研發部樣品管理制度一、總則1.目的為規范研發部樣品管理流程，確保樣品的有效管理、合理使用及信息安全，提高研發效率，保障公司產品研發工作的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司研發部在產品研發過程中涉及的樣品管理，包括樣品的申請、領取、使用、存儲、歸還及報廢等環節。3.職責分工研發部負責樣品的需求評估、申請提交及使用過程中的技術指導和質量把控。對樣品的使用情況進行記錄和跟蹤，確保樣品使用符合研發計劃和要求。定期清理庫存樣品，提出樣品報廢申請。采購部門根據研發部提交的樣品需求，負責樣品的采購工作，確保按時、按質、按量獲取所需樣品。建立樣品采購臺賬，記錄采購樣品的相關信息，包括供應商、采購日期、價格等。倉庫管理部門負責樣品的接收、存儲和發放工作，確保樣品存儲環境適宜，數量準確。對樣品的出入庫情況進行詳細記錄，定期盤點庫存樣品。質量管理部門參與樣品的驗收工作，對樣品質量進行檢驗和評估，確保樣品符合相關標準和要求。對樣品在研發過程中的質量問題進行跟蹤和處理，提供質量反饋和改進建議。二、樣品申請1.申請流程研發項目負責人根據項目需求，填寫《樣品申請表》，詳細說明樣品名稱、規格型號、數量、用途、預計使用時間等信息。將《樣品申請表》提交至研發部經理審核，審核內容包括申請的必要性、樣品規格是否符合項目要求等。研發部經理審核通過后，將申請表轉至采購部門。采購部門根據申請表內容進行樣品采購。2.特殊情況申請若因項目緊急或其他特殊原因，無法按照正常流程提前申請樣品，研發項目負責人應及時向研發部經理說明情況，經同意后可先口頭通知采購部門進行采購，后續在[X]個工作日內補齊《樣品申請表》。三、樣品領取1.領取方式采購部門采購到樣品后，通知倉庫管理部門辦理入庫手續。倉庫管理部門在收到采購部門通知后，核對樣品信息無誤后辦理入庫，并在系統中記錄入庫時間、批次等信息。研發項目負責人或其指定的樣品領取人憑有效證件到倉庫管理部門領取樣品。倉庫管理人員根據《樣品申請表》核對領取人身份及樣品信息，無誤后發放樣品，并要求領取人在《樣品領取登記表》上簽字確認。2.領取數量原則上按照《樣品申請表》中申請的數量發放樣品，但因特殊情況需要調整領取數量的，領取人應向倉庫管理人員說明原因，并經研發部經理批準后方可領取。四、樣品使用1.使用規范研發人員應按照研發計劃和操作規程使用樣品，確保樣品使用的合理性和安全性。在使用過程中，如發現樣品存在質量問題或其他異常情況，應及時停止使用，并向研發部經理報告。樣品使用過程中，研發人員應做好相關記錄，包括樣品使用時間、使用人、使用步驟、使用結果等信息。記錄應真實、準確、完整，以便后續追溯和查詢。嚴禁將樣品用于非研發目的，如私自挪用、轉借、出售等。如有違反，將視情節輕重給予相應處罰。2.使用監督研發部經理應定期對樣品使用情況進行檢查和監督，確保研發人員按照規定使用樣品。對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。五、樣品存儲1.存儲環境要求倉庫管理部門應根據樣品的特性，提供適宜的存儲環境，確保樣品質量不受影響。對于有特殊存儲要求的樣品，如溫度、濕度、光照等條件限制，應嚴格按照要求進行存儲。倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，避免樣品受到污染、損壞或變質。同時，應設置明顯的標識牌，標明樣品名稱、規格型號、批次、存儲條件等信息。2.庫存管理倉庫管理人員應定期對庫存樣品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]個月，盤點結果應形成書面報告，報研發部經理和財務部門備案。對于超過規定存儲期限或已無使用價值的樣品，倉庫管理人員應及時清理，并填寫《樣品報廢申請表》，按照規定流程進行報廢處理。在庫存樣品存儲期間，如發現樣品丟失、損壞等情況，倉庫管理人員應及時查明原因，并向研發部經理報告。同時，應采取相應的措施進行處理，如補充樣品、追究相關人員責任等。六、樣品歸還1.歸還流程研發項目結束后，研發人員應及時將剩余樣品歸還至倉庫管理部門。倉庫管理人員核對樣品信息無誤后，辦理歸還手續，并在《樣品領取登記表》上注明歸還時間。2.剩余樣品處理對于歸還的剩余樣品，倉庫管理部門應進行分類存放，并定期清理。對于仍有使用價值的樣品，應重新納入庫存管理；對于已無使用價值的樣品，按照樣品報廢流程進行處理。七、樣品報廢1.報廢條件樣品已超過規定的存儲期限，且無繼續使用價值。樣品在研發過程中因質量問題或其他原因無法達到預期效果，且無法通過改進措施修復。樣品因不可抗力因素（如自然災害、意外事故等）導致損壞或變質，無法正常使用。2.報廢申請研發項目負責人或倉庫管理人員發現樣品符合報廢條件時，應填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明樣品名稱、規格型號、數量、報廢原因等信息，并附上相關證明材料（如檢驗報告、損壞照片等）。3.報廢審批《樣品報廢申請表》提交至研發部經理審核，審核通過后報財務部門審批。財務部門根據公司相關規定，對報廢樣品的資產處置進行審批。經財務部門審批同意后，《樣品報廢申請表》轉回研發部，由研發部安排報廢處理事宜。4.報廢處理對于批準報廢的樣品，倉庫管理部門應按照公司規定的資產處置方式進行處理，如變賣、銷毀等。在處理過程中，應做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理人員等信息。涉及環保要求的報廢樣品，應按照國家相關法律法規進行處理，確保不對環境造成污染。八、樣品信息管理1.信息記錄在樣品管理的各個環節，應及時記錄相關信息，包括樣品申請表、領取登記表、使用記錄、庫存盤點記錄、報廢申請表等。記錄應妥善保存，以便隨時查詢和追溯。建立樣品管理檔案，將與樣品相關的所有資料進行歸檔，包括樣品的技術資料、檢驗報告、使用記錄等。檔案應按照類別和時間順序進行整理，便于查閱和管理。2.信息共享研發部、采購部門、倉庫管理部門、質量管理部門等相關部門應建立信息共享機制，確保樣品管理信息的及時傳遞和準確共享。各部門應指定專人負責樣品信息的維護和更新，保證信息的一致性和完整性。對于涉及公司機密的樣品信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制信息的訪問權限，防止信息泄露。九、監督與考核1.監督檢查公司設立樣品管理監督小組，由研發部經理、采購部門負責人、倉庫管理部門負責人、質量管理部門負責人等組成。監督小組定期對樣品管理工作進行檢查和監督，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。內部審計部門不定期對樣品管理情況進行審計，檢查樣品管理流程的執行情況、相關制度的遵守情況以及樣品資產的管理情況等。對于審計發現的問題，下達審計整改通知書，要求責任部門限期整改。2.考核機制將樣品管理工作納入研發部、采購部門、倉庫管理部門、質量管理部門等相關部門的績效考核體系，對在樣品管理工作中表現優秀的部門和個人給予獎勵，對違反本制度規定的部門和個人進行處罰。考核指標包括樣品申請的及時性和準確性、樣品領取和歸還的規范性、樣品使用的