以工代賑材料采購管理制度一、總則（一）目的為規范以工代賑項目材料采購管理工作，確保采購活動合法、合規、高效進行，保障項目順利實施，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承擔的所有以工代賑項目中材料采購相關活動。（三）基本原則1.依法依規原則嚴格遵守國家法律法規以及相關政策規定開展采購工作，確保采購行為合法合規。2.公開公正原則采購過程應公開透明，保證所有符合條件的供應商有平等參與機會，公正對待每一個供應商，維護市場公平競爭環境。3.成本效益原則在保證材料質量和滿足項目需求的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。4.質量優先原則優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商提供的材料，確保項目工程質量。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定采購計劃，明確采購材料的種類、規格、數量、時間等要求。2.組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購合同簽訂等。3.負責與供應商溝通協調，跟蹤采購進度，確保按時、按質、按量完成采購任務。4.建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理。（二）項目部門1.根據項目需求，向采購部門提出準確的材料采購申請，明確技術規格和質量標準等要求。2.參與采購過程中的技術談判和驗收工作，協助采購部門確保采購的材料符合項目實際需求。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同審核，監督采購資金的支付，確保資金支付合規、安全。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的執行情況、采購合同的合法性等。2.對采購項目進行績效審計，評估采購活動的經濟效益和社會效益。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制依據1.以工代賑項目實施方案，明確項目所需材料的種類、規格、數量等。2.項目進度安排，根據項目施工計劃確定各階段材料采購時間節點。3.庫存情況，結合現有材料庫存，避免重復采購造成資源浪費。（二）采購計劃編制流程1.項目部門根據項目實施方案和進度要求，填寫《以工代賑材料采購申請表》，詳細列出所需材料的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門收到申請表后，進行匯總分析，結合庫存情況，編制采購計劃草案。3.采購計劃草案提交財務部門審核資金預算，經財務部門確認資金可行后，報公司分管領導審批。4.經審批后的采購計劃正式下達執行，采購部門按照計劃組織實施采購工作。（三）采購計劃調整1.如因項目變更、設計調整等原因需要對采購計劃進行調整，項目部門應及時填寫《以工代賑材料采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，提交采購部門。2.采購部門收到調整申請表后，進行審核評估，如涉及資金變動，需再次提交財務部門審核，報公司分管領導審批。3.審批通過后，采購部門按照新的采購計劃組織實施調整后的采購工作。四、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商信息庫，通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商自薦、行業推薦、網絡搜索等。2.對供應商進行資格審查，審查內容包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績情況等。3.對于符合資格要求的供應商，采購部門組織實地考察，了解其生產能力、質量控制、售后服務等情況。4.根據考察結果，對供應商進行綜合評價，選擇評價得分較高的供應商作為潛在合作對象。5.與潛在供應商進行商務談判，明確采購材料的價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款，達成一致后簽訂采購合同。（二）供應商評價與考核1.建立供應商評價體系，從產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面對供應商進行定期評價。2.采購部門負責收集供應商的相關信息，如產品檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等，作為評價依據。3.每季度對供應商進行一次綜合評價，評價結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。4.對于評價結果為優秀的供應商，在后續采購中給予優先合作機會；對于評價結果為不合格的供應商，及時進行整改，如整改后仍不符合要求，終止合作關系。（三）供應商檔案管理1.為每個供應商建立獨立的檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資格審查文件、實地考察報告、采購合同、評價記錄等。2.采購部門負責供應商檔案的日常維護和更新，確保檔案信息的準確性和完整性。3.供應商檔案作為公司選擇供應商、評估供應商績效以及處理采購糾紛的重要依據。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括材料名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同文本應使用公司統一制定的合同模板，確保合同條款的合法性、完整性和嚴謹性。3.采購合同簽訂前，需經項目部門、財務部門、法務部門審核。項目部門重點審核技術規格和質量標準是否符合項目要求；財務部門審核資金支付條款是否合理；法務部門審核合同條款是否存在法律風險。4.經審核通過后的采購合同，由雙方法定代表人或授權代表簽字蓋章生效。（二）合同執行1.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按照合同約定履行義務。2.供應商應按照合同約定的時間、地點、方式交貨，采購部門應提前做好收貨準備工作，組織項目部門、質量檢驗人員等進行驗收。3.如發現供應商交貨延遲、質量不符合要求等違約情況，采購部門應及時向供應商提出書面整改通知，并按照合同約定追究其違約責任。（三）合同變更與解除1.在合同執行過程中，如因不可抗力、項目變更等原因需要對合同進行變更，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。2.如因一方嚴重違約或其他法定原因需要解除合同，解除方應提前通知對方，并按照合同約定辦理相關手續。3.合同變更或解除后，采購部門應及時調整采購計劃和相關財務處理，并對合同檔案進行相應更新。六、采購驗收管理（一）驗收標準1.依據采購合同約定的質量標準、技術規格等要求制定驗收標準。2.對于國家有強制性標準的材料，應符合國家相關標準要求。（二）驗收流程1.供應商交貨前，應提前通知采購部門，采購部門組織項目部門、質量檢驗人員等成立驗收小組。2.驗收小組按照驗收標準對采購材料進行數量清點、質量檢驗等工作。3.對于驗收合格的材料，驗收小組應出具《以工代賑材料采購驗收報告》；對于驗收不合格的材料，應及時通知供應商進行整改或退換貨處理。4.采購部門負責對驗收情況進行記錄和存檔，作為支付貨款和評價供應商的依據。七、采購付款管理（一）付款申請1.采購材料驗收合格后，供應商應向采購部門提交付款申請，附上采購合同、驗收報告、發票等相關憑證。2.采購部門對付款申請進行審核，核實采購合同執行情況、驗收結果等，確保付款申請的真實性和準確性。3.審核通過后的付款申請提交財務部門。（二）付款審核1.財務部門收到付款申請后，按照公司財務管理制度和采購合同約定的付款方式、付款期限等進行審核。2.重點審核發票的真實性、合法性、有效性，以及資金支付的合規性。3.對于不符合付款條件的申請，財務部門應及時通知采購部門和供應商說明原因，并要求補充相關資料或進行整改。（三）付款執行1.經財務部門審核通過的付款申請，報公司分管領導審批。2.審批通過后，財務部門按照公司資金支付流程辦理付款手續，確保采購資金及時、準確支付給供應商。八、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險，包括材料價格波動、供應商壟斷等風險。2.質量風險，如采購的材料不符合質量標準，影響項目工程質量。3.供應風險，如供應商交貨延遲、中斷供應等風險。4.法律風險，如采購合同糾紛、違規采購等風險。（二）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握材料價格動態，合理安排采購時機，降低價格波動影響。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應商壟斷風險。2.質量風險應對加強對供應商的質量管理，嚴格審核供應商資質和產品質量認證，增加檢驗頻次和力度。在采購合同中明確質量違約責任，對不合格材料及時處理，保障項目質量。3.供應風險應對與供應商簽訂詳細的供貨合同，明確交貨期、違約責任等條款，加強對供應商的監督和催貨。建立應急供應預案，當供應商出現供應問題時，能夠及時尋找替代供應商，確保項目材料供應不斷檔。4.法律風險應對加強采購人員法律知識培訓，提高法律意識，確保采購活動合法合規。采購合同簽訂前，由法務部門進行審核把關，避免合同糾紛。九、監督與審計（一）內部監督1.采購部門應定期對采購工作進行自查，檢查采購計劃執行情況、采購流程合規性、合同履行情況等。2.公司內部審計部門定期對