專利公司流程部管理制度總則目的為了規范專利公司流程部的工作流程，提高工作效率，確保專利申請及相關業務的順利進行，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于專利公司流程部全體員工。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規以及專利相關政策，確保所有工作合法合規。2.高效性原則：優化工作流程，減少不必要的環節，提高工作效率，保證業務按時完成。3.準確性原則：對專利申請文件及相關信息進行準確審核與處理，避免出現錯誤。4.保密性原則：嚴格保守客戶及公司的商業秘密，防止信息泄露。部門職責流程規劃與優化1.負責制定和完善專利申請及相關業務的流程規范，確保各項工作有章可循。2.定期對現有流程進行評估和優化，根據業務發展和實際工作情況提出改進建議。案件分配與跟蹤1.根據專利申請類型、難易程度、團隊成員專業能力等因素，合理分配案件給相應的流程專員。2.建立案件跟蹤機制，實時掌握案件進度，及時發現并解決流程中出現的問題。質量把控1.對專利申請文件進行形式審查，確保文件格式、內容等符合要求。2.協助專利代理人對申請文件進行實質審查，提供必要的支持和建議，提高專利申請質量。溝通協調1.與公司內部各部門（如市場部、代理部、客服部等）保持密切溝通與協作，確保信息傳遞順暢。2.與外部機構（如國家知識產權局、專利代理協會等）進行有效溝通，及時了解政策法規變化及相關業務動態。文檔管理1.負責專利申請文件、流程記錄等各類文檔的整理、歸檔和保管，確保文檔的完整性和可查詢性。2.根據公司要求，定期對文檔進行備份，防止數據丟失。崗位設置與職責流程經理1.全面負責流程部的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.監督流程執行情況，對流程執行效果進行評估，及時發現問題并采取措施加以解決。3.組織部門內部培訓和交流活動，提升團隊整體業務水平和工作能力。4.負責與公司其他部門及外部機構的溝通協調，維護良好的合作關系。5.參與公司業務流程的規劃與優化，為公司發展提供流程方面的專業支持。流程專員1.按照流程規范，負責專利申請案件的具體操作，包括文件準備、提交、跟蹤等。2.對專利申請文件進行形式審查，檢查文件的完整性、準確性和規范性，及時發現并糾正問題。3.協助專利代理人進行申請文件的撰寫和修改，提供必要的信息和資料支持。4.跟蹤案件審批進度，及時處理審批過程中出現的補正、答辯等問題，確保案件順利推進。5.負責與客戶、專利代理人及其他相關方的溝通協調，解答疑問，反饋案件進展情況。6.按照規定進行文檔的整理、歸檔和保管工作，保證文檔的質量和安全。工作流程專利申請受理階段1.客戶咨詢：流程專員接聽客戶咨詢電話，記錄客戶需求和基本信息，如申請人信息、發明創造內容等。對于客戶通過郵件、在線平臺等方式提交的咨詢，及時回復，解答客戶疑問。2.案件評估：流程專員對客戶咨詢的案件進行初步評估，判斷是否屬于專利保護范疇，以及申請的可行性。將評估結果反饋給流程經理，對于復雜或疑難案件，組織相關人員進行討論，確定下一步工作計劃。3.合同簽訂：如果客戶決定委托公司辦理專利申請業務，流程專員協助客服部與客戶簽訂專利代理服務合同。明確雙方權利義務，包括服務內容、費用、保密條款等，并確保合同條款符合法律法規及公司規定。4.文件準備：流程專員根據客戶提供的信息和專利代理人的要求，準備專利申請所需的各種文件，如請求書、說明書、權利要求書、附圖等。對準備好的文件進行仔細核對，確保文件內容準確、完整，格式符合要求。專利申請提交階段1.提交前審核：流程專員將準備好的專利申請文件提交給流程經理進行審核。流程經理對文件的實質性內容進行審核，重點檢查發明創造的新穎性、創造性和實用性，以及文件的邏輯結構、語言表達等方面是否存在問題。根據審核意見，流程專員對文件進行修改完善，確保文件質量。2.電子申請提交：審核通過后，流程專員按照國家知識產權局電子申請系統的要求，進行專利申請文件的電子提交操作。在提交過程中，注意核對申請信息與系統錄入信息是否一致，確保提交成功。3.