體育場館檔案管理制度一、總則1.目的本制度旨在加強體育場館檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在體育場館運營管理中的作用，為場館的建設、維護、賽事組織、客戶服務等提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于體育場館內各部門及涉及體育場館相關業務活動所產生的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所指體育場館檔案是指在體育場館規劃、建設、運營、維護以及各類體育賽事、活動等過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責設立專門的檔案管理部門，負責體育場館檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督指導以及檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。制定和完善體育場館檔案管理制度，并確保制度的有效執行。建立檔案管理工作流程，明確各環節的工作要求和責任分工。負責檔案管理設施設備的配置、維護和更新，保障檔案存儲環境安全、適宜。組織開展檔案業務培訓，提高檔案管理人員的專業素質和各部門相關人員的檔案意識。對體育場館檔案工作進行定期檢查和考核，及時發現問題并督促整改。2.各部門職責負責本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。明確本部門兼職檔案員，負責協助檔案管理部門開展檔案相關工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。在開展涉及檔案利用的工作時，應按照規定流程向檔案管理部門提出申請，配合檔案管理部門做好檔案查閱、借閱等相關事宜。三、檔案的收集與整理1.收集范圍場館規劃建設類：包括場館立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、施工方案、工程招投標文件、竣工驗收資料等。運營管理類：場館日常運營記錄，如開放時間、場地使用情況、設備運行日志等。客戶管理檔案，涵蓋客戶信息、預訂記錄、投訴處理記錄等。市場營銷活動資料，包括活動策劃方案、宣傳推廣材料、合作協議等。賽事活動類：賽事活動申辦文件、競賽規程、日程安排、參賽隊伍及人員信息、成績記錄、現場照片及視頻等。安全管理類：安全管理制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理報告等。設備設施類：設備清單、采購合同、安裝調試記錄、維護保養計劃及記錄、設備報廢處置資料等。財務管理類：財務預算、決算報告、收支賬目、審計報告等。人事管理類：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核資料等。2.收集要求各部門應按照檔案管理部門規定的時間和要求，及時將本部門產生的檔案資料收集齊全，并進行初步整理。對于重要的文件資料，應采用原件歸檔；如有特殊情況需用復印件歸檔的，應在復印件上注明“與原件核對無誤”字樣，并加蓋部門印章。在收集過程中，應保證檔案資料的真實性、完整性，不得對檔案內容進行涂改、偽造或擅自銷毀。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值和保管期限，便于保管和利用。分類科學、組卷合理、排列有序、編號規范、編目準確。4.整理方法按年度類別保管期限分類。例如，先按年份將檔案分為不同年度，再在每個年度內按照場館規劃建設、運營管理等類別細分，最后根據文件的重要程度確定保管期限（如永久、長期、短期）。對紙質檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物等；對電子檔案進行格式統一、命名規范，并建立相應的目錄索引。編制檔號，檔號應能反映檔案的分類、年度、保管期限等信息，具有唯一性和系統性。四、檔案的保管1.保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案存儲環境安全可靠。庫房內應保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%），配備溫濕度監測設備，實時監控并記錄溫濕度情況。2.檔案存儲方式紙質檔案應分類存放于檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找。按照類別和保管期限順序存放，不同年度、不同類別的檔案之間應留有適當間隔。電子檔案應存儲于專用的存儲設備，并進行異地備份。定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。電子檔案應建立嚴格的訪問控制機制，設置不同級別的用戶權限，確保檔案信息安全。3.庫存檔案盤點檔案管理部門應定期對庫存檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，日常進行抽查。盤點時應詳細核對檔案的數量、種類、保管期限、存儲位置等信息，確保賬實相符。對于盤點中發現的問題，如檔案缺失、損壞等，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。五、檔案的利用1.利用原則遵循保密、安全、規范的原則，在確保檔案信息安全的前提下，為體育場館的各項工作提供有效服務。嚴格按照規定的審批程序和借閱期限辦理檔案查閱、借閱手續，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內容。