公司后勤部內控管理制度一、總則（一）目的為加強公司后勤部內部控制，規范后勤管理流程，提高后勤服務質量和效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司后勤部全體員工及涉及后勤服務相關的各項業務活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保后勤管理活動合法合規。2.全面性原則：涵蓋后勤部各項業務流程，包括但不限于物資采購、資產管理、餐飲服務、環境衛生、車輛管理等，實現全過程控制。3.制衡性原則：明確各崗位的職責權限，形成相互制約、相互監督的機制，防止權力濫用和舞弊行為。4.適應性原則：根據公司發展戰略和實際情況，適時調整和完善內部控制制度，確保其有效性和適應性。5.成本效益原則：在保證內部控制有效性的前提下，合理權衡控制成本與效益，以最小的控制成本獲取最大的經濟效益。二、組織架構與職責分工（一）后勤部組織架構后勤部設部門經理一名，副經理若干名，下設采購組、資產管理組、餐飲服務組、環境衛生組、車輛管理組等職能小組。（二）職責分工1.部門經理全面負責后勤部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協調后勤部與其他部門之間的工作關系，確保后勤服務工作的順利進行。審核后勤部各項費用支出，控制成本，提高資金使用效益。對后勤部員工進行績效考核，激勵員工積極性，提升工作效率和服務質量。2.副經理協助部門經理開展工作，負責分管領域的具體管理工作。監督和指導各職能小組的工作，確保各項工作任務按時完成。及時向部門經理匯報工作進展情況，提出工作建議和改進措施。3.采購組負責公司各類物資的采購工作，包括辦公用品、辦公設備、勞保用品、食品飲料等。收集采購需求信息，進行市場調研，選擇合格的供應商，建立供應商檔案。按照采購流程，進行采購談判、簽訂采購合同，并跟蹤采購合同的執行情況。負責采購物資的驗收、入庫、結算等工作，確保采購物資的質量和數量符合要求。4.資產管理組負責公司固定資產和低值易耗品的管理工作，建立資產臺賬，定期進行清查盤點。制定資產購置、使用、維護、報廢等管理制度，確保資產的安全完整和有效使用。辦理資產的新增、轉移、報廢等手續，審核資產處置申請，提出處置意見。對資產使用情況進行監督檢查，及時發現和處理資產閑置、浪費等問題。5.餐飲服務組負責公司食堂的日常管理工作，制定食堂管理制度和食譜，確保飲食安全和質量。采購食堂所需的食材、調料等物資，控制食堂成本，提高餐飲服務滿意度。管理食堂工作人員，組織培訓和考核，提高服務水平。負責食堂環境衛生的維護，定期對食堂設施設備進行檢查和維修。6.環境衛生組負責公司辦公區域、公共區域的環境衛生清掃和保潔工作，制定環境衛生標準和清掃計劃。管理保潔人員，組織培訓和考核，確保環境衛生達標。定期對公司環境衛生進行檢查和評估，及時發現和解決環境衛生問題。負責公司綠化養護工作，保持辦公環境的美觀和舒適。7.車輛管理組負責公司車輛的調度、使用和管理工作，制定車輛管理制度和使用流程。辦理車輛的購置、保險、年檢等手續，建立車輛檔案。安排車輛的日常維護和保養，確保車輛性能良好，安全運行。對駕駛員進行管理和考核，監督駕駛員遵守交通規則和公司車輛使用規定。三、物資采購內部控制（一）采購計劃1.各部門根據工作需要，提前向后勤部提交物資采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、用途等信息。2.采購組對各部門提交的采購申請進行匯總和審核，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的種類、數量、預算金額、采購時間等內容。3.采購計劃經部門經理審核后報公司領導審批，審批通過后方可實施采購。（二）供應商選擇與管理1.采購組通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商候選名單。2.對供應商候選名單進行實地考察和評估，了解供應商的生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等情況，選擇合格的供應商。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質量保證、售后服務等條款。