山西省機關印章管理制度總則目的為加強山西省機關印章管理，維護印章使用的嚴肅性、合法性和安全性，確保機關各項工作的正常開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于山西省各級各類機關及其所屬部門、單位的印章管理。印章種類1.單位公章：代表機關法人的正式印章，用于對外行文、簽訂合同、證明身份等重要事項。2.內設機構章：機關內部各部門、處室使用的印章，用于內部文件、報表、通知等。3.專用章：根據工作需要刻制的專門用途的印章，如財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等。4.領導人名章：機關負責人個人使用的印章，用于特定文件、信函的簽署。印章的刻制與啟用刻制審批1.單位公章、內設機構章、專用章的刻制，由使用部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、數量等信息。2.申請表經部門負責人簽字后，報機關辦公室審核，辦公室審核通過后報機關主要領導審批。3.領導人名章的刻制，由本人提出申請，經機關主要領導批準后，由辦公室統(tǒng)一辦理。刻制要求1.印章的刻制必須嚴格按照國家有關規(guī)定和公安機關的要求進行，選擇具有資質的印章刻制單位。2.印章的材質、規(guī)格、字體、圖案等必須符合規(guī)定要求，確保印章的清晰、規(guī)范、美觀。3.印章刻制完成后，刻制單位應提供印章印模，并在印模上注明印章名稱、規(guī)格、刻制日期等信息。啟用程序1.新印章刻制完成后，由辦公室負責領取，并進行登記備案。2.辦公室在啟用新印章前，應發(fā)布啟用通知，明確印章的啟用日期、使用范圍、保管要求等事項。3.啟用新印章時，應將原印章同時封存，并按照規(guī)定程序進行銷毀。印章的保管保管原則1.實行專人保管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理制度。3.印章保管人員不得擅自將印章交他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代保管的，必須經過機關主要領導批準，并辦理相關手續(xù)。保管地點1.單位公章、內設機構章、專用章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管室，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.領導人名章可由本人或指定專人保管，保管方式應符合安全要求。保管人員職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、被盜、損壞。2.嚴格按照印章使用規(guī)定和審批程序使用印章，對每一次印章使用情況進行詳細登記，包括使用日期、使用部門、使用事項、批準人等信息。3.定期對印章進行檢查，發(fā)現印章磨損、變形、損壞等情況及時報告，并按照規(guī)定程序申請更換。4.妥善保管印章使用登記臺賬和相關文件資料，以備查閱。印章的使用使用范圍1.單位公章用于對外正式行文、簽訂合同、協(xié)議、證明文件、介紹信、報送報表等。2.內設機構章用于本部門內部文件、通知、報表、報告等的印發(fā)。3.專用章用于特定業(yè)務范圍內的文件、憑證、票據等的簽署和使用。4.領導人名章用于特定文件、信函的簽署。使用流程1.申請：使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事項、用途、文件名稱、文號等信息，并由部門負責人簽字確認。2.審核：申請表經使用部門負責人簽字后，報機關辦公室審核。辦公室審核內容包括申請事項是否符合規(guī)定、文件內容是否準確無誤等。3.審批：辦公室審核通過后，報機關主要領導或授權領導審批。審批人應認真審查申請事項，簽署審批意見。4.用印：印章保管人員根據審批意見，在《印章使用申請表》上加蓋印章，并對印章使用情況進行登記。用印時應確保印章清晰、端正，騎年蓋月。5.登記：印章使用完畢后，印章保管人員應及時將《印章使用申請表》歸檔保存，并在印章使用登記臺賬上記錄相關信息。特殊情況處理1.緊急情況下，如因工作需要來不及履行正常審批程序的，使用部門可電話請示機關主要領導或授權領導同意后先行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項或重要文件的用印，應經機關領導班子集體研究決定。印章的停用與銷毀停用情形1.機關名稱變更、撤銷或合并的。2.印章損壞、遺失或被盜的。3.因工作需要不再使用的。停用程序1.印章保管人員發(fā)現印章需要停用時，應及時報告機關辦公室。2.辦公室核實情況后，發(fā)布印章停用通知，明確停用日期和停用印章的名稱、規(guī)格等信息。3.停用印章應及時收回，并與印章使用登記臺賬進行核對，確保印章數量準確無誤。銷毀程序1.對于停用的印章，由辦公室負責組織銷毀。2.銷毀印章時，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章的名稱、規(guī)格、數量、銷毀原因等信息，并經機關主要領導批準。3.銷毀印章應采用適當的方式進行，如粉碎、熔化等，確保印章無法復原。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。4.銷毀印章后，辦公室應將《印章銷毀申請表》和銷毀記錄歸檔保存。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門機關辦公室負責對印章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。檢查內容1.印章的保管是否安全，保管人員是否嚴格遵守保管制度。2.印章的使用是否符合規(guī)定，審批程序是否完備，使用登記是否準確、及時。3.印章的刻制、啟用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否按照規(guī)定程序辦理。檢查方式1.定期檢查：辦公室定期對印章管理情況進行全面檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：辦公室不定期對印章使用情況進行抽查，發(fā)現問題及時督促整改。3.專項檢查：針對印章管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保印章管理規(guī)范有序。違規(guī)處理1.對違反印章管理制度的單位和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、責令改正、通報批評等處理。2.因違反印章管理制度造成嚴重后果的，依法依規(guī)追究相關人員的責任。附則解釋權