上市公司辦公室管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司辦公室的各項工作流程，提高工作效率，確保公司各項業務的順利開展，為公司的穩定運營提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公室工作人員，以及在公司辦公室區域內工作的所有人員。3.基本原則遵守國家法律法規及公司各項規章制度。高效、準確、及時地處理各項工作任務。注重團隊協作，加強溝通與協調。堅持保密原則，保護公司機密信息。二、辦公環境管理1.辦公區域布局根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公位置。辦公區域應保持整潔、明亮、通風良好，為員工提供舒適的工作環境。2.辦公設施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、電話、文件柜等辦公設施，并確保設施完好、正常使用。根據工作需要，定期更新和維護辦公設施，提高辦公效率。3.環境衛生管理實行環境衛生責任制，各部門負責本區域的環境衛生清理工作。保持辦公桌面整潔，文件、資料擺放有序，地面、門窗、墻壁等無灰塵、污漬。定期進行全面的環境衛生檢查，對不符合要求的部門進行督促整改。4.安全管理加強辦公區域的安全防范，配備必要的消防器材和安全設施，并確保其正常運行。員工應嚴格遵守安全操作規程，不得在辦公區域內吸煙、使用明火，不得私拉亂接電線。定期進行安全檢查，及時消除安全隱患，確保辦公區域的安全。三、辦公用品管理1.辦公用品采購辦公室負責制定辦公用品采購計劃，根據各部門的需求和庫存情況，定期采購辦公用品。采購辦公用品應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保辦公用品的質量和供應及時性。2.辦公用品領用員工需填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人審批后，到辦公室領取辦公用品。辦公室應建立辦公用品領用臺賬，詳細記錄辦公用品的領用情況，包括領用時間、領用人、領用物品名稱及數量等。3.辦公用品使用員工應愛護辦公用品，節約使用，不得浪費。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應嚴格按照操作規程使用，定期進行維護和保養。4.辦公用品盤點辦公室定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的辦公用品，應查明原因，及時進行處理，并調整辦公用品領用臺賬。四、文件管理1.文件分類文件分為行政文件、業務文件、財務文件、人事文件等類別，并根據文件的重要性和時效性進行進一步細分。行政文件包括公司規章制度、會議紀要、通知、報告等；業務文件包括項目方案、業務合同、技術資料等；財務文件包括財務報表、預算報告、審計報告等；人事文件包括員工檔案、考勤記錄、績效考核文件等。2.文件編號為便于文件的管理和查詢，對各類文件進行統一編號。文件編號應遵循一定的規則，例如：年份+部門代碼+文件序號，如202301001表示2023年1月第1號文件。3.文件起草與審核文件起草由相關部門或人員負責，確保文件內容準確、完整、清晰。重要文件需經部門負責人審核，涉及多個部門的文件還需相關部門會簽，最后由公司領導審批。4.文件印發經審批后的文件，由辦公室負責印發。辦公室應根據文件的性質和發放范圍，選擇合適的印發方式，如紙質印發、電子印發等，并確保文件及時、準確地發放到相關部門和人員手中。5.文件歸檔文件辦理完畢后，應及時進行歸檔。歸檔文件應按照分類和編號順序進行整理，確保文件的完整性和系統性。辦公室應建立文件檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責，定期對檔案進行檢查和維護。6.文件查閱與借閱公司員工因工作需要查閱文件，應填寫文件查閱申請表，經部門負責人批準后，到辦公室查閱。如需借閱文件，需填寫文件借閱申請表，經公司領導批準后，方可借閱，并在規定時間內歸還。查閱和借閱文件時，應嚴格遵守保密制度，不得擅自復印、傳播文件內容。五、會議管理1.會議分類會議分為公司例會、部門會議、專題會議等。公司例會由公司領導主持，各部門負責人參加，定期召開，主要傳達公司決策、部署工作任務、通報工作進展等；部門會議由各部門自行組織，部門員工參加，主要安排部門內部工作；專題會議根據工作需要不定期召開，針對特定問題進行討論和決策。2.會議組織會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并及時通知相關人員。準備會議資料，如會議議程、匯報材料、討論文件等，確保會議順利進行。3.會議記錄會議應安排專人負責記錄，記錄內容包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言要點、決議事項等。會議記錄應準確、完整，會后及時整理形成會議紀要，并經會議主持人審核后印發給相關人員。4.會議決議執行會議決議形成后，相關部門和人員應按照決議要求認真執行。辦公室負責對會議決議的執行情況進行跟蹤和督促，定期向公司領導匯報。六、印章管理1.印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。2.印章保管公章由辦公室專人保管，合同專用章由法務部門專人保管，財務專用章由財務部門專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人員保管。印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交他人使用。3.印章使用使用印章需填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并按照審批流程進行審批。經審批同意后，印章保管人員方可在規定的文件或材料上加蓋印章，并做好使用登記。4.印章停用與銷毀因公司機構調整、印章損壞等原因需要停用印章時，應及時辦理停用手續，并將印章交回辦公室統一保管。對于停用的印章，經公司領導批準后，由辦公室負責組織銷毀，并做好銷毀記錄。七、車輛管理1.車輛配備根據公司業務需要，合理配備公務車輛，確保車輛性能良好、安全可靠。2.車輛調度辦公室負責車輛的調度和安排，根據工作任務和員工需求，合理調配車輛。員工如需使用公務車輛，應提前填寫車輛使用申請表，經部門負責人審批后，到辦公室辦理車輛使用手續。3.車輛使用駕駛員應嚴格遵守交通法規，安全駕駛，文明行車。車輛使用過程中，駕駛員應做好車輛的日常維護和保養，確保車輛整潔、衛生。員工在使用車輛時，應愛護車輛設施，不得隨意損壞或丟失。4.車輛維修與保養辦公室負責建立車輛維修與保養檔案，定期對車輛進行檢查和維護。車輛出現故障時，駕駛員應及時報告辦公室，經批準后到指定的維修廠進行維修。維修費用應按照公司相關規定進行報銷，并做好記錄。5.車輛費用管理車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保險費、維修保養費等。辦公室應建立車輛費用臺賬，對車輛費用進行詳細記錄，并定期進行統計和分析。車輛費用報銷應按照公司財務制度執行，嚴格審核報銷憑證。八、通訊管理1.固定電話管理公司為員工配備固定電話，用于工作聯系。員工應妥善使用固定電話，不得利用電話進行與工作無關的活動。辦公室負責定期對固定電話進行檢查和維護，確保電話暢通。2.移動通訊管理公司根據工作需要，為員工發放移動通訊補貼。員工應合理使用移動通訊工具，確保工作通訊暢通。因工作需要使用移動通訊工具產生的費用，按照公司相關規定進行報銷。九、保密管理1.保密范圍公司保密信息包括商業秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等。商業秘密包括公司的經營策略、客戶信息、市場情報等；技術秘密包括公司的技術研發成果、工藝流程、技術資料等；財務信息包括公司的財務報表、預算報告、資金狀況等；人事信息包括員工檔案、薪酬福利、績效考核等。2.保密措施加強員工保密教育，提高員工的保密意識。對涉及保密信息的文件、資料、計算機等進行嚴格管理，采取加密、訪問控制等措施，防止保密信息泄露。與員工簽