4.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、采購合同執行情況、供貨質量、售后服務等內容，定期對供應商進行評價和考核，對于不合格的供應商及時淘汰。（三）采購流程1.采購人員根據采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單，明確采購物資的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應商收到采購訂單后，確認訂單內容，并按照約定的時間和地點組織發貨。3.采購物資到貨前，采購人員通知資產管理組或使用部門做好驗收準備工作。4.采購物資到貨時，由資產管理組或使用部門按照采購合同和相關標準進行驗收，檢查物資的數量、質量、規格等是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續；驗收不合格的，及時與供應商溝通協商解決，如退貨、換貨、補貨等。5.采購人員根據驗收情況和采購合同，辦理采購結算手續，支付供應商貨款。（四）采購監督與審計1.后勤部定期對采購業務進行自查，檢查采購流程是否合規，采購合同執行情況是否良好，采購物資質量是否合格等。2.公司審計部門不定期對采購業務進行審計，重點審查采購計劃的合理性、供應商選擇的公正性、采購合同的合法性、采購價格的真實性、采購驗收的規范性等內容，發現問題及時提出整改意見。四、資產管理內部控制（一）資產購置1.各部門根據工作需要，填寫資產購置申請表，詳細說明資產名稱、規格、型號、數量、用途、預算金額等信息。2.資產管理組對資產購置申請表進行審核，結合公司資產配置標準和實際情況，提出審核意見。3.資產購置申請表經部門經理審核后報公司領導審批，審批通過后方可進行購置。4.采購組按照采購流程進行資產采購，采購過程中應嚴格遵守物資采購內部控制制度。（二）資產驗收與入庫1.資產到貨后，資產管理組會同采購組、使用部門等相關人員按照采購合同和資產購置申請表進行驗收，檢查資產的數量、質量、規格、型號等是否符合要求。2.驗收合格的資產，由資產管理組辦理入庫手續，填寫資產入庫單，詳細記錄資產名稱、規格、型號、數量、購置日期、供應商等信息，并將資產錄入資產臺賬。3.驗收不合格的資產，及時與供應商溝通協商解決，如退貨、換貨、補貨等。（三）資產使用與保管1.資產管理組根據資產的性質和使用部門，將資產分配給相應的使用部門或個人，并辦理資產領用手續，填寫資產領用單，明確資產使用責任人。2.使用部門或個人負責資產的日常使用和保管，應按照資產使用說明書和操作規程正確使用資產，定期對資產進行維護和保養，確保資產的安全完整和正常運行。3.資產管理組定期對資產使用情況進行檢查和監督，發現問題及時督促使用部門或個人進行整改。如因使用不當或保管不善造成資產損壞、丟失的，使用部門或個人應承擔相應的賠償責任。（四）資產清查與盤點1.資產管理組定期組織資產清查和盤點工作，每年至少進行一次全面清查盤點，每季度進行一次局部清查盤點。2.資產清查盤點前，資產管理組應制定清查盤點計劃，明確清查盤點的范圍、方法、時間、人員等要求。3.資產清查盤點過程中，資產管理組應認真核對資產臺賬與實物，檢查資產的數量、質量、使用狀況等是否與臺賬記錄一致。對于盤盈、盤虧、毀損的資產，應查明原因，及時辦理相關手續，并調整資產臺賬。4.資產清查盤點結束后，資產管理組應撰寫清查盤點報告，總結資產清查盤點情況，分析存在的問題及原因，提出改進措施和建議。清查盤點報告經部門經理審核后報公司領導審批。（五）資產處置1.資產因使用期滿、技術淘汰、損壞等原因需要報廢處置的，使用部門或個人應填寫資產報廢申請表，詳細說明資產名稱、規格、型號、購置日期、報廢原因等信息，并提交相關證明材料。2.資產管理組對資產報廢申請表進行審核，會同技術部門等相關人員對擬報廢資產進行技術鑒定，確認資產是否符合報廢條件。3.資產報廢申請表經部門經理審核后報公司領導審批，審批通過后方可進行報廢處置。4.資產管理組按照公司規定的資產處置程序，對報廢資產進行處置，如變賣、捐贈、報廢等。處置過程中應嚴格遵守相關法律法規和公司規定，確保資產處置的公開、公平、公正。5.資產處置完成后，資產管理組應及時辦理資產核銷手續，調整資產臺賬。五、餐飲服務內部控制（一）食堂管理1.