社區檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強社區檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區內各類檔案的管理，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：社區檔案室對各類檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確，如實反映社區工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置社區設立檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化、標準化。3.負責檔案的查閱、借閱和利用服務工作，嚴格執行檔案查閱、借閱制度。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。6.完成領導交辦的其他有關檔案管理的工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區黨組織、居委會、社區工作站等形成的各類文件材料。2.社區各項工作中產生的重要文件、會議記錄、工作計劃、總結、統計報表等。3.社區人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎懲等材料。4.社區財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。5.社區業務檔案，如社區服務、環境衛生、治安保衛等工作中形成的檔案材料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和個人應及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料移交檔案室。2.移交的文件材料應齊全、完整、準確，符合檔案整理要求。3.對重要文件和緊急文件，應優先收集歸檔。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內容等進行分類。2.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內目錄和備考表。3.將整理好的文件材料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔。2.人事檔案應在人員變動后及時歸檔。3.財務檔案應按照會計檔案管理規定的時間歸檔。4.業務檔案應在業務工作結束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行初步整理和分類。2.填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.將整理好的檔案移交檔案室，進行正式歸檔。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：社區黨組織的重要文件、社區居委會的換屆選舉材料、社區重大活動的文件材料等。3.長期保管的檔案主要包括：社區各項工作的年度計劃、總結、統計報表等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性文件材料，保管期限為1年至5年。（四）保管要求1.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。5.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案室。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本社區工作人員因工作需要可查閱相關檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內容、目的等。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，交檔案室負責人審批。3.檔案管理人員根據審批意見，提供相應的檔案供查閱人查閱。4.查閱人應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。5.查閱人查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，須經社區領導批準。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、內容、目的、借閱期限等。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，交檔案室負責人審批。3.社區領導批準后，檔案管理人員與借閱人簽訂檔案借閱協議，明確雙方的權利和義務。4.借閱人憑檔案借閱協議到檔案室領取檔案，并在規定的期限內歸還。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。6.借閱期限屆滿，借閱人應及時歸還檔案。如需延期借閱，應辦理續借手續。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區別對待、保持歷史聯系的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否真實、準確、完整。2.檔案是否已失去保存價值。3.檔案的保管期限是否符合規定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷其保存價值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經社區領導批準后，編制檔案銷毀清冊。3.檔案銷毀清冊應包括檔案名稱、年度、保管期限、數量等信息。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。5.監銷人在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀情況報告社區領導。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立社區檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數據庫。2.系統功能開發：開發檔案管理信息系統，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等功能。3.安全保障體系建設：建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作技能，確保系統的正常運行。2.定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。3.嚴格遵守檔案信息安全管理規定，加強對檔案信息的保密工作。4.不斷完善檔案管理信息系統的功能，提高檔案管理的效率和水平。八、監督與考核（一）監督檢查1.社區定期對檔案室的檔案管理工作進行監督檢查，發現問題及時整改。2.檔案管理人員應自覺接受監督檢查，積極配合做好檔案管理工作。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對檔案管