公司水電費收繳管理制度一、總則1.目的為加強公司水電費收繳管理，規(guī)范水電費收繳工作流程，確保公司水電費用及時、足額收繳，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門、員工及租賃公司場地的外部單位和個人。3.水電費定義本制度所指水電費包括公司辦公區(qū)域、生產區(qū)域、員工宿舍等場所發(fā)生的水費、電費及相關附屬費用。二、職責分工1.行政部負責公司水電費用的統(tǒng)一管理和核算工作。定期與水電供應部門核對水電用量及費用明細，確保數(shù)據(jù)準確無誤。負責向各部門、員工及外部租戶傳達水電費收繳通知，解釋相關政策和規(guī)定。負責水電費催繳、欠費統(tǒng)計及相關報表的編制工作。2.財務部負責水電費的賬務處理和資金收繳工作，確保水電費按時足額入賬。協(xié)助行政部核對水電費數(shù)據(jù)，對水電費收支情況進行監(jiān)督和檢查。根據(jù)行政部提供的水電費報表，及時支付水電供應部門費用。3.各部門負責人負責本部門水電費的管理工作，督促本部門員工按時繳納水電費。協(xié)助行政部做好水電費的收繳工作，提供相關信息和支持。對本部門水電費異常情況進行調查和處理，并及時向行政部反饋。4.員工個人按規(guī)定及時繳納本人使用的水電費，不得拖欠。配合行政部和財務部做好水電費的收繳和核對工作，如有疑問及時溝通。三、水電費計量與核算1.水電計量表設置公司在各辦公區(qū)域、生產區(qū)域、員工宿舍等場所安裝獨立的水電計量表，準確計量水電用量。水電計量表應定期進行校驗和維護，確保計量準確可靠。2.水電用量統(tǒng)計行政部每月定期抄錄各水電計量表讀數(shù)，并做好記錄。根據(jù)抄錄的水電表讀數(shù)，計算各部門、員工及外部租戶的水電用量，用量計算方法為當月讀數(shù)減去上月讀數(shù)。3.水電費核算行政部根據(jù)水電用量及水電供應部門提供的單價，計算各部門、員工及外部租戶當月應繳納的水電費金額。水電費計算公式為：水電費金額=水電用量×單價。對于水電單價有調整的情況，行政部應及時按照新的單價進行核算，并通知相關部門和人員。四、水電費收繳流程1.費用通知每月[具體日期]前，行政部根據(jù)水電費核算結果，編制水電費收繳通知單。通知單內容包括部門/個人名稱、水電費明細、應繳金額、繳費期限等信息。通過郵件、內部辦公系統(tǒng)、張貼公告等方式將水電費收繳通知單發(fā)送至各部門負責人及員工個人。2.繳費方式員工個人及外部租戶可通過以下方式繳納水電費：銀行轉賬：將水電費款項轉賬至公司指定的銀行賬戶，并在轉賬備注中注明部門/個人名稱及水電費所屬月份。現(xiàn)金繳納：到公司財務部指定地點繳納現(xiàn)金，并領取繳費憑證。各部門應指定專人負責收集本部門員工的水電費繳納憑證，并統(tǒng)一交至行政部。3.費用收繳財務部在收到水電費繳納款項后，應及時進行核對和確認。對于銀行轉賬的款項，財務部應根據(jù)轉賬備注信息核對繳費部門/個人及所屬月份；對于現(xiàn)金繳納的款項，財務部應根據(jù)繳費憑證核對相關信息。確認無誤后，財務部開具收款收據(jù)給繳費部門/個人或提供電子繳費記錄。4.欠費催繳對于到期未繳納水電費的部門、員工及外部租戶，行政部應在繳費期限屆滿后的[X]個工作日內進行催繳。催繳方式可采用電話通知、郵件提醒、張貼催繳通知等多種形式。行政部應記錄催繳情況，并及時更新欠費臺賬，對多次催繳仍未繳費的，采取進一步措施。5.欠費處理對于經(jīng)多次催繳仍拒不繳納水電費的部門、員工及外部租戶，公司將采取以下措施：暫停相關水電供應，直至欠費結清為止。從員工工資中扣除相應的水電費欠款。對于外部租戶，按照租賃合同約定追究違約責任，如收取滯納金、解除租賃合同等。將欠費情況納入公司內部信用管理體系，影響其在公司的相關權益。五、水電費減免與異常處理1.水電費減免因公司原因造成水電用量異常增加或減少，需要對水電費進行減免的，由相關部門提出申請，說明原因及減免金額。申請經(jīng)行政部審核、分管領導審批后，報財務部備案。財務部根據(jù)審批結果調整水電費賬目。對于因不可抗力等特殊原因導致水電費減免的情況，按照國家相關法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。2.水電費異常處理如發(fā)現(xiàn)水電用量明顯異常或水電費計算錯誤等情況，行政部應及時進行調查和核實。與水電供應部門溝通，檢查計量表是否存在故障，確認水電用量及費用的準確性。如因計量表故障或其他原因導致水電用量異常，行政部應根據(jù)實際情況重新核算水電費，并調整相關賬目。對于因員工違規(guī)使用水電導致水電費異常增加的情況，行政部應查明原因，要求相關責任人承擔相應費用，并按照公司規(guī)定進行處理。六、水電費報表與檔案管理1.水電費報表編制行政部每月根據(jù)水電費收繳情況，編制水電費報表。報表內容包括各部門/個人水電費收繳明細、欠費情況、水電費總計金額等。水電費報表應在每月[具體日期]前提交給財務部及公司管理層。2.水電費檔案管理行政部負責建立健全水電費檔案管理制度，對水電費相關資料進行分類、整理和歸檔。水電費檔案包括水電費收繳通知單、繳費憑證、催繳記錄、水電費報表、水電用量統(tǒng)計資料、水電計量表校驗記錄等。水電費檔案應妥善保管，保存期限為[X]年，以備查閱和審計。七、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督財務部負責對水電費收繳工作進行日常監(jiān)督，檢查行政部水電費核算及收繳情況，確保水電費數(shù)據(jù)準確、收繳流程合規(guī)。公司審計部門定期對水電費收繳情況進行審計，檢查水電費管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督接受水電供應部門的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，確保公司水電使用及費用繳納符合相關規(guī)定。如遇水電供應部門對公司水電用量及費用提出質疑，行政部應及時進行調查和溝通，提供相關證明材料，維護公司合法權益。八、培訓與宣傳1.培訓行政部定期組織公司員工進行水電費收繳管理制度培訓，提高員工對水電費管理規(guī)定的認識和理解。培訓內容包括水電費收繳流程、繳費方式、費用核算方法、欠費處理規(guī)定等。通過培訓，使員工了解水電費管理的重要性，自覺遵守相關制度，按時足額繳納水電費。2.宣傳