三級子公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強三級子公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于三級子公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指三級子公司在各項經營管理活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、憑證、信函、會議記錄、工作計劃、總結、技術資料、圖紙、照片、音像等。（四）管理原則1.集中統一管理原則檔案工作由子公司綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性、系統性和安全性。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項經營管理活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則檔案應全面收集、整理，涵蓋公司經營管理活動的各個方面，不得遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度。2.制定和完善子公司檔案管理的各項規章制度，并組織實施。3.負責子公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理。5.負責向公司總部及其他相關部門提供檔案查閱、借閱服務。6.組織開展檔案業務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照規定的程序和要求查閱、借閱本部門形成的檔案。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業知識和技能，遵守檔案管理規章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管、安全防護工作，定期檢查檔案的保存狀況，發現問題及時處理。4.負責檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，確保檔案的正常流轉。5.協助綜合管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作。6.積極參與檔案管理的信息化建設，提高檔案管理工作效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發的與子公司有關的文件、指示、通知等。2.子公司制定的規章制度、工作計劃、總結、報告、請示、批復等文件材料。3.子公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。4.子公司的財務報表、憑證、賬簿等財務檔案。5.子公司的人事檔案，包括員工招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等資料。6.子公司的業務檔案，如市場調研報告、項目策劃書、技術資料、產品說明書等。7.子公司的會議記錄、紀要、決議等。8.子公司的工作計劃、總結、統計報表等。9.子公司的工程建設項目檔案，包括項目立項、可行性研究報告、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。10.子公司的設備檔案，包括設備采購合同、安裝調試記錄、操作規程、維護保養記錄等。11.子公司的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，不得涂改、偽造。3.對收集到的檔案應進行初步整理，按照檔案類別進行分類、排序。（三）整理方法1.分類檔案應按照其來源、時間、內容等因素進行分類，一般可分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類、工程建設類、設備管理類、聲像檔案類等。2.編號對每一類檔案應進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂對紙質檔案應進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目對整理好的檔案應編制目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和統計。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部門歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交綜合管理部門檔案管理人員。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，確保檔案的完整性和準確性。3.對驗收合格的檔案進行編號、編目、裝訂等整理工作，并按照檔案類別進行上架存放。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映子公司主要職能活動和歷史面貌的，對本公司、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映子公司一般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是反映子公司一般性工作活動，在較短時間內對本公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對電子檔案應進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關部門業務骨干組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案是否已失去保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查。2.對審查合格的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案鑒定小組負責人對《檔案銷毀鑒定表》進行審核簽字。4.將審核通過的《檔案銷毀鑒定表》報子公司主管領導審批。（四）銷毀程序1.經主管領導批準后，由綜合管理部門負責組織檔案的銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。3.對銷毀的檔案應進行登記，記錄銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息。4.銷毀完畢后，監銷人員應在銷毀登記冊上簽字確認。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱人應填寫《機密檔案查閱申請表》，經子公司主管領導批準后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經子公司綜合管理部門負責人審核，報子公司主管領導批準后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人應在指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.查閱人如需復印檔案，應經綜合管理部門負責人批準，并按照規定的程序辦理復印手續。4.查閱人查閱完畢后，應及時將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續。（三）借閱權限1.公司內部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.涉及公司機密的檔案，借閱人應填寫《機密檔案借閱申請表》，經子公司主管領導批準后，方可借閱。4.外部單位借閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經子公司綜合管理部門負責人審核，報子公司主管領導批準后，方可借閱。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。2.借閱人不得在借閱的檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.借閱人如需復印檔案，應經綜合管理部門負責人批準，并按照規定的程序辦理復印手續。4.借閱人借閱完畢后，應及時將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續。如發現檔案丟失、損壞，應及時報告綜合管理部門，并承擔相應的賠償責任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數字化轉換，建立電子檔案數據庫。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統，實現檔案信息的快速檢索。3.檔案信息檢索利用檔案信息化管理系統的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息。4.檔案信息利用通過檔案信息化管理系統，實現檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，方便員工利用檔案。5.檔案信息安全管理采取安全防護措施，確保檔案信息化管理系統的安全運行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人