餐飲服務組負責制定食堂管理制度，明確食堂工作人員的崗位職責、工作流程、食品衛生安全要求等內容。2.食堂工作人員應嚴格遵守食堂管理制度，按時上下班，做好食堂的各項工作。3.餐飲服務組定期對食堂工作人員進行培訓和考核，提高工作人員的業務水平和服務意識。（二）食材采購1.餐飲服務組根據食堂食譜和庫存情況，制定食材采購計劃，明確采購食材的種類、數量、預算金額等信息。2.采購人員按照采購流程進行食材采購，選擇合格的供應商，確保食材的質量和安全。3.食材到貨后，采購人員通知食堂工作人員進行驗收，檢查食材的數量、質量、新鮮度等是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續；驗收不合格的，及時與供應商溝通協商解決，如退貨、換貨、補貨等。（三）食品加工與供應1.食堂工作人員應嚴格遵守食品加工操作規程，確保食品加工過程的衛生安全。2.食品加工過程中應做到生熟分開、葷素分開，防止交叉污染。3.食堂應按照規定的時間供應飯菜，保證飯菜的質量和口感。4.餐飲服務組定期對食堂食品質量進行檢查和評估，收集員工對食堂飯菜的意見和建議，及時改進食堂服務質量。（四）食堂環境衛生1.食堂工作人員應保持食堂環境衛生整潔，每天對食堂進行清掃和消毒，定期對食堂設施設備進行清洗和維護。2.食堂應配備必要的衛生設施，如消毒柜、冰箱、垃圾桶等，確保食品儲存和加工環境的衛生安全。3.餐飲服務組定期對食堂環境衛生進行檢查和評估，發現問題及時督促食堂工作人員進行整改。六、環境衛生內部控制（一）清掃保潔1.環境衛生組制定環境衛生清掃計劃，明確各區域的清掃標準、清掃時間、清掃人員等要求。2.保潔人員按照清掃計劃，按時對公司辦公區域、公共區域進行清掃和保潔，確保環境衛生整潔。3.清掃保潔過程中，應注意節約水電，合理使用清潔工具和清潔劑，避免造成環境污染。（二）衛生檢查與評估1.環境衛生組定期對公司環境衛生進行檢查和評估，制定衛生檢查標準和評分細則，對各區域的環境衛生狀況進行量化考核。2.衛生檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行，檢查結果應及時記錄和反饋。3.對于衛生不達標的區域，環境衛生組應及時督促保潔人員進行整改，跟蹤整改情況，確保環境衛生問題得到徹底解決。（三）綠化養護1.環境衛生組負責公司綠化養護工作，制定綠化養護計劃，明確綠化養護的內容、方法、時間、人員等要求。2.綠化養護人員按照綠化養護計劃，定期對公司綠化植物進行澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等工作，確保綠化植物的生長良好。3.綠化養護過程中，應注意保護綠化植物，避免因施工、車輛行駛等原因造成綠化植物損壞。七、車輛管理內部控制（一）車輛調度1.車輛管理組根據公司工作需要，制定車輛調度計劃，合理安排車輛的使用。2.各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫車輛使用申請表，詳細說明用車時間、地點、事由、乘車人數等信息。3.車輛管理組對車輛使用申請表進行審核，根據車輛調度計劃和車輛使用情況，安排合適的車輛，并通知駕駛員做好出車準備。4.駕駛員接到出車任務后，應按照規定的時間和地點出車，確保安全、準時送達目的地。（二）車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通規則和公司車輛使用規定，不得酒后駕車、超速行駛、疲勞駕駛等。2.車輛使用過程中，駕駛員應注意車輛的保養和維護，定期檢查車輛的性能和安全狀況，發現問題及時報告并處理。3.駕駛員應愛護車內設施設備，保持車輛整潔衛生，不得在車內吸煙、亂扔垃圾等。4.車輛使用完畢后，駕駛員應及時將車輛開回公司指定地點停放，并做好車輛的清潔和檢查工作。（三）車輛維護與保養1.車輛管理組制定車輛維護保養計劃，定期對車輛進行維護保養，確保車輛性能良好，安全運行。2.車輛維護保養包括日常維護、一級維護、二級維護等，維護保養內容應按照車輛使用說明書和相關標準進行。3.車輛維修時，駕駛員應填寫車輛維修申請表，詳細說明車輛故障情況、維修項目、維修預算等信息。車輛管理組對車輛維修申請表進行審核，選擇合格的維修廠家進行維修，并監督維修過程和維修質量。4.車輛維修完成后，駕駛員應檢查維修質量，確認無誤后簽字驗收，并辦理維修費用結算手續