上市公司采購制度管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范上市公司采購行為，加強采購管理，確保采購工作的規范化、科學化、高效化，保障公司生產經營活動的順利進行，提高公司經濟效益，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于上市公司及其下屬各分公司、子公司的采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規章制度，確保采購行為合法合規。公平公正原則：采購過程中應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不得偏袒任何一方。公開透明原則：采購信息應公開透明，接受公司內部和外部的監督，確保采購過程的公正性和透明度。效益原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本和效益，實現公司利益最大化。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，確保采購活動的順利進行。二、采購組織與職責1.采購決策機構上市公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：審議和批準采購戰略和政策；審議和批準重大采購項目的采購計劃和預算；審議和批準采購合同的簽訂和變更；監督采購工作的執行情況；對采購工作中的重大問題進行決策。2.采購執行部門公司設立采購部門，負責具體的采購業務執行。采購部門的職責包括：制定采購計劃和預算；組織采購招標、詢價、談判等采購活動；選擇和確定供應商；簽訂采購合同；跟蹤采購合同的執行情況，協調解決采購過程中的問題；建立和維護供應商檔案；定期向上級匯報采購工作進展情況。3.其他相關部門需求部門：負責提出采購需求，參與采購項目的技術評審和驗收工作。財務部門：負責審核采購預算和合同付款條款，監督采購資金的使用情況。審計部門：負責對采購活動進行審計監督，檢查采購行為的合法性、合規性和效益性。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據公司生產經營計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等內容，并提交給采購部門?！恫少徤暾埍怼窇浶枨蟛块T負責人審核簽字后生效。2.采購計劃制定采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行匯總和分析，結合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容，并提交給采購決策委員會審批。3.供應商選擇與管理采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、信譽等方面的審查，確定合格供應商名單。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯系方式、合作歷史、產品質量、價格水平、交貨期等情況，并定期對供應商進行評估和考核。根據采購項目的特點和需求，選擇合適的供應商進行采購談判或招標。4.采購談判與招標采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物資或服務的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行協商，達成一致意見后簽訂采購合同。對于金額較大、技術復雜或涉及重要物資的采購項目，應采用招標方式進行采購。采購部門應制定招標文件，明確招標要求、評標標準等內容，并組織開標、評標、定標等工作。采購談判和招標過程中，應嚴格遵守公平、公正、公開的原則，確保采購結果的公正性和透明度。5.采購合同簽訂采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同簽訂前，應經采購部門負責人、法務部門審核簽字后生效。重大采購合同還應提交采購決策委員會審批。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。6.采購合同執行與跟蹤采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。需求部門負責對采購物資或服務進行驗收，驗收合格后填寫《驗收單》，并提交給采購部門。財務部門根據采購合同和《驗收單》，按照規定的付款方式和時間支付貨款。采購部門應定期對采購合同的執行情況進行總結和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。7.采購結算與付款采購部門根據采購合同和《驗收單》，填寫《付款申請單》，并提交給財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照公司財務管理制度的規定辦理付款手續。采購結算應嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行，確保公司資金的安全和合理使用。四、采購方式1.招標采購適用于金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。招標采購應按照國家有關法律法規和公司內部規定的程序進行，包括發布招標公告、發售招標文件、組織開標、評標、定標等環節。2.詢價采購適用于規格標準統一、貨源充足、價格變化幅度小的采購項目。采購部門向多家供應商發出詢價單，要求供應商報價，然后根據報價情況選擇合適的供應商進行采購。3.談判采購適用于采購項目技術復雜、有特殊要求或只有少數供應商可供選擇的情況。采購部門與供應商進行一對一的談判，就采購價格、質量、交貨期等條款進行協商，達成一致意見后簽訂采購合同。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的情況，如專利產品、特定品牌產品等。采購部門應提供充分的理由和證明材料，經采購決策委員會審批后，方可采用單一來源采購方式。五、采購預算管理1.采購預算編制采購部門應根據公司年度生產經營計劃和采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購物資或服務的名稱、規格、型號、數量、價格、采購時間等內容，并按照公司財務預算管理的要求進行編制。采購預算編制過程中，應充分考慮市場價格波動、供應商報價變化等因素，確保預算的合理性和準確性。2.采購預算審批采購預算編制完成后，應提交給采購決策委員會審批。采購決策委員會應根據公司戰略規劃、財務狀況、市場行情等因素，對采購預算進行審核和批準。3.采購預算執行采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算管理的規定辦理審批手續。4.采購預算控制財務部門應加強對采購預算執行情況的監控，定期對采購支出進行分析和比較，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取措施加以解決。采購部門應定期向財務部門匯報采購預算執行情況，接受財務部門的監督和檢查。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。對識別出的風險因素進行評估，確定風險的等級和影響程度，為制定風險應對措施提供依據。2.風險應對措施市場風險應對措施：密切關注市場價格波動和市場動態，加強市場調研和分析，合理安排采購時間和采購數量，采用套期保值等方式規避市場風險。供應商風險應對措施：加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作；與供應商簽訂詳細的合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任；建立供應商備用機制，確保在供應商出現問題時能夠及時找到替代供應商。質量風險應對措施：加強對采購物資或服務的質量檢驗和驗收，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收；要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾；建立質量反饋機制，及時處理質量問題。合同風險應對措施：加強合同管理，嚴格按照合同簽訂程序簽訂合同，確保合同條款合法合規、明確具體；對合同執行情況進行跟蹤和監督，及時發現合同執行過程中存在的問題，并采取措施加以解決；加強對合同糾紛的處理，維護公司的合法權益。3.風險監控與預警采購部門應建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況，并采取相應的措施進行調整。設立風險預警指標，如采購價格波動幅度、供應商交貨延遲率、采購物資質量合格率等，當指標超過設定的閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施防范風險。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部門應廣泛收集采購相關信息，包括市場價格信息、供應商信息、產品質量信息、行業動態信息等。采購信息收集渠道包括網絡搜索、行業協會、供應商提供、市場調研等。2.采購信息整理與分析采購部門應定期對收集到的采購信息進行整理和分析，形成采購信息報告，為采購決策提供依據。采購信息報告應包括市場價格走勢分析、供應商情況分析、采購成本分析、采購風險評估等內容。3.采購信息共享采購部門應建立采購信息共享平臺，將采購相關信息及時發布給需求部門、財務部門、審計部門等相關部門，實現信息共享。各部門應根據自身工作需要，及時查閱和使用采購信息，提高工作效率和決策科學性。八、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理，是否達到預算控制目標。采購質量：評估采購物資或服務的質量是否符合合同要求，是否滿足公司生產經營需要。交貨期：評估供應商是否按時交貨，交貨期的準確性和可靠性。供應商管理：評估供應商的選擇、評估、考核等管理工作是否到位，供應商的合作滿意度。采購效率：評估采購流程的執行效率，包括采購計劃制定、采購談判、合同簽訂、交貨驗收等環節的時間周期。2.評估方法定期評估：采購部門應定期對采購績效進行評估，一般每季度或每半年進行一次。對比評估：將采購績效與預算目標、歷史數據、同行業水平等進行對比分析，評估采購工作的成效。綜