公司行政部檔案管理制度總則目的為加強公司行政部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司行政部各類檔案的管理，包括但不限于文件、合同、會議紀要、人事檔案、財務(wù)檔案等。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政部負責(zé)對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司的各項活動和工作情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司運營的各個方面，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。檔案管理職責(zé)行政部職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對公司各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交行政部。2.配合行政部做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。檔案的收集與整理收集范圍1.公司各類文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門發(fā)文等。2.合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.會議紀要，包括公司例會、專題會議等會議記錄。4.人事檔案，包括員工入職資料、勞動合同、績效考核記錄等。5.財務(wù)檔案，如會計憑證、財務(wù)報表、審計報告等。6.其他與公司運營相關(guān)的檔案資料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進行備份存儲。整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為不同的類別，如行政類、人事類、財務(wù)類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.編目：對檔案進行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源等信息，形成檔案目錄。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。檔案的歸檔與保管歸檔程序1.各部門收集整理好的檔案，應(yīng)定期移交行政部。2.行政部對移交的檔案進行審核和整理，符合要求的檔案進行歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和管理。保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要歷史資料、法律法規(guī)要求永久保存的檔案。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，如公司重要合同、財務(wù)報表等。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，如一般性文件、會議紀要等。保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲等。2.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由行政部指定專人陪同查閱。查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)對申請表進行審批。3.行政部根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人提供檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案，行政部對檔案進行核對和檢查。利用方式1.檔案利用應(yīng)以滿足公司工作需要為目的，不得用于其他非法用途。2.行政部可為利用檔案的人員提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。3.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部同意，并按照規(guī)定進行登記。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。鑒定程序1.行政部定期組織檔案鑒定小組，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀。銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，應(yīng)采用刪除或格式化等方式進行銷毀，并進行數(shù)據(jù)覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程的安全和徹底。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和遠程查閱。2.提高檔案管理的效率和準確性，降低檔案管理成本。信息錄入與維護1.行政部負責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案管理監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司行政部負責(zé)對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.定期對公司檔案管理工作進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用情況。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運行情況。檢