物品與設備管理制度一、總則1.目的為加強公司物品與設備的管理，確保物品與設備的合理配置、安全使用、有效維護和規范處置，提高公司資產的使用效益，保障公司各項工作的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有物品與設備的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設備、生產設備、運輸設備、電子設備等。3.管理原則（1）統一管理原則：公司物品與設備實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算的管理體制。（2）合理配置原則：根據公司業務需求和實際情況，合理配置物品與設備，避免資源浪費。（3）高效使用原則：提高物品與設備的使用效率，充分發揮其功能，為公司創造價值。（4）規范管理原則：建立健全物品與設備管理制度，規范管理流程，確保管理工作的規范化、科學化。二、管理職責1.行政管理部門（1）負責制定和完善公司物品與設備管理制度，并組織實施。（2）負責公司物品與設備的采購、驗收、入庫、保管、發放、調配、報廢等日常管理工作。（3）定期對公司物品與設備進行清查盤點，確保賬實相符。（4）負責公司辦公區域的設施設備的維護、維修和保養工作。2.使用部門（1）負責本部門物品與設備的申購、使用、保管和維護等工作。（2）配合行政管理部門做好物品與設備的清查盤點工作。（3）按照規定及時辦理物品與設備的報廢、報損等手續。3.財務部門（1）負責公司物品與設備的財務核算工作，建立健全資產臺賬。（2）參與物品與設備的采購、驗收、報廢等環節的審核工作。（3）定期對公司物品與設備的財務狀況進行分析，為公司決策提供依據。三、采購管理1.采購計劃（1）各部門根據工作需要，提前制定物品與設備采購計劃，明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、預算等信息。（2）采購計劃應經部門負責人審核后報行政管理部門匯總。（3）行政管理部門根據各部門采購計劃，結合公司庫存情況和資金狀況，編制公司年度采購預算和月度采購計劃，并報公司領導審批。2.采購方式（1）集中采購：對于通用性強、需求量大的物品與設備，實行集中采購。由行政管理部門統一組織招標采購，確定供應商和采購價格。（2）分散采購：對于專業性強、個性化需求較高的物品與設備，由使用部門自行采購。使用部門應按照公司采購管理制度的要求，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并報行政管理部門備案。3.采購流程（1）采購申請：使用部門填寫《物品與設備采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、預算、用途等信息，并經部門負責人簽字確認后報行政管理部門。（2）采購審批：行政管理部門對采購申請進行審核，根據采購預算和庫存情況提出審批意見，報公司領導審批。（3）采購實施：經審批同意后，行政管理部門按照采購方式組織采購。對于集中采購項目，應按照招標程序確定供應商和采購價格；對于分散采購項目，使用部門應按照規定選擇供應商，簽訂采購合同。（4）驗收入庫：采購物品到貨后，由行政管理部門組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收合格的物品辦理入庫手續，填寫《物品與設備入庫單》；驗收不合格的物品，由采購部門負責與供應商協商退換貨等事宜。四、驗收管理1.驗收標準（1）采購物品應符合國家相關標準和行業規范，以及公司采購合同的約定。（2）對于有質量要求的物品與設備，應按照質量檢驗標準進行驗收。（3）對于進口物品與設備，應提供原產地證明、質量檢驗報告、報關單等相關資料。2.驗收流程（1）通知驗收：采購物品到貨前，行政管理部門應提前通知使用部門和質量檢驗部門做好驗收準備。（2）初步驗收：使用部門和質量檢驗部門按照驗收標準對采購物品進行初步驗收，檢查物品的數量、規格、型號、外觀等是否符合要求。（3）詳細驗收：對于重要物品與設備，應組織專業技術人員進行詳細驗收，檢查其性能、質量、功能等是否滿足使用要求。（4）驗收記錄：驗收人員應填寫《物品與設備驗收記錄》，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收內容、驗收結果等。驗收合格的，驗收人員簽字確認；驗收不合格的，應注明不合格原因，并提出處理意見。（5）入庫手續：驗收合格的物品，由倉庫管理人員辦理入庫手續，填寫《物品與設備入庫單》，并將入庫單交財務部門進行賬務處理。五、庫存管理1.庫存分類公司物品與設備庫存分為辦公用品庫存、辦公設備庫存、生產設備庫存、運輸設備庫存、電子設備庫存等。2.庫存管理要求（1）倉庫管理人員應按照物品與設備的類別、規格、型號等進行分類存放，做到擺放整齊、標識清晰。（2）建立健全庫存臺賬，詳細記錄物品與設備的出入庫情況，包括入庫時間、入庫數量、領用時間、領用數量、庫存余額等信息。（3）定期對庫存物品與設備進行清查盤點，確保賬實相符。清查盤點工作應至少每年進行一次，特殊情況下可隨時進行。（4）加強庫存物品與設備的保管，做好防潮、防火、防盜、防蟲等工作，確保物品與設備的安全完好。3.庫存盤點（1）盤點準備：行政管理部門制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息，并提前通知各部門做好準備工作。