創新辦公室設備管理制度總則目的本制度旨在規范公司辦公室設備的管理，確保設備的正常使用，提高設備的使用效率，延長設備的使用壽命，降低設備的維護成本，保障公司各項工作的順利開展。適用范圍本制度適用于公司內所有辦公室設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。管理原則1.統一管理原則：辦公室設備由公司行政部門統一管理，負責設備的采購、調配、維護、報廢等工作。2.合理使用原則：員工應按照操作規程合理使用設備，愛護設備，不得隨意損壞或轉借他人。3.定期維護原則：行政部門應定期對設備進行維護保養，確保設備的正常運行。4.節約資源原則：鼓勵員工節約使用設備，減少浪費，降低能源消耗。設備采購需求申請1.各部門根據工作需要，填寫《辦公室設備采購申請表》，詳細說明設備的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字確認后提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購申請進行審核，根據公司實際情況和預算安排，確定是否批準采購申請。采購流程1.經批準的采購申請，由行政部門負責組織采購。采購人員應選擇具有良好信譽和資質的供應商，進行詢價、比價、議價，確保采購設備的質量和價格合理。2.采購人員與供應商簽訂采購合同，明確設備的規格、型號、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，并報行政部門負責人審核后簽訂。3.采購人員按照合同約定，跟蹤設備的生產進度和交貨情況，確保設備按時、按質、按量交付。驗收與入庫1.設備到貨后，采購人員應及時通知行政部門和使用部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準，對設備的規格、型號、數量、外觀、性能等進行檢查，確保設備符合要求。2.驗收合格的設備，由行政部門辦理入庫手續，并填寫《辦公室設備入庫單》，注明設備的名稱、規格、型號、數量、入庫日期等信息。3.驗收不合格的設備，采購人員應及時與供應商聯系，要求供應商更換或處理，并跟蹤處理結果。設備調配調配原則1.根據工作需要，行政部門可以對辦公室設備進行調配，確保設備的合理使用。2.設備調配應優先考慮本部門內部的調配，如無法滿足需求，可以在公司內跨部門調配。調配流程1.各部門因工作需要申請調配設備時，應填寫《辦公室設備調配申請表》，詳細說明設備的名稱、規格、型號、數量、原使用部門、申請使用部門等信息，并經部門負責人簽字確認后提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的調配申請進行審核，根據設備的使用情況和公司實際需求，確定是否批準調配申請。3.經批準的調配申請，由行政部門負責組織設備的調配工作。調配完成后，行政部門應及時更新設備臺賬，并通知原使用部門和申請使用部門。設備使用與維護使用規范1.員工應按照操作規程正確使用設備，不得擅自更改設備的配置和參數。2.設備使用過程中如發現異常情況，應及時停機并報告行政部門，不得擅自拆卸或維修設備。3.員工應妥善保管設備的配套軟件、資料和鑰匙，不得隨意丟失或損壞。4.禁止在設備上安裝與工作無關的軟件和游戲，不得利用設備從事違法違規活動。維護保養1.行政部門應制定設備維護保養計劃，定期對設備進行維護保養，確保設備的正常運行。2.設備維護保養工作可以由行政部門自行組織實施，也可以委托專業的維修公司進行。3.行政部門應建立設備維護保養檔案，記錄設備的維護保養情況，包括維護保養時間、內容、維修更換的零部件等信息。故障報修1.設備出現故障時，使用部門應及時填寫《辦公室設備故障報修單》，詳細說明設備的名稱、規格、型號、故障現象、故障發生時間等信息，并提交給行政部門。2.行政部門接到故障報修單后，應及時通知維修人員進行維修，并跟蹤維修進度和結果。3.維修人員在維修設備時，應做好維修記錄，包括維修時間、維修內容、維修更換的零部件等信息，并將維修記錄反饋給行政部門。設備報廢報廢條件1.設備已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。2.設備因技術更新換代，已被淘汰或不再適用的。3.設備因意外事故或自然災害等原因，造成嚴重損壞且無法修復的。報廢流程1.使用部門填寫《辦公室設備報廢申請表》，詳細說明設備的名稱、規格、型號、購置日期、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字確認后提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的報廢申請進行審核，組織相關人員對設備進行鑒定，確定是否符合報廢條件。3.經鑒定符合報廢條件的設備，由行政部門填寫《辦公室設備報廢審批表》，報公司領導審批。4.經公司領導批準的報廢設備，由行政部門負責組織報廢處理。報廢處理方式可以選擇出售給廢品回收公司、捐贈給相關單位或個人等。5.行政部門應及時更新設備臺賬，注銷報廢設備的信息。設備盤點盤點周期行政部門應定期對辦公室設備進行盤點，盤點周期為每年一次。盤點內容1.設備的數量、規格、型號、配置等信息。2.設備的使用狀況，包括在用、閑置、報廢等情況。3.設備的維護保養情況，包括維護保養時間、內容、維修更換的零部件等信息。盤點流程1.行政部門制定盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員等信息，并通知各部門做好準備工作。2.各部門按照盤點計劃，組織本部門人員對設備進行盤點，并填寫《辦公室設備盤點表》，詳細記錄設備的數量、規格、型號、配置、使用狀況等信息。3.行政部門對各部門提交的盤點表進行匯總和審核，與設備臺賬進行核對，發現差異及時查明原因并進行調整。4.行政部門根據盤點結果，編制《辦公室設備盤點報告》，報公司領導審閱。設備檔案管理檔案內容設備檔案應包括設備的采購合同、驗收報告、入庫單、調配申請表、故障報修單、維護保養記錄、報廢申請表、盤點報告等相關資料。檔案管理1.行政部門應指定專人負責設備檔案的管理，建立設備檔案管理制度，確保設備檔案的完整性和準確性。2.設備檔案應分類存放，便于查閱和管理。行政部門應定期對設備檔案進行整理和歸檔，確保檔案的安全。3.員工因工作需要查閱設備檔案時，應填寫《辦公室設備檔案查閱申請表》，經行政部門負責人