物資采購與管理制度一、總則1.目的為規范公司物資采購行為，加強物資采購管理，確保采購物資的質量、價格合理，滿足公司生產經營需要，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有物資的采購活動，包括生產用原材料、輔助材料、設備配件、辦公用品、勞保用品等。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排物資采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量第一原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保采購物資符合相關標準和要求。價格合理原則：在保證物資質量的前提下，通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇價格合理的供應商，降低采購成本。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司成立采購管理委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人組成。采購管理委員會負責審議和決策重大采購事項，包括采購戰略、采購預算、供應商選擇等。2.采購執行部門公司設立采購部，作為采購執行部門，負責具體的物資采購工作。采購部應根據公司采購計劃，組織實施采購活動，包括供應商開發、詢價、議價、合同簽訂、訂單跟蹤、到貨驗收等。3.相關部門職責需求部門：負責提出物資采購需求，提供詳細的技術規格、質量要求、數量等信息，并參與采購過程中的技術評審和到貨驗收工作。財務部：負責審核采購預算、采購合同，監督采購資金的支付，參與采購成本分析和控制。質量部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和驗收，確保采購物資符合質量標準和要求。法務部門：負責審查采購合同的合法性和合規性，提供法律意見和建議，防范法律風險。三、采購流程1.采購計劃編制需求部門應根據公司生產經營計劃和實際需求，提前編制物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。采購計劃編制完成后，需求部門應提交給采購部審核。采購部根據公司庫存情況、采購周期等因素，對采購計劃進行審核和調整，確保采購計劃的合理性和可行性。采購部將審核后的采購計劃提交給采購管理委員會審批。采購管理委員會根據公司戰略規劃和資源狀況，對采購計劃進行審批，確定最終的采購計劃。2.供應商選擇與管理采購部應根據采購計劃，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等。采購部對供應商進行評估和篩選，選擇符合公司要求的供應商。評估指標包括供應商的信譽、資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。采購部與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。合作協議應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。采購部定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商合作關系。評估指標包括交貨及時性、產品質量、價格水平、售后服務等。3.采購詢價與議價采購部根據采購計劃和供應商信息，向多家供應商發出詢價函，要求供應商提供報價單。報價單應包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。采購部對供應商的報價進行分析和比較，選擇價格合理、質量可靠的供應商進行議價。議價過程中，采購部應與供應商充分溝通，爭取最優惠的價格和條款。采購部將議價結果提交給采購管理委員會審批。采購管理委員會根據公司利益和市場情況，對議價結果進行審批，確定最終的采購價格和條款。4.采購合同簽訂采購部根據采購管理委員會的審批結果，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。采購合同簽訂前，采購部應將合同文本提交給法務部門審查。法務部門對合同的合法性和合規性進行審查，提出修改意見和建議。采購合同簽訂后，采購部應將合同副本分發給需求部門、財務部、質量部門等相關部門，以便各部門做好后續工作。5.采購訂單下達采購部根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購部應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商有違約行為，采購部應及時采取措施，要求供應商整改或承擔違約責任。6.到貨驗收物資到貨前，采購部應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。需求部門和質量部門應根據采購合同和相關標準，對到貨物資進行檢驗和驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格型號、數量、質量、外觀等。如發現物資存在質量問題或數量短缺等情況，需求部門和質量部門應及時通知采購部，采購部應與供應商協商解決。驗收合格的物資，需求部門應辦理入庫手續。驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜。7.采購付款物資到貨驗收合格后，采購部應根據采購合同和相關規定，辦理采購付款手續。采購付款申請應包括采購合同編號、物資名稱、規格型號、數量、價格、付款金額等信息。采購付款申請提交給財務部審核。財務部根據采購合同和相關規定，對采購付款申請進行審核，確保付款金額準確無誤，付款手續齊全合規。財務部審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續。付款方式包括支票、匯票、電匯、網上銀行等。四、采購預算管理1.采購預算編制采購部應根據公司年度生產經營計劃和物資采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購物資的名稱、規格型號、數量、價格、采購金額等信息。采購預算編制完成后，采購部應提交給財務部審核。財務部根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算進行審核和調整，確保采購預算的合理性和可行性。采購部將審核后的采購預算提交給采購管理委員會審批。采購管理委員會根據公司戰略規劃和資源狀況，對采購預算進行審批，確定最終的采購預算。2.采購預算執行采購部應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，提交給采購管理委員會審批。財務部應加強對采購預算執行情況的監督和控制，定期對采購預算執行情況進行分析和通報。如發現采購預算執行偏差較大，財務部應及時與采購部溝通，共同采取措施加以解決。3.采購預算調整在采購預算執行過程中，如遇市場價格波動、生產經營計劃調整等原因，需要調整采購預算的，采購部應及時提出書面申請，說明調整原因和調整金額。采購部將采購預算調整申請提交給財務部審核。財務部根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算調整申請進行審核，提出審核意見。采購部將財務部審核通過的采購預算調整申請提交給采購管理委員會審批。采購管理委員會根據公司戰略規劃和資源狀況，對采購預算調整申請進行審批，確定最終的采購預算調整方案。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。采購部應建立風險評估指標體系，對風險進行量化評估，確定風險等級。風險評估指標體系應包括市場價格波動幅度、供應商違約率、產品質量合格率、合同糾紛發生率等。2.風險應對措施根據風險評估結果，采購部應制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。風險應對措施包括市場調研與分析、供應商管理與評估、質量檢驗與控制、合同審核與管理等。采購部應定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對措施，確保風險得到有效控制。3.風險監控與預警采購部應建立風險監控機制，對采購過程中的風險進行實時監控。風險監控指標包括市場價格波動情況、供應商交貨情況、產品質量檢驗情況、合同執行情況等。采購部應設定風險預警指標和閾值，當風險監控指標超過預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取措施加以應對。六、采購績效評估1.評估指標設定采購部應建立采購績效評估指標體系，對采購工作進行全面、客觀、公正的評估。評估指標包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理、合同管理等。采購成本指標包括采購價格、采購費用、采購成本節約率等。采購質量指標包括物資合格率、退貨率、質量事故發生率等。采購效率指標包括采購周期、訂單處理及時率、交貨及時率等。供應商管理指標包括供應商滿意度、供應商開發數量、供應商淘汰率等。合同管理指標包括合同簽訂率、合同執行率、合同糾紛發生率等。2.評估方法與周期采購績效評估采用定量與定性相結合的方法，通過數據分析、問卷調查、現場檢查等方式進行評估。采購績效評估周期為每季度一次，采購部應在每季度末提交采購績效評估報告，對本季度采購工作進行總結和評估。3.評估結果應用采購績效評估結果作為采購部和采購人員績效考核的重要依據，與薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。采購部應根據采購績效評估結果，分析采購工作中存在的問題和不足，制定改進措施和計劃，不斷提高采購工作水平。七、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。內部審計部