物業鑰匙柜管理制度一、總則（一）目的為加強物業鑰匙柜的管理，規范鑰匙的存放、使用和保管流程，確保鑰匙的安全與完整，保障物業管理工作的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司物業管理區域內的所有鑰匙柜及存放于鑰匙柜內的各類鑰匙，包括但不限于業主戶門鑰匙、公共區域設施設備鑰匙等。（三）職責分工1.物業客服部門負責業主鑰匙的接收、登記、發放和回收工作。解答業主關于鑰匙管理的相關咨詢。定期與業主核對鑰匙信息，確保信息準確無誤。2.工程維修部門負責公共區域設施設備鑰匙的管理，包括鑰匙的標識、分類存放等。根據維修工作需要，及時從鑰匙柜中領取相應鑰匙，并做好領取記錄。維修工作結束后，及時將鑰匙歸還鑰匙柜，并確保鑰匙存放正確。3.鑰匙柜管理人員負責鑰匙柜的日常管理，包括鑰匙柜的清潔、維護，確保鑰匙柜正常使用。嚴格按照規定的流程進行鑰匙的存放、發放和回收操作，做好相關記錄。定期盤點鑰匙，確保鑰匙數量與記錄一致，如發現異常及時報告。4.物業經理負責監督鑰匙柜管理制度的執行情況。對鑰匙管理過程中的重大事項進行決策。二、鑰匙的接收（一）業主鑰匙接收1.業主辦理入住手續時，物業客服人員應向業主說明鑰匙管理的相關規定和流程，告知業主將戶門鑰匙等交予物業統一管理。2.業主提交鑰匙時，客服人員需仔細核對鑰匙數量，并與業主在《業主鑰匙交接登記表》上簽字確認。登記表應詳細記錄業主姓名、房號、鑰匙類型（如戶門鑰匙、信箱鑰匙等）、鑰匙數量等信息。3.對于業主委托他人代交鑰匙的情況，代交人需提供業主授權委托書及有效身份證件，客服人員核實無誤后，方可辦理鑰匙接收手續。（二）公共區域設施設備鑰匙接收1.工程維修人員在接收新的公共區域設施設備時，應同時接收相應的鑰匙，并在《公共區域設施設備鑰匙登記表》上進行登記。登記內容包括設施設備名稱、型號、位置、鑰匙數量及用途等。2.工程維修人員應對接收的鑰匙進行初步檢查，確保鑰匙能夠正常開啟相應的設施設備。如發現鑰匙存在損壞、缺失等情況，應及時與相關部門或供應商聯系更換或補充。三、鑰匙的存放（一）鑰匙柜的設置與標識1.根據物業管理區域的實際情況，合理設置鑰匙柜的數量和位置。鑰匙柜應選擇安全、干燥、通風良好的場所，便于鑰匙的存放和管理。2.對鑰匙柜進行編號，并在鑰匙柜顯著位置張貼標識，注明鑰匙柜編號、存放鑰匙的類型及適用范圍等信息，以便于查找和使用。（二）鑰匙的分類存放1.業主鑰匙按照房號順序，將業主戶門鑰匙、信箱鑰匙等分別存放在不同的鑰匙格內，并在鑰匙格上標明對應的房號。對于同一業主有多套鑰匙的情況，應將所有鑰匙存放在相鄰的鑰匙格內，便于集中管理。2.公共區域設施設備鑰匙根據設施設備的類別和功能，將公共區域設施設備鑰匙進行分類存放。例如，電梯機房鑰匙、配電室鑰匙、消防設備鑰匙等應分別存放，并在鑰匙格上標明設施設備名稱。對于一些重要設施設備的備用鑰匙，應單獨存放，并做好明顯標識，確保在緊急情況下能夠迅速找到并使用。（三）鑰匙的標識1.在每把鑰匙上粘貼標識牌，標明鑰匙對應的房號或設施設備名稱。標識牌應清晰、牢固，不易脫落。2.對于一些相似的鑰匙，如不同樓層的同一類型設施設備鑰匙，應采用不同顏色或形狀的標識牌進行區分，以便于快速識別。四、鑰匙的使用（一）業主鑰匙使用1.業主因特殊情況需要使用戶門鑰匙時，應攜帶有效身份證件到物業客服中心辦理申請手續。客服人員核實業主身份后，在《業主鑰匙使用登記表》上記錄業主姓名、房號、申請時間、預計歸還時間等信息，并將鑰匙交予業主。2.業主使用鑰匙后，應按照約定時間及時歸還鑰匙。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向客服人員說明情況，并辦理延期歸還手續。3.客服人員在業主歸還鑰匙時，應仔細檢查鑰匙是否完好無損，確認無誤后在《業主鑰匙使用登記表》上記錄歸還時間，并將鑰匙放回鑰匙柜原存放位置。（二）公共區域設施設備鑰匙使用1.工程維修人員因工作需要使用公共區域設施設備鑰匙時，應填寫《公共區域設施設備鑰匙領用申請表》，注明領用鑰匙的名稱、用途、領用時間、預計歸還時間等信息，并經部門負責人簽字批準后，方可到鑰匙柜管理人員處領取鑰匙。