dhc公司辦公經(jīng)費(fèi)管理制度總則目的為加強(qiáng)公司辦公經(jīng)費(fèi)管理，規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用行為，提高經(jīng)費(fèi)使用效益，保障公司各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的辦公經(jīng)費(fèi)管理。基本原則1.預(yù)算管理原則：辦公經(jīng)費(fèi)實(shí)行預(yù)算管理，各項(xiàng)費(fèi)用支出應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公經(jīng)費(fèi)，杜絕浪費(fèi)。3.合規(guī)性原則：經(jīng)費(fèi)使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。4.效益性原則：注重經(jīng)費(fèi)使用效益，確保每一筆經(jīng)費(fèi)都能為公司業(yè)務(wù)發(fā)展帶來(lái)積極作用。管理職責(zé)財(cái)務(wù)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制方案，組織各部門(mén)編制預(yù)算，并匯總審核形成公司年度辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算。2.負(fù)責(zé)審核各項(xiàng)辦公經(jīng)費(fèi)支出的合理性、合規(guī)性，辦理經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。3.定期對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司管理層提供財(cái)務(wù)報(bào)告。4.配合相關(guān)部門(mén)對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制，嚴(yán)格按照預(yù)算控制經(jīng)費(fèi)支出。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)的初審，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合理、合規(guī)。3.配合財(cái)務(wù)部做好辦公經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)分析工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)的行政管理制度。2.負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公用品的采購(gòu)、管理和維護(hù)，控制相關(guān)費(fèi)用支出。3.負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)地的租賃、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等費(fèi)用的管理。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。預(yù)算管理預(yù)算編制1.每年[具體時(shí)間]前，財(cái)務(wù)部根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度工作計(jì)劃及上一年度辦公經(jīng)費(fèi)使用情況，制定辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制方案，明確預(yù)算編制的原則、方法、范圍和要求等。2.各部門(mén)根據(jù)預(yù)算編制方案，結(jié)合本部門(mén)工作實(shí)際，詳細(xì)編制本部門(mén)下一年度辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算，包括費(fèi)用項(xiàng)目、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)支出時(shí)間等，并提交財(cái)務(wù)部。3.財(cái)務(wù)部對(duì)各部門(mén)提交的預(yù)算進(jìn)行匯總審核，綜合考慮公司整體情況進(jìn)行調(diào)整平衡，形成公司年度辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案，報(bào)公司管理層審批。4.公司年度辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算經(jīng)管理層審批通過(guò)后，由財(cái)務(wù)部下達(dá)各部門(mén)執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行1.各部門(mén)嚴(yán)格按照下達(dá)的預(yù)算執(zhí)行，不得隨意超預(yù)算支出。如因工作需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排等，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后報(bào)公司管理層審批。2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期通報(bào)各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)執(zhí)行偏差較大的部門(mén)及時(shí)進(jìn)行預(yù)警。預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，因市場(chǎng)環(huán)境變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等不可預(yù)見(jiàn)因素導(dǎo)致原預(yù)算無(wú)法滿(mǎn)足工作需要的，可以進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)包括調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后預(yù)算安排及對(duì)公司整體預(yù)算的影響等內(nèi)容，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、公司管理層審批后執(zhí)行。3.原則上年度預(yù)算調(diào)整次數(shù)不超過(guò)[X]次，且調(diào)整金額累計(jì)不得超過(guò)年度預(yù)算總額的[X]%。預(yù)算考核1.財(cái)務(wù)部定期對(duì)各部門(mén)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括預(yù)算執(zhí)行率、費(fèi)用控制情況等。2.預(yù)算執(zhí)行率=實(shí)際支出金額÷預(yù)算金額×100%。3.對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門(mén)給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成預(yù)算控制目標(biāo)的部門(mén)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求其說(shuō)明原因，提出改進(jìn)措施。費(fèi)用管理辦公設(shè)備及用品費(fèi)用1.采購(gòu)管理行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公設(shè)備及用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際需求確定采購(gòu)品類(lèi)、數(shù)量、規(guī)格等。采購(gòu)應(yīng)遵循“貨比三家”原則，通過(guò)集中采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)等方式選擇供應(yīng)商，確保采購(gòu)物品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益。2.庫(kù)存管理行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備及用品庫(kù)存管理制度，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物區(qū)域，對(duì)采購(gòu)的物品進(jìn)行分類(lèi)存放、標(biāo)識(shí)管理。定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。及時(shí)清理積壓、報(bào)廢物品，辦理相關(guān)手續(xù)。3.領(lǐng)用管理各部門(mén)根據(jù)工作需要填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到行政部門(mén)領(lǐng)用。行政部門(mén)應(yīng)按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記工作。嚴(yán)格控制辦公用品的浪費(fèi)現(xiàn)象，對(duì)不合理的領(lǐng)用申請(qǐng)應(yīng)予以拒絕。差旅費(fèi)1.出差審批員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫(xiě)出差申請(qǐng)表，注明出差事由、地點(diǎn)、時(shí)間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如因特殊情況臨時(shí)出差，無(wú)法提前審批的，應(yīng)在出差返回后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)差旅費(fèi)包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等，具體標(biāo)準(zhǔn)按照公司《差旅費(fèi)管理辦法》執(zhí)行。