周口復印機管理制度總則1.目的為了規范公司復印機的使用與管理，提高復印機的使用效率，延長復印機使用壽命，確保復印機正常運行，滿足公司辦公需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有復印機的使用、維護及管理。3.管理職責行政部門為復印機管理的歸口部門，負責復印機的選型、采購、調配、報廢等工作，并指定專人負責復印機的日常管理與維護協調工作。各部門負責本部門復印機的合理使用，并指定專人負責本部門復印機的使用登記及簡單故障反饋等工作。復印機的選型與采購1.選型依據根據公司辦公需求，綜合考慮復印機的性能、功能、速度、耗材成本、售后服務等因素，選擇適合公司使用的復印機型號。參考市場上主流復印機品牌及產品的口碑、用戶評價等，優先選擇質量可靠、穩定性高的產品。2.采購流程行政部門根據公司業務發展及復印機使用情況，提出復印機采購需求計劃，明確采購數量、型號、預算等內容。采購需求計劃提交公司領導審批，經批準后，按照公司采購相關規定進行采購招標或詢價等工作。確定供應商及采購合同后，行政部門負責跟進復印機的到貨安裝、調試等工作，確保復印機正常投入使用。復印機的配置與調配1.配置原則根據各部門的辦公業務量、人員數量等因素，合理配置復印機數量，確保各部門辦公需求得到滿足。同時，考慮復印機的使用效率，避免資源閑置或過度使用。2.調配流程當公司內部部門辦公地點調整、業務量變化等原因需要調整復印機配置時，由需求部門向行政部門提出書面申請，說明調整原因、所需復印機數量及型號等。行政部門接到申請后，進行實地考察和評估，結合公司復印機整體使用情況，制定調配方案。調配方案經公司領導審批后，行政部門負責組織實施復印機的調配工作，確保調配過程中復印機的正常使用不受影響。復印機的使用管理1.使用人員要求復印機使用人員應經過培訓，熟悉復印機的操作方法、性能特點及注意事項，嚴格按照操作規程進行操作。使用人員應愛護復印機，保持復印機的清潔衛生，不得隨意拆卸、改裝復印機部件。使用人員在使用過程中發現復印機出現故障或異常情況，應及時停止使用，并向行政部門報告。2.使用登記各部門指定專人負責本部門復印機的使用登記工作，詳細記錄每次使用復印機的日期、時間、使用人、復印/打印/掃描數量等信息。使用登記記錄應妥善保存，以備查詢和統計分析。行政部門定期對各部門復印機使用情況進行檢查和統計。3.使用規范復印文件時，應提前整理好文件順序，避免出現錯印、漏印等情況。同時，根據文件內容及使用目的，合理選擇復印紙張規格和復印份數。打印文件時，應確保文件排版正確、格式規范，避免因格式問題導致打印效果不佳或浪費紙張。打印前應仔細檢查文件內容，確認無誤后再進行打印。掃描文件時，應根據掃描用途選擇合適的掃描分辨率和文件格式，確保掃描文件清晰可讀。掃描后的文件應及時保存到指定文件夾，并按照公司文件管理規定進行命名和分類。使用復印機過程中，不得擅自更改復印機的默認設置，如紙張規格、復印濃度、打印質量等。如需調整，應在行政部門相關人員指導下進行操作。禁止使用復印機復印或打印與工作無關的文件資料，如私人照片、娛樂雜志等。復印機的維護管理1.日常維護復印機使用人員每天在使用前應對復印機進行簡單檢查，包括紙張是否充足、紙盒是否安裝正確、墨粉/硒鼓是否正常等，確保復印機處于正常工作狀態。定期清理復印機外部及內部灰塵，保持復印機外觀整潔。清理時應使用干凈柔軟的濕布或專用清潔工具，避免刮傷復印機表面。定期檢查復印機的耗材使用情況，如墨粉/硒鼓的剩余量等。當耗材接近使用極限時，及時通知行政部門進行更換，以確保復印機的正常使用。2.定期保養行政部門應根據復印機的使用頻率和廠家建議，定期安排專業維修人員對復印機進行全面保養。保養內容包括清潔復印機內部部件、檢查機械傳動部件、校準打印/復印/掃描精度等。定期保養記錄應詳細存檔，記錄每次保養的時間、內容、維修人員等信息，以便跟蹤復印機的維護歷史和性能狀況。3.故障維修當復印機出現故障時，使用人員應及時停止使用，并向行政部門報告。行政部門接到報告后，應詳細了解故障情況，判斷故障類型，并及時聯系專業維修人員進行維修。在維修人員到達之前，使用人員不得擅自拆卸復印機或嘗試自行維修，以免造成更大的損壞。維修人員維修完畢后，應填寫維修記錄，詳細記錄故障原因、維修方法、更換部件等信息。行政部門負責對維修記錄進行審核和存檔，并跟蹤復印機的維修效果。復印機的耗材管理1.耗材采購行政部門負責復印機耗材的統一采購工作，根據復印機的使用情況和耗材消耗規律，制定合理的耗材采購計劃。采購耗材時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保耗材的質量符合復印機的使用要求。同時，與供應商簽訂采購合同，明確耗材的規格、型號、價格、交貨期等條款。2.耗材庫存管理建立復印機耗材庫存管理制度，對采購回來的耗材進行分類存放、標識清晰，并做好庫存數量的記錄。定期盤點耗材庫存，確保庫存數量準確無誤。對于庫存不足的耗材，及時通知行政部門進行采購補充，避免因耗材短缺影響復印機的正常使用。3.耗材領用各部門因工作需要領用復印機耗材時，應填寫耗材領用申請表，注明領用耗材的名稱、規格、型號、數量等信息，并經部門負責人簽字批準。行政部門根據審批后的申請表，發放相應的耗材給領用部門，并做好領用記錄。領用記錄應包括領用日期、領用部門、領用人、耗材名稱及數量等內容。復印機的安全管理1.用電安全復印機應使用符合安全標準的電源插座，避免使用多用途插座或連接過多電器設備，防止因過載引發火災等安全事故。定期檢查復印機的電源線是否破損、老化等，如有問題應及時更換，確保用電安全。在復印機長時間不使用或下班后，應關閉復印機電源開關，拔掉電源線插頭，徹底切斷電源。2.防火安全復印機應放置在通風良好、干燥的地方，遠離易燃、易爆物品，如紙張、油墨、酒精等。嚴禁在復印機周圍吸煙或使用明火，防止因靜電或其他原因引發火災。配備必要的滅火設備，如滅火器等，并定期檢查其有效性，確保在發生火災時能夠及時使用。3.數據安全對于涉及公司機密文件的復印、掃描等操作，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保數據安全。禁止在未經授權的情況下將復印機連接到外部網絡或存儲設備，防止數據泄露。定期對復印機存儲的文件數據進行備份，防止因設備故障或其他原因導致數據丟失。復印機的報廢管理1.報廢條件復印機出現嚴重故障，經專業維修人員鑒定無法修復或維修成本過高，已無維修價值。復印機使用年限過長，性能嚴重下降，無法滿足公司辦公需求，且維修后仍不能正常使用。因公司業務調整、辦公地點變更等原因，復印機不再使用，且無調配價值。2.報廢流程由行政部門提出復印機報廢申請，填寫復印機報廢申請表，詳細說明報廢原因、復印機型號、購置時間、使用情況等信息，并附上專業維修人員的鑒定報告或相關證明材料。報廢申請提交公司領導審批，經批準后，行政部門負責按照公司固定資產報廢處理相關規定，辦理復印機的報廢手續，包括資產核銷、賬務處理等。