體系文件過程管理制度一、總則（一）目的為了規范公司體系文件的過程管理，確保體系文件的編制、審核、批準、發布、修訂、廢止等環節的有效運行，保證體系文件的完整性、準確性、適用性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有體系文件的過程管理，包括但不限于質量管理體系文件、環境管理體系文件、職業健康安全管理體系文件等。（三）職責分工1.總經理負責體系文件的總體策劃和決策，批準體系文件的發布和修訂。2.管理者代表協助總經理進行體系文件的策劃和管理，審核體系文件的適用性和有效性，監督體系文件的實施。3.各部門負責人負責組織本部門體系文件的編制、修訂和實施，確保本部門體系文件與公司整體體系文件的一致性。4.體系文件管理員負責體系文件的歸口管理，包括文件的收發、登記、歸檔、保管、借閱等工作，定期對體系文件進行清理和更新。二、體系文件編制（一）編制原則1.遵循相關法律法規、標準規范和行業要求。2.結合公司實際情況，確保文件的可操作性和有效性。3.體現PDCA循環原則，持續改進體系文件。4.保持文件的完整性和系統性，避免文件之間的矛盾和沖突。（二）編制要求1.文件結構清晰體系文件應包括方針目標、程序文件、作業指導書、記錄表格等層次分明的文件。方針目標應明確公司的發展方向和戰略，程序文件應規定各項活動的流程和方法，作業指導書應詳細描述具體操作步驟，記錄表格應設計合理、便于填寫和保存。2.內容準確完整文件內容應真實、準確、完整，不得遺漏重要信息。對各項活動的描述應具體、明確，避免模糊不清和歧義。3.語言簡潔易懂文件語言應簡潔明了，通俗易懂，便于員工理解和執行。避免使用過于專業或生僻的詞匯和語句。4.格式規范統一體系文件的格式應統一規范，包括字體、字號、排版、編號等。確保文件的外觀整齊、美觀，便于識別和查閱。（三）編制流程1.成立編制小組由管理者代表擔任組長，各相關部門負責人為成員，負責體系文件的編制工作。明確編制小組成員的職責分工，確保編制工作順利進行。2.現狀調研編制小組對公司現有管理流程、業務活動、工作方法等進行全面調研，收集相關資料和數據。分析公司管理現狀，找出存在的問題和不足，為文件編制提供依據。3.文件起草根據調研結果，各部門按照職責分工起草本部門負責的體系文件。起草過程中應充分征求相關部門和人員的意見和建議，確保文件的合理性和可行性。4.文件審核各部門起草的文件初稿完成后，先由本部門負責人進行審核，確保文件內容符合本部門實際情況和要求。然后提交編制小組進行集中審核，審核內容包括文件的結構完整性、內容準確性、語言規范性、格式統一性等。對于審核中發現的問題，編制小組應及時與起草部門溝通，要求其進行修改完善。5.文件批準審核通過的體系文件報總經理批準發布。總經理應認真審查文件內容，確保文件符合公司整體戰略和目標，批準后方可發布實施。三、體系文件審核（一）審核目的1.確保體系文件的適用性和有效性，滿足公司實際管理需求。2.發現體系文件中存在的問題和不足，及時進行修改和完善。3.促進各部門之間的溝通和協調，保證體系文件的一致性和完整性。（二）審核類型1.內部審核由公司內部審核員組成審核組，按照預定的審核計劃和標準對公司體系文件的實施情況進行審核。內部審核每年至少進行一次，審核結果應形成審核報告，對發現的不符合項提出整改要求和期限。2.管理評審由總經理主持，各部門負責人參加，對公司體系文件的整體運行情況進行評審。管理評審每年至少進行一次，評審內容包括體系文件的適用性、有效性、充分性，以及與外部環境變化的適應性等。管理評審應形成評審報告，對評審中提出的改進建議進行落實和跟蹤。（三）審核流程1.制定審核計劃審核組根據公司體系文件的要求和實際情況，制定詳細的審核計劃，明確審核的范圍、時間、人員、方法等。審核計劃應提前通知被審核部門，以便其做好準備工作。2.實施審核審核員按照審核計劃對被審核部門的體系文件實施情況進行現場檢查、文件審查、人員訪談等。記錄審核過程中發現的問題和證據，形成審核記錄。3.編制審核報告審核結束后，審核組對審核記錄進行整理和分析，編制審核報告。審核報告應包括審核概況、審核發現的問題、不符合項描述、整改建議等內容。4.審核報告批準與發布審核報告報管理者代表審核，總經理批準后發布。審核報告應發送給相關部門和人員，以便其了解審核情況并采取相應的措施。5.整改跟蹤被審核部門針對審核報告中提出的不符合項制定整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標。審核組對整改情況進行跟蹤檢查，確保不符合項得到有效整改。四、體系文件發布（一）發布渠道1.