2.鑰匙柜管理人員根據申請表發放鑰匙，并在《公共區域設施設備鑰匙領用登記表》上記錄領用人員姓名、部門、鑰匙名稱、領用時間、歸還時間等信息。3.維修人員使用鑰匙后，應及時將鑰匙歸還鑰匙柜。如因維修工作需要暫時保留鑰匙，應在維修完成后盡快歸還，并向鑰匙柜管理人員說明情況。4.鑰匙柜管理人員應定期檢查公共區域設施設備鑰匙的使用情況，如發現鑰匙未按時歸還或存在異常使用情況，應及時與領用人員聯系核實，并向上級報告。五、鑰匙的盤點與清查（一）定期盤點1.鑰匙柜管理人員每月應對鑰匙柜內的鑰匙進行一次全面盤點，確保鑰匙數量與《業主鑰匙交接登記表》、《公共區域設施設備鑰匙登記表》等記錄一致。2.盤點時，應逐把核對鑰匙的標識、數量及存放位置，如發現鑰匙缺失、損壞或標識不清等情況，應及時查明原因，并進行記錄。（二）不定期清查1.物業經理或相關部門負責人應不定期對鑰匙柜進行清查，檢查鑰匙管理制度的執行情況，包括鑰匙的存放、使用、登記等環節。2.清查過程中如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）盤點與清查記錄1.鑰匙柜管理人員應將每次盤點和清查的情況詳細記錄在《鑰匙盤點清查記錄表》上，記錄內容包括盤點或清查時間、鑰匙柜編號、鑰匙名稱、實際數量、應存數量、差異情況及原因分析等。2.對于盤點和清查中發現的問題及處理情況，應及時報告上級領導，并根據領導意見進行相應的處理。如涉及鑰匙的丟失或損壞，應按照相關規定進行賠償或補充。六、鑰匙的保管與安全（一）鑰匙柜的安全管理1.鑰匙柜應配備必要的安全設施，如門鎖、密碼鎖等，并定期檢查其安全性，確保鑰匙柜能夠正常鎖閉。2.鑰匙柜管理人員應妥善保管鑰匙柜的鑰匙，不得隨意轉借他人。如因工作需要臨時委托他人管理鑰匙柜，應辦理書面委托手續，并明確委托期限和責任。3.非鑰匙柜管理人員未經允許不得擅自進入鑰匙柜存放區域，嚴禁無關人員接觸鑰匙柜內的鑰匙。（二）鑰匙的保密措施1.物業工作人員應嚴格遵守鑰匙管理的保密制度，不得泄露業主鑰匙的相關信息。2.在處理業主鑰匙相關事務時，應注意保護業主隱私，避免在公開場合討論或透露業主鑰匙的情況。（三）鑰匙的損壞與丟失處理1.如發現鑰匙損壞，鑰匙柜管理人員應及時更換新鑰匙，并做好記錄。對于因正常使用導致的鑰匙磨損，應按照規定程序進行申請更換；對于因人為原因造成的鑰匙損壞，應由責任人負責賠償。2.如鑰匙丟失，鑰匙柜管理人員應立即報告上級領導，并采取相應的措施，如查找可能丟失的地點、通知相關人員注意尋找等。同時，應根據鑰匙的重要性和影響范圍，決定是否需要更換相應的設施設備鎖具或采取其他安全防范措施。3.對于因鑰匙丟失給業主或物業管理工作帶來的損失，應根據實際情況追究相關責任人的責任，并按照規定進行賠償。七、鑰匙柜的維護與保養（一）日常維護1.鑰匙柜管理人員每天應對鑰匙柜進行清潔，擦拭鑰匙柜表面灰塵，保持鑰匙柜外觀整潔。2.定期檢查鑰匙柜的門鎖、合頁等部件，確保其正常使用。如發現門鎖松動、合頁損壞等情況，應及時進行維修或更換。（二）定期保養1.每季度對鑰匙柜進行一次全面保養，包括檢查鑰匙柜的內部結構、鑰匙格的完整性等。如發現鑰匙柜存在變形、損壞等情況，應及時進行修復或更換。2.對鑰匙柜的鎖具進行保養，如添加潤滑油、更換電池等，確保鎖具的靈敏性和可靠性。（三）故障維修1.當鑰匙柜出現故障時，鑰匙柜管理人員應及時報告上級領導，并聯系專業維修人員進行維修。2.在維修期間，應采取臨時措施確保鑰匙的安全存放，如使用備用鑰匙柜或采取其他安全保管方式。3.維修完成后，應及時對維修情況進行記錄，包括故障原因、維修內容、維修時間等，以便于日后查閱和統計分析。八、培訓與監督（一）培訓1.物業客服部門、工程維修部門及鑰匙柜管理人員應定期參加鑰匙管理相關知識的培訓，了解鑰匙管理制度的各項規定和操作流程，提高鑰匙管理水平。2.培訓內容包括鑰匙的接收、存放、使用、盤點、保管及安全等方面的知識和技能，培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析等多種形式。（二）監督1.物業經理應加強對鑰匙柜