交通費(fèi)應(yīng)按照規(guī)定選擇經(jīng)濟(jì)合理的交通工具，因特殊情況需乘坐飛機(jī)頭等艙、火車(chē)軟臥等超標(biāo)準(zhǔn)交通工具的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。住宿費(fèi)應(yīng)選擇安全、衛(wèi)生、經(jīng)濟(jì)的住宿場(chǎng)所，按照不同地區(qū)和級(jí)別執(zhí)行相應(yīng)的住宿標(biāo)準(zhǔn)。伙食補(bǔ)助費(fèi)按照出差自然（日歷）天數(shù)計(jì)算，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)包干使用。3.報(bào)銷(xiāo)管理員工出差返回后應(yīng)在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)辦理差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，填寫(xiě)差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，附上出差申請(qǐng)表、發(fā)票、車(chē)票等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，按照費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，超標(biāo)準(zhǔn)部分不予報(bào)銷(xiāo)（因特殊原因經(jīng)審批的除外）。業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.招待審批因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行招待的，應(yīng)提前填寫(xiě)業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表，注明招待事由、對(duì)象、人數(shù)、預(yù)計(jì)費(fèi)用等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。單次招待費(fèi)用超過(guò)[規(guī)定金額]的，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.招待標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)招待應(yīng)本著勤儉節(jié)約、合理適度的原則，嚴(yán)格控制招待費(fèi)用支出。根據(jù)招待對(duì)象和業(yè)務(wù)性質(zhì)，確定合理的招待標(biāo)準(zhǔn)，如宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)、禮品贈(zèng)送標(biāo)準(zhǔn)等。3.報(bào)銷(xiāo)管理業(yè)務(wù)招待結(jié)束后，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單，附上業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請(qǐng)表、發(fā)票、菜單等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，對(duì)不符合招待審批程序、超標(biāo)準(zhǔn)招待的費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)。通訊費(fèi)1.標(biāo)準(zhǔn)制定：公司根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作需要，制定不同的通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)按照公司《通訊費(fèi)管理辦法》執(zhí)行。2.報(bào)銷(xiāo)方式：通訊費(fèi)補(bǔ)貼可采取實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)或定額補(bǔ)貼的方式。實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)的，員工應(yīng)提供合法有效的通訊費(fèi)用發(fā)票；定額補(bǔ)貼的，員工無(wú)需提供發(fā)票，按照補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)直接發(fā)放到工資中。3.報(bào)銷(xiāo)審核：財(cái)務(wù)部對(duì)通訊費(fèi)報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行審核，確保報(bào)銷(xiāo)金額符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)1.費(fèi)用結(jié)算：行政部門(mén)負(fù)責(zé)與水電供應(yīng)部門(mén)、物業(yè)管理公司核對(duì)水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)賬目，按時(shí)繳納相關(guān)費(fèi)用。2.分?jǐn)偣芾恚簩?duì)于公司辦公場(chǎng)地內(nèi)多個(gè)部門(mén)共同使用的水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)，行政部門(mén)應(yīng)制定合理的分?jǐn)傓k法，定期進(jìn)行分?jǐn)偤怂悖⒎謹(jǐn)偨Y(jié)果通知各部門(mén)。3.費(fèi)用控制：行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)水電費(fèi)及物業(yè)費(fèi)的管理，采取節(jié)能措施，降低費(fèi)用支出。對(duì)異常變動(dòng)情況及時(shí)進(jìn)行分析和處理。報(bào)銷(xiāo)管理報(bào)銷(xiāo)流程1.經(jīng)辦人按照公司財(cái)務(wù)制度及本制度規(guī)定，整理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，注明費(fèi)用發(fā)生日期、事由、金額、報(bào)銷(xiāo)部門(mén)等信息，并簽字確認(rèn)。2.將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單及相關(guān)憑證提交本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)后提交財(cái)務(wù)部審核。4.財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)予以退回，并說(shuō)明理由。審核通過(guò)后，交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。5.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，按照公司資金支付流程進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)付款。報(bào)銷(xiāo)憑證要求1.報(bào)銷(xiāo)憑證必須是合法有效的發(fā)票或財(cái)政監(jiān)制的收據(jù)，發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如需抵扣），且發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整，包括開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、服務(wù)或商品名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章，印章清晰可辨。收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。3.除發(fā)票外，報(bào)銷(xiāo)還需提供相關(guān)的審批文件、合同協(xié)議、清單等輔助證明材料，以證明費(fèi)用支出的真實(shí)性和合理性。4.報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)按費(fèi)用類(lèi)別、時(shí)間順序粘貼整齊，不得隨意涂改、刮擦。報(bào)銷(xiāo)時(shí)間規(guī)定1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，逾期不予報(bào)銷(xiāo)（因特殊原因經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。2.財(cái)務(wù)部定期集中辦理報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，具體時(shí)間安排按照公司財(cái)務(wù)工作流程執(zhí)行。各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)時(shí)間內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，以便財(cái)務(wù)部及時(shí)審核和處理。監(jiān)督檢查內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用支出合規(guī)性、報(bào)銷(xiāo)手續(xù)完整性等。2.審計(jì)部門(mén)可通過(guò)查閱財(cái)務(wù)憑證、賬目、報(bào)表，實(shí)地查看辦公設(shè)備及用品使用情況，訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。日常監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)辦公經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，要求其整改。2.行政部門(mén)配合財(cái)務(wù)部做好對(duì)辦公設(shè)備及用品采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，確保管理規(guī)范。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情