公司內部網絡平臺將體系文件上傳至公司內部網絡平臺，供員工隨時查閱和下載。2.紙質文件發放根據需要，印發紙質版體系文件給相關部門和人員。3.培訓宣貫通過組織培訓、會議等形式，向員工宣貫體系文件的內容和要求。（二）發布流程1.體系文件經總經理批準后，由體系文件管理員負責在公司內部網絡平臺上發布，并更新文件版本號和發布日期。2.對于紙質文件的發放，體系文件管理員按照規定的發放范圍進行打印、編號、裝訂，然后發放給相關部門和人員，并做好發放記錄。3.在文件發布后，體系文件管理員應及時組織相關培訓和宣貫活動，確保員工了解體系文件的內容和要求，掌握文件的操作方法和流程。五、體系文件修訂（一）修訂原因1.法律法規、標準規范或行業要求發生變化，需要對體系文件進行修訂。2.公司內部管理流程、業務活動、組織結構等發生調整，導致體系文件需要更新。3.體系文件在實施過程中發現存在問題或不足，需要進行修訂完善。4.其他原因需要對體系文件進行修訂。（二）修訂流程1.提出修訂申請各部門在發現體系文件需要修訂時，應填寫《體系文件修訂申請表》，詳細說明修訂的原因、內容和建議。修訂申請表經部門負責人審核簽字后，提交給體系文件管理員。2.修訂計劃制定體系文件管理員對修訂申請表進行匯總整理，根據公司實際情況和工作安排，制定體系文件修訂計劃。修訂計劃應明確修訂的文件名稱、修訂內容、修訂責任人、修訂期限等。3.文件修訂起草修訂責任人按照修訂計劃對相關體系文件進行修訂起草。起草過程中應充分征求相關部門和人員的意見和建議，確保修訂后的文件符合實際情況和要求。4.文件審核修訂后的文件初稿完成后，先由本部門負責人進行審核，然后提交編制小組進行集中審核。審核內容包括修訂內容的合理性、必要性、準確性，以及與其他相關文件的協調性等。5.文件批準審核通過的體系文件修訂稿報總經理批準發布。總經理批準后，由體系文件管理員負責在公司內部網絡平臺上更新體系文件，并收回舊版文件。六、體系文件廢止（一）廢止原因1.體系文件所依據的法律法規、標準規范或行業要求已失效或廢止。2.公司內部管理流程、業務活動、組織結構等發生重大調整，導致相關體系文件不再適用。3.體系文件在修訂過程中被新的文件所替代。4.其他原因需要對體系文件進行廢止。（二）廢止流程1.提出廢止申請各部門在發現體系文件需要廢止時，應填寫《體系文件廢止申請表》，詳細說明廢止的原因和文件名稱。廢止申請表經部門負責人審核簽字后，提交給體系文件管理員。2.廢止審核體系文件管理員對廢止申請表進行審核，確認廢止的必要性和合理性。審核通過后，報管理者代表審批。3.廢止發布經管理者代表審批同意后，體系文件管理員在公司內部網絡平臺上發布體系文件廢止通知，并收回廢止的文件。對廢止的文件進行標識和妥善保管，以備查閱。七、體系文件保管（一）保管要求1.體系文件應分類存放，便于查找和使用。2.對紙質文件應建立專門的文件柜進行保管，確保文件的安全和完整。3.對于電子文件應進行備份存儲，定期進行數據維護和更新，防止數據丟失或損壞。4.對體系文件的保管環境應進行控制，保持適宜的溫度、濕度和通風條件，防止文件受潮、發霉、蟲蛀等。（二）保管期限1.體系文件的保管期限應根據相關法律法規、標準規范和公司實際情況確定。2.一般情況下，體系文件的保管期限不少于[X]年。3.對于涉及重要事項、關鍵信息或具有長期參考價值的體系文件，應適當延長保管期限。（三）保管責任1.體系文件管理員負責體系文件的日常保管工作，確保文件的妥善存放和安全。2.各部門應指定專人負責本部門體系文件的保管，定期對文件進行整理和清查，發現問題及時向體系文件管理員報告。3.對因保管不善導致體系文件丟失、損壞或泄露的，應追究相關責任人的責任。八、體系文件借閱（一）借閱范圍1.公司內部員工因工作需要，可借閱與本人工作相關的體系文件。2.外部單位因業務往來等特殊原因，需要借閱公司體系文件的，應經公司總經理批準。（二）借閱流程1.填寫借閱申請表借閱人應填寫《體系文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、版本號、借閱目的、借閱期限等。借閱申請表經部門負責人審核簽字后，提交給體系文件管理員。2.借閱審批體系文件管理員對借閱申請表進行審核，對于內部員工借閱的，一般情況下由體系文件管理員直接批準；對于外部單位借閱的，需報總經理批準。3.文件借閱登記審核通過后，體系文件管理員對借閱的文件進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、版本號、借閱日期、歸還日期等信息。將借閱的文件交給借閱人，并要求其簽字確認。4.文件歸還借閱人應在規定的借閱期限內歸還所借文件，歸還時應確保文