紙件申請準備與提交：對于需要提交紙件申請的情況，流程專員打印申請文件，并按照規定的格式和份數進行整理、裝訂。將紙件申請文件連同其他相關材料一并提交至國家知識產權局或地方知識產權局指定的受理窗口。4.申請受理回執獲取：提交申請后，跟蹤申請受理情況，及時獲取國家知識產權局發出的申請受理回執。將受理回執妥善保管，作為案件后續進展的重要依據，并及時反饋給客戶。專利申請審查階段1.補正與答辯：收到國家知識產權局發出的補正通知書或審查意見通知書后，流程專員及時與專利代理人溝通，了解補正或答辯的要求和思路。協助專利代理人準備補正材料或答辯意見，確保在規定期限內提交給國家知識產權局。跟蹤補正或答辯結果，及時將相關情況反饋給專利代理人和客戶。2.實質審查請求：根據專利類型和客戶需求，在規定時間內協助專利代理人提出實質審查請求。對實質審查請求文件進行審核，確保文件內容準確、完整，提交手續符合要求。3.審查意見跟蹤與處理：持續跟蹤實質審查過程中發出的各類審查意見通知書，及時與專利代理人溝通協商應對措施。協助專利代理人進行審查意見的答復工作，確保答復意見具有針對性和說服力，維護申請人的合法權益。專利授權與領證階段1.授權通知跟蹤：密切關注專利申請的審查進度，當收到專利授權通知書時，及時通知流程經理和專利代理人。確認授權費用及繳費期限，提醒客戶按時繳納授權費用。2.領證手續辦理：在客戶繳納授權費用后，流程專員按照國家知識產權局的要求，辦理專利證書領取手續。領取專利證書后，及時通知客戶，并將證書原件妥善保管，根據客戶需求安排證書的郵寄或交付事宜。工作規范行為規范1.遵守公司的各項規章制度，按時上下班，不遲到、不早退，請假要提前按照規定流程辦理手續。2.工作時間保持專注，不做與工作無關的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關網頁等。3.對待客戶和同事要熱情、禮貌、耐心，使用文明用語，尊重他人的意見和建議。4.保守公司機密，不泄露客戶信息、專利申請內容及公司內部機密文件等。5.積極參加公司組織的培訓和會議，不斷提升自身業務能力和綜合素質。溝通規范1.與客戶溝通時，要清晰、準確地表達公司的政策和業務流程，及時解答客戶疑問，確保客戶了解案件進展情況。2.與內部各部門溝通時，要保持信息對稱，及時反饋工作中遇到的問題和需求，尋求支持與協作。3.溝通時要注意語言規范，避免使用模糊、歧義或不恰當的詞匯，確保信息傳遞的準確性。4.對于重要信息，要采用書面形式（如郵件、報告等）進行溝通確認，并妥善保存相關記錄。文檔規范1.專利申請文件及相關文檔的撰寫要符合國家知識產權局的格式要求和規范，內容準確、完整、清晰。2.文檔命名要規范，按照統一的命名規則進行命名，便于查找和管理。3.對文檔進行分類整理，建立清晰的文檔目錄結構，確保各類文檔存放有序，方便查閱。4.定期對文檔進行備份，采用多種備份方式（如硬盤備份、云端備份等），防止數據丟失。考核與激勵考核指標1.工作任務完成情況：考核流程專員專利申請案件的受理、提交、審查、授權等環節的工作任務完成數量和質量，是否按照規定時間節點完成各項工作。2.文件質量：對專利申請文件的形式審查和內容審核結果進行考核，檢查文件是否符合要求，有無重大錯誤或遺漏。3.溝通協調能力：考核與客戶、專利代理人、公司內部各部門及外部機構的溝通效果，是否及時、準確地傳遞信息，解決問題，維護良好的合作關系。4.團隊協作：觀察在團隊工作中的表現，是否積極配合團隊成員完成工作任務，有無團隊協作精神。5.學習能力：考察對新知識、新政策法規的學習掌握情況，以及是否能夠將所學應用于實際工作中，提升工作效率和質量。考核周期1.采用月度考核與年度考核相結合的方式。2.月度考核于次月上旬進行，對員工當月的工作表現進行評估和總結。3.年度考核于次年1月中旬進行，綜合全年月度考核結果及員工年度工作表現，確定年度考核等級。激勵措施1.績效獎金：根據考核結果發放績效獎金，對于工作表現優秀、考核成績突出的員工給予相應的獎勵。2.晉升機會：在職位晉升時，優先考慮考核成績優秀的員工，為員工提供更廣闊的職業發展空間。3.榮譽表彰：對在工作中表現出色的員工，給予公司內部的榮譽表彰，