出租車司機(jī)檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司出租車司機(jī)隊(duì)伍的規(guī)范化管理，全面、準(zhǔn)確地掌握司機(jī)的基本情況和工作表現(xiàn)，為司機(jī)的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等提供依據(jù)，特制定本檔案管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體出租車司機(jī)。3.檔案管理原則檔案管理遵循真實(shí)、完整、及時(shí)、保密的原則，確保司機(jī)檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。二、檔案內(nèi)容1.個(gè)人基本信息姓名：司機(jī)的全名。性別：司機(jī)的性別。出生日期：司機(jī)的出生年月日。民族：司機(jī)所屬民族。籍貫：司機(jī)的籍貫所在地。身份證號碼：司機(jī)的身份證編號。聯(lián)系方式：包括手機(jī)號碼、電子郵箱等，確保能及時(shí)與司機(jī)取得聯(lián)系。家庭住址：司機(jī)的常住地址。駕駛證信息：駕駛證準(zhǔn)駕車型、初次領(lǐng)證日期、有效期等。從業(yè)資格證信息：從業(yè)資格證編號、發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期等。2.入職信息入職時(shí)間：司機(jī)正式加入公司的日期。入職渠道：如招聘網(wǎng)站、內(nèi)部推薦、現(xiàn)場招聘等。試用期表現(xiàn)：記錄司機(jī)在試用期內(nèi)的工作表現(xiàn)，包括服務(wù)質(zhì)量、安全駕駛、出勤情況等。3.培訓(xùn)記錄培訓(xùn)課程名稱：參加過的各類培訓(xùn)課程，如安全駕駛培訓(xùn)、服務(wù)禮儀培訓(xùn)、職業(yè)道德培訓(xùn)等。培訓(xùn)時(shí)間：每次培訓(xùn)的具體起止時(shí)間。培訓(xùn)考核結(jié)果：記錄培訓(xùn)后的考核成績，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格。4.工作記錄每日出車記錄：詳細(xì)記錄每日的出車時(shí)間、收車時(shí)間、行駛里程、載客次數(shù)、收入情況等。服務(wù)質(zhì)量反饋：包括乘客的表揚(yáng)信、投訴記錄及處理結(jié)果。表揚(yáng)信應(yīng)記錄表揚(yáng)內(nèi)容、乘客姓名及聯(lián)系方式；投訴記錄要詳細(xì)說明投訴原因、處理過程及最終處理結(jié)果。安全事故記錄：記錄發(fā)生的安全事故，包括事故時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、責(zé)任認(rèn)定、損失情況等。5.考核記錄月度考核：每月對司機(jī)的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、安全駕駛、出勤情況、車輛衛(wèi)生等方面。記錄每次月度考核的成績及評價(jià)意見。年度考核：每年年底進(jìn)行全面的年度考核，綜合全年的工作表現(xiàn)給出考核結(jié)果，分為優(yōu)秀、稱職、基本稱職、不稱職四個(gè)等級。考核結(jié)果作為司機(jī)晉升、獎懲的重要依據(jù)。6.獎懲記錄獎勵情況：記錄獲得的公司內(nèi)部獎勵，如優(yōu)秀駕駛員獎、安全駕駛標(biāo)兵獎等，注明獎勵名稱、頒發(fā)時(shí)間及獎勵原因。處罰情況：記錄受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、罰款、停班等，注明處罰原因、處罰時(shí)間及處罰依據(jù)。7.健康狀況體檢報(bào)告：定期提交的身體健康檢查報(bào)告，包括身體各項(xiàng)指標(biāo)的檢測結(jié)果。疾病史：記錄司機(jī)曾經(jīng)患有的重大疾病及治療情況。8.其他信息榮譽(yù)證書：司機(jī)獲得的與出租車行業(yè)相關(guān)的外部榮譽(yù)證書復(fù)印件。特殊技能或特長：如司機(jī)具備的特殊駕駛技能、語言能力等。三、檔案建立與收集1.檔案建立新入職司機(jī)在辦理入職手續(xù)時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息、入職信息等相關(guān)資料，建立個(gè)人檔案。檔案建立應(yīng)確保信息的真實(shí)性和完整性，資料需由司機(jī)本人簽字確認(rèn)。2.資料收集人力資源部門定期向各部門收集司機(jī)的工作記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等相關(guān)資料。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)整理和提供本部門涉及司機(jī)的相關(guān)信息，并確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確。司機(jī)本人應(yīng)主動向公司提交個(gè)人健康狀況報(bào)告、榮譽(yù)證書等相關(guān)資料，如有信息變更應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門進(jìn)行更新。四、檔案整理與歸檔1.整理原則按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料的條理清晰、便于查閱。2.整理方法將收集到的資料進(jìn)行分類，同一類別的資料集中放置。例如，個(gè)人基本信息放在一起，工作記錄按時(shí)間順序排列等。對每份資料進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號規(guī)則可采用“司機(jī)編號資料類別順序號”的形式，如“001工作記錄001”表示001號司機(jī)的第一份工作記錄資料。對于紙質(zhì)資料，應(yīng)去除不必要的附件，如訂書釘、回形針等，確保資料的整潔。同時(shí)，對資料進(jìn)行掃描備份，形成電子檔案，以便于長期保存和查閱。3.歸檔要求整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔到專門的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中。檔案柜應(yīng)按照司機(jī)編號順序排列，每個(gè)司機(jī)的檔案單獨(dú)存放，并在檔案柜上標(biāo)明司機(jī)編號和姓名。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱司機(jī)檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門審批。人力資源部門批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。公司高層管理人員因工作需要查閱司機(jī)檔案的，可直接向人力資源部門提出申請，人力資源部門審核通過后提供查閱服務(wù)。涉及司機(jī)個(gè)人隱私的信息，未經(jīng)司機(jī)本人書面同意，不得查閱。2.借閱權(quán)限原則上不允許借閱司機(jī)檔案。如有特殊情況需要借閱的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案更新與維護(hù)1.信息更新司機(jī)個(gè)人基本信息、聯(lián)系方式、家庭住址等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫《檔案信息變更申請表》，提交至人力資源部門。人力資源部門審核后及時(shí)更新檔案信息，并通知相關(guān)部門。司機(jī)的工作記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等信息應(yīng)實(shí)時(shí)更新，確保檔案信息的時(shí)效性。2.定期審核人力資源部門定期對司機(jī)檔案進(jìn)行審核，一般每[X]年進(jìn)行一次全面審核。審核內(nèi)容包括檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或司機(jī)本人核實(shí)，并進(jìn)行更正或補(bǔ)充。3.檔案維護(hù)檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或字跡模糊等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印備份。隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和管理要求的變化，適時(shí)對檔案管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保檔案管理工作與公司實(shí)際情況相適應(yīng)。七、檔案保密與安全1.保密措施檔案管理人員應(yīng)對司機(jī)檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。在檔案查閱和借閱過程中，嚴(yán)格遵守查閱和借閱規(guī)定，防止信息泄露。對涉及司機(jī)個(gè)人隱私的信息，如健康狀況、家庭住址等，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保信息安全。2.安全管理檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。電子檔案應(yīng)采取加密存儲、定期備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露或損壞。八、檔案銷毀1.銷毀條件司機(jī)離職或檔案不再具有保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。2.銷毀程序由人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的司機(jī)編號、檔案名稱、銷毀原因等。經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，指定專人負(fù)責(zé)檔案銷