2.利用方式查閱：因工作需要查閱檔案的部門或個人，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及檔號等信息，經部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，指定專人負責提供查閱服務，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。查閱檔案應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，嚴禁在檔案上涂改、標記或抽取、撤換檔案材料。借閱：如需借閱檔案，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經部門負責人、檔案管理部門負責人及分管領導簽字批準后，方可辦理借閱手續。檔案管理部門應向借閱人提供清晰、完整的檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱檔案的名稱、數量、檔號、借閱時間、預計歸還時間、借閱人等信息。借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上進行任何形式的破壞或污損。借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如需續借，應提前辦理續借手續。3.利用登記與統計檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱及檔號等信息。定期對檔案利用情況進行統計分析，如不同部門的利用頻率、各類檔案的利用比例等，為檔案管理工作的優化提供數據支持。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、嚴格把關的原則，確保鑒定結果客觀、準確，既能保證檔案的留存價值，又能合理剔除失去保存意義的檔案。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門專家以及分管領導組成。負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見和銷毀建議。3.鑒定方法根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素進行綜合評估。對于超過保管期限的檔案，重點審查其是否涉及場館建設、運營的關鍵信息，是否仍有查考利用價值。參考國家相關檔案保管期限規定以及體育場館行業特點，結合場館實際情況，制定科學合理的鑒定標準和流程。4.銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、檔號、數量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核、分管領導批準后，方可實施銷毀。檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保銷毀過程徹底、安全。監銷人員應在銷毀現場對銷毀情況進行監督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀完成后，監銷人員應將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的信息化管理1.信息化建設目標建立完善的體育場館檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和動態管理，提高檔案管理工作效率和服務水平，促進檔案信息資源的共享與開發利用。2.信息化管理內容檔案數字化：對館藏紙質檔案進行全面數字化處理，掃描分辨率應符合國家相關標準要求，確保數字化檔案圖像清晰、完整、可讀。數字化過程中應進行數據掛接，將數字化圖像與對應的檔案目錄信息相關聯，建立準確的索引關系。系統建設與維護：開發或選用適合體育場館檔案管理需求的信息化管理系統，系統應具備檔案錄入、存儲、查詢、借閱、統計分析、鑒定銷毀等功能模塊，并能實現與體育場館其他業務系統的數據交互。定期對系統進行維護和升級，保障系統的穩定運行和數據安全。數據安全管理：建立健全檔案信息化數據安全管理制度，采取數據備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制、防火墻、防病毒等安全技術措施，防止數據泄露、篡改、丟失等安全事故的發生。對涉及檔案信息化管理的操作人員進行權限管理，明確不同人員的操作權限范圍，防止越權操作。3.信息化利用服務通過檔案信息化管理系統，為體育場館各部門及相關人員提供便捷的檔案查詢、借閱服務。支持在線申請、審批、查閱檔案數字化副本，提高檔案利用效率。同時，利用信息化手段對檔案利用情況進行實時統計和分析，為檔案管理決策提供數據支持。八、檔案管理人員職責與培訓1.檔案管理人員職責熱愛檔案管理工作，具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守檔案管理規章制度。負責檔案的日常收集、整理、保管、利用等具體工作，確保檔案工作的規范化、標準化。對檔案管理設施設備進行日常維護和管理，保證設施設備正常運行，滿足檔案存儲和管理要求。積極參與檔案信息化建設工作，負責檔案數字化處理、系統操作與維護等相關技術工作。協助檔案鑒定工作小組開展檔案鑒定和銷毀工作，做好相關記錄和資料整理。定期向檔案管理部門負責人匯報檔案管理工作情況，及時反饋工作中存在的問題，并提出改進建議。2.培訓計劃制定檔案管理人員培訓計劃，定期組織開展檔案業務培訓，不斷提高檔案管理人員的