品間的展示區(qū)域，設(shè)置不同類型產(chǎn)品的展示區(qū)，如新產(chǎn)品展示區(qū)、暢銷產(chǎn)品展示區(qū)、經(jīng)典產(chǎn)品展示區(qū)等。2.展示區(qū)域要布局合理、美觀大方，便于客戶參觀和了解公司產(chǎn)品。同時，要考慮樣品的分類存放和取用便利性，確保展示樣品與庫存樣品能夠有效銜接。（二）展示方式及布置1.根據(jù)樣品的特點和展示目的，選擇合適的展示方式，如陳列展示、演示展示、場景展示等，以突出產(chǎn)品的優(yōu)勢和特點，吸引客戶關(guān)注。2.定期對樣品展示區(qū)進(jìn)行布置和調(diào)整，保持展示效果的新鮮感和吸引力。展示布置要注重整體協(xié)調(diào)性和視覺效果，合理搭配燈光、道具等元素，營造良好的展示氛圍。3.在展示樣品時，要確保樣品的整潔、完好，并配備必要的產(chǎn)品說明資料，如產(chǎn)品手冊、規(guī)格參數(shù)表、使用說明書等，方便客戶查閱和了解產(chǎn)品信息。（三）展示期間管理1.安排專人負(fù)責(zé)樣品展示區(qū)的日常管理工作，及時清理展示區(qū)內(nèi)的雜物和灰塵，保持展示環(huán)境整潔有序。2.關(guān)注展示樣品的狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、褪色等情況，要及時通知樣品管理員進(jìn)行處理或更換，確保展示效果不受影響。3.在樣品展示過程中，要注意收集客戶的反饋意見，及時將相關(guān)信息反饋給樣品間主管和公司業(yè)務(wù)部門，為產(chǎn)品改進(jìn)和市場推廣提供參考依據(jù)。八、樣品安全管理（一）安全設(shè)施配備1.在樣品間配備必要的安全設(shè)施，如消防器材（滅火器、消火栓等）、防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，并確保其完好有效。2.對存放易燃易爆、易腐蝕等危險樣品的區(qū)域，要設(shè)置明顯的警示標(biāo)識，并配備相應(yīng)的防護(hù)用品和應(yīng)急處理設(shè)備，如防爆柜、防護(hù)手套、急救箱等。（二）安全操作規(guī)范1.樣品間工作人員要嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，不得在樣品間內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)用電。2.搬運(yùn)樣品時要輕拿輕放，避免碰撞和損壞；對于較重或較大的樣品，要采取相應(yīng)的搬運(yùn)工具和防護(hù)措施，確保搬運(yùn)過程安全。3.在進(jìn)行樣品檢驗、測試等操作時，要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保操作過程安全可靠，防止發(fā)生安全事故。4.加強(qiáng)對樣品間的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施損壞、電線老化、樣品存放異常等情況，要立即采取措施進(jìn)行處理，并報告樣品間主管。（三）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.制定樣品間安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、盜竊、樣品損壞等緊急情況時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保能夠迅速、有效地應(yīng)對各類突發(fā)事件。2.定期組織樣品間人員進(jìn)行應(yīng)急預(yù)案演練，提高其應(yīng)急處置能力和自我保護(hù)意識。演練內(nèi)容包括火災(zāi)撲救、人員疏散、防盜報警等，演練后要對演練效果進(jìn)行總結(jié)評估，針對存在的問題及時進(jìn)行改進(jìn)。九、樣品報廢管理（一）報廢申請1.當(dāng)樣品出現(xiàn)損壞、過期、淘汰等情況，無法繼續(xù)使用或保存時，由樣品管理員填寫《樣品報廢申請表》，詳細(xì)說明樣品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交至樣品間主管。2.樣品間主管對報廢申請表進(jìn)行初步審核，核實樣品的實際情況和報廢原因，審核通過后報公司相關(guān)部門審批。（二）報廢審批1.根據(jù)樣品的性質(zhì)和價值，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行報廢審批。一般樣品的報廢由樣品間主管和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；貴重樣品、重大資產(chǎn)類樣品的報廢還需經(jīng)過公司資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門聯(lián)合審批。2.審批部門在收到報廢申請后，要對樣品的報廢情況進(jìn)行實地核實和評估，確保報廢申請真實、合理。如發(fā)現(xiàn)問題或存在疑問，要及時與樣品間進(jìn)行溝通核實，必要時可組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查。（三）報廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的樣品，由樣品間按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。一般可采用報廢銷毀、變賣、捐贈等方式進(jìn)行處置，但要確保處置過程符合法律法規(guī)和公司要求，防止造成環(huán)境污染或信息泄露等問題。2.對于采用報廢銷毀方式處理的樣品，要選擇合適的銷毀地點和方法，如粉碎、焚燒等，并安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保樣品徹底銷毀。同時，要做好銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，以備查閱。3.對于可變賣的報廢樣品，要按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行評估和定價，并通過合法合規(guī)的渠道進(jìn)行變賣交易。變賣所得款項