職業技術學院就業指導檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強我校就業指導檔案管理，提高就業指導工作的規范化、科學化水平，充分發揮檔案在就業指導與服務中的作用，依據國家有關檔案管理法律法規及教育部門相關規定，結合我校實際情況，特制定本制度。2.就業指導檔案是學校在開展就業指導、服務、管理等工作過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是學校檔案的重要組成部分。3.就業指導檔案管理工作應遵循統一領導、分級管理的原則，確保檔案的真實性、完整性、保密性和有效利用。二、管理體制與職責1.學校檔案管理部門-負責制定學校檔案管理的總體規章制度，對就業指導檔案管理工作進行統籌規劃和業務指導。-監督、檢查就業指導檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作符合相關標準和要求。-協調就業指導部門與其他部門在檔案管理工作中的關系，促進檔案資源的整合與共享。2.就業指導部門-設立專門的檔案管理崗位，配備具有檔案管理專業知識和技能的人員負責就業指導檔案的日常管理工作。-制定就業指導檔案管理的具體實施細則和工作流程，明確檔案管理各環節的責任和要求。-負責組織開展就業指導檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案材料的質量和規范性。-按照規定向學校檔案管理部門移交符合要求的就業指導檔案，并辦理交接手續。-負責就業指導檔案的利用服務工作，為學生、用人單位、學校各部門等提供檔案查閱、借閱等服務，并做好記錄。3.各二級學院-明確專人負責本學院學生就業指導檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案材料的真實性和完整性。-按照學校就業指導部門和檔案管理部門的要求，及時將本學院學生的就業指導檔案材料整理成冊，移交至學校就業指導部門。-協助學校就業指導部門和檔案管理部門做好與本學院相關的就業指導檔案管理工作，如檔案的查閱、核實等。三、檔案收集范圍1.就業政策與文件-國家、地方政府及教育部門發布的有關高校畢業生就業的政策法規、通知、意見等文件。-學校制定的就業工作相關規章制度、管理辦法、工作計劃、工作總結等文件材料。2.用人單位信息-用人單位的招聘信息，包括招聘崗位、招聘要求、薪資待遇等相關資料。-用人單位的基本信息，如單位簡介、聯系方式、營業執照副本復印件等。-校企合作協議、實習基地協議等相關材料。3.學生就業材料-學生個人簡歷、求職信等求職材料。-學生就業推薦表、成績單、獲獎證書、資格證書等復印件。-就業協議書、勞動合同、靈活就業證明等就業證明材料。-就業意向調查、就業跟蹤調查等相關調查問卷及統計分析報告。4.就業指導與服務活動材料-就業指導課程教案、課件、教學計劃、教學總結等資料。-舉辦的招聘會、宣講會、就業講座、職業規劃大賽等活動的策劃方案、活動照片、視頻、簽到表、總結報告等材料。-就業咨詢服務記錄，包括學生咨詢問題、解答內容、咨詢時間等信息。5.就業工作會議與研討材料-學校就業工作領導小組會議、就業工作專題會議等會議的通知、議程、會議記錄、會議紀要等材料。-就業工作研討會、經驗交流會等活動的相關材料，如發言稿、交流材料等。四、檔案整理與歸檔1.整理原則-遵循檔案形成的規律，保持檔案材料之間的有機聯系，按照不同類別、年度、專業等進行分類整理。-保證檔案材料的真實性、完整性和準確性，對收集到的檔案材料進行認真審核，剔除重復、無效的材料。2.分類方法-按照檔案的內容性質，分為就業政策與文件類、用人單位信息類、學生就業材料類、就業指導與服務活動類、就業工作會議與研討類等大類。-每一大類下再根據實際情況細分若干小類，如學生就業材料類可按年級、專業進一步細分。3.編號與編目-對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于管理和查找。-編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內容，確保目錄信息準確、完整。4.裝訂與裝盒-對紙張規格不一致、零散的檔案材料進行整理、折疊、裝訂，使其整齊規范。-將裝訂好的檔案或單份檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、起止編號等信息。5.歸檔要求-就業指導部門應在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的就業指導檔案向學校檔案管理部門移交歸檔。-移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案交接的準確性和完整性。