（2）實地盤點：盤點人員按照盤點計劃對庫存物品與設備進行實地盤點，逐一核對物品與設備的名稱、規格、型號、數量等信息。（3）盤點記錄：盤點人員應填寫《物品與設備盤點表》，詳細記錄盤點情況，包括盤點時間、盤點人員、盤點內容、盤點結果等。（4）差異處理：盤點結束后，對盤點結果進行匯總分析，如發現賬實不符，應及時查明原因，并按照規定進行處理。對于盤盈的物品與設備，應及時辦理入庫手續；對于盤虧的物品與設備，應查明原因，屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。六、發放管理1.發放原則（1）按需發放原則：根據工作需要，合理發放物品與設備，確保滿足工作需求。（2）定額發放原則：對于部分辦公用品，實行定額發放制度，控制發放數量。（3）審批發放原則：物品與設備的發放應經部門負責人或相關領導審批后辦理。2.發放流程（1）領用申請：使用部門人員填寫《物品與設備領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字確認后報行政管理部門。（2）審批發放：行政管理部門對領用申請進行審核，根據庫存情況和發放原則提出審批意見，報公司領導審批。經審批同意后，倉庫管理人員按照審批意見發放物品與設備，并填寫《物品與設備發放單》。（3）簽字確認：領用人員在《物品與設備發放單》上簽字確認，領取物品與設備。七、使用管理1.使用部門職責（1）負責本部門物品與設備的日常使用和保管，確保物品與設備的正常運行。（2）制定本部門物品與設備的使用操作規程，組織部門人員進行培訓，確保人員熟悉操作規程，正確使用物品與設備。（3）定期對本部門物品與設備進行檢查和維護，及時發現和解決問題，確保物品與設備的安全完好。（4）按照規定及時辦理物品與設備的報修、報廢等手續。2.使用人員職責（1）嚴格按照物品與設備的使用操作規程使用物品與設備，不得擅自更改操作規程或違規操作。（2）愛護物品與設備，妥善保管，不得隨意丟棄、損壞或轉借他人。（3）發現物品與設備出現故障或異常情況時，應及時報告部門負責人，并協助維修人員進行維修。（4）工作結束后，應及時清理和歸還所使用的物品與設備，并做好使用記錄。八、維護管理1.維護計劃（1）行政管理部門應根據物品與設備的使用情況和維護要求，制定年度維護計劃，明確維護內容、維護時間、維護人員等信息。（2）對于重要設備，應制定專項維護計劃，確保設備的正常運行。2.維護實施（1）日常維護：使用部門負責物品與設備的日常維護工作，按照操作規程進行定期檢查、清潔、保養等工作，及時發現和解決一般性問題。（2）定期維護：行政管理部門按照維護計劃組織專業技術人員對物品與設備進行定期維護，包括設備的調試、校準、維修等工作，確保設備的性能和精度。（3）故障維修：物品與設備出現故障時，使用部門應及時報告行政管理部門，由行政管理部門組織維修人員進行維修。對于重大故障或技術難題，應組織相關專家進行會診，制定維修方案，確保設備盡快恢復正常運行。3.維護記錄維修人員應填寫《物品與設備維護記錄》，詳細記錄維護時間、維護內容、維修情況、更換零部件等信息。維護記錄應妥善保存，作為設備檔案的重要組成部分。九、報廢管理1.報廢條件（1）已超過規定使用年限，且無法正常使用或維修的物品與設備。（2）因技術進步、產品更新換代等原因，已被淘汰的物品與設備。（3）因自然災害、意外事故等原因，導致損壞無法修復的物品與設備。（4）其他符合報廢條件的物品與設備。2.報廢申請使用部門填寫《物品與設備報廢申請表》，詳細注明報廢物品與設備的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字確認后報行政管理部門。3.報廢鑒定行政管理部門組織相關技術人員對報廢申請進行鑒定，核實報廢物品與設備的情況，確認是否符合報廢條件。4.報廢審批經鑒定符合報廢條件的，行政管理部門填寫《物品與設備報廢審批表》，報公司領導審批。5.報廢處置經審批同意報廢的物品與設備，由行政管理部門負責組織處置。處置方式包括報廢變賣、報廢捐贈、報廢回收等。處置收入應及時上繳公司財務部門，進行統一核算。十、盤點與清查1.盤點清查周期公司定期對物品與設備進行盤點清查，每年至少進行一次全面盤點清查，特殊情況下可隨時進行。2.盤點清查內容（1）核對物品與設備的賬實情況，確保賬實相符。（2）檢查物品與設備的使用狀況、維護情況、保管情況等，發現問題及時處理。（3）清理閑置、報廢的物品與設備，及時辦理相關手續。3.盤點清查報告盤點清查結束后，行政管理部門應編制盤點清查報告，詳細說明盤點清查情況，包括盤點清查時間、范圍、結果、存在問題及處理建議等。盤點清查報告經公司領導審批后存檔。十一、監督與檢查1.監督檢查部門公司行政管理部門負責對物品與設備的管理情況進行監督檢查，定期或不定期對各部門物品與設備的采購、驗收、庫存、使用、維護、報廢等環節進行檢查。2.監督檢查內容（1）物品與設備管理制度的執行情況。（2）采購計劃的執行情況，包括采購流程是否規范、采購價格是否合理等。（3）驗收工作的質量，包括驗收標準是否執行、驗收記錄是否完整等。（4）庫存管理情況，包括庫存臺賬是否準確、庫存盤點是否及時等。（5）物品與設備的使用情況，包括使用人員是否按操作規程使用、是否存在浪費現象等。（6）維護管理工作的落實情況，包括維護計劃是否執行、維護記錄是否齊全等。（7）報廢管理工作的合規性，包括報廢申請、鑒定、審批、處置等環節是否符