五、檔案保管1.保管條件-學校檔案管理部門應設立專門的庫房存放就業指導檔案，庫房應保持清潔、通風、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等條件。-配備必要的檔案保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、消防設備等，確保檔案的安全保管。2.保管期限-就業政策與文件類檔案，保管期限為[X]年。-用人單位信息類檔案，自合作關系結束后保管[X]年。-學生就業材料類檔案，保管期限為自學生畢業之日起[X]年。-就業指導與服務活動類檔案，保管期限為[X]年。-就業工作會議與研討類檔案，保管期限為[X]年。-對于具有重要歷史價值或特殊保存意義的檔案，經學校檔案管理部門和就業指導部門共同鑒定后，可適當延長保管期限。3.定期檢查與維護-檔案管理人員應定期對就業指導檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、保管狀況、存放環境等。-如發現檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應及時采取相應的修復和保護措施。-對電子檔案，應定期進行數據備份，防止數據丟失，并檢查存儲設備的運行狀況。六、檔案利用1.利用原則-就業指導檔案的利用應遵循合法、合理、保密的原則，在保證檔案安全的前提下，充分發揮檔案的服務作用。-檔案利用應嚴格按照規定的程序和手續進行，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱、復制檔案。2.利用方式-查閱：學生、用人單位、學校各部門等因工作需要查閱就業指導檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱目的、查閱內容等，經相關部門負責人簽字批準后，在檔案管理人員的陪同下到指定地點查閱檔案。查閱者不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。-借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱者應填寫《檔案借閱申請表》，經就業指導部門負責人和學校檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱者必須妥善保管檔案，不得轉借他人，按時歸還。-復制：如因工作需要復制檔案材料，復制者應填寫《檔案復制申請表》，經相關部門負責人簽字批準后，在檔案管理人員的監督下進行復制。復制的檔案材料應注明復制來源和用途，嚴格按照規定使用。3.利用記錄-檔案管理人員應做好檔案利用記錄，記錄內容包括利用者姓名、單位、利用目的、利用時間、查閱或借閱的檔案內容等信息。-定期對檔案利用情況進行統計分析，為檔案管理工作的改進和優化提供依據。七、檔案保密1.就業指導檔案涉及學生個人隱私、用人單位商業秘密等敏感信息，檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴格遵守國家有關保密法律法規和學校的保密制度。2.檔案管理人員應簽訂保密責任書，明確保密職責和義務。對在檔案管理工作中知悉的秘密信息，不得泄露給無關人員。3.加強對檔案保管場所的安全管理，限制無關人員進入檔案庫房。對檔案查閱、借閱、復制等環節進行嚴格監控，確保檔案信息不被非法獲取和傳播。4.如發生檔案泄密事件，應立即采取措施進行處理，并及時向上級主管部門報告。對造成泄密事件的責任人，將按照學校相關規定進行嚴肅處理，構成犯罪的，依法追究刑事責任。八、檔案數字化建設1.學校應積極推進就業指導檔案數字化建設，提高檔案管理的信息化水平和服務效率。2.就業指導部門和檔案管理部門應制定檔案數字化工作計劃，逐步將紙質檔案轉化為電子檔案，并建立相應的數據庫。3.電子檔案的整理、分類、編目等應與紙質檔案保持一致，確保電子檔案與紙質檔案的相互對應和有效銜接。4.加強電子檔案的安全管理，采取數據加密、備份恢復、訪問控制等技術手段，保障電子檔案的真實性、完整性和保密性。5.建立數字化檔案利用平臺，方便學生、用人單位、學校各部門等通過網絡查閱、利用就業指導檔案，提高檔案資源的共享程度。九、監督與考核1.學校檔案管理部門和就業指導部門應定期對就業指導檔案管理工作進行檢查和評估，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案收集整理的規范性、檔案保管的安全性、檔案利用的服務質量等方面。2.將就業指導檔案管理工作納入學校對各二級學院和相關部門的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的單位和個人給予表彰和獎勵；對檔案管理工